Mitarbeiter, Arbeitszeit, Urlaub und Verträge

Nutzen Sie den Personalbereich, um aus Personen echte Mitarbeiterprofile zu machen und die Voraussetzungen für Zeiterfassung, Urlaub, Abwesenheiten und Arbeitsverträge sauber einzurichten.

Diese Seite richtet sich an Administratoren und HR-Verantwortliche, die Mitarbeiter, Arbeitszeit, Urlaub, Abwesenheiten, Arbeitsverträge und Team- Freigaben belastbar in Workspace einrichten möchten. Nach dem Lesen können Sie prüfen, ob Person, Benutzerkonto, Staff-Rolle, Mitarbeiterprofil, Beschäftigungsbezug und Vertrag zusammenpassen.

Workspace trennt dabei Stammdaten, Rollen, Beschäftigungsbezug, Vertrag und transaktionale HR-Daten:

• Eine Person speichert Identität, Kontaktdaten, Sichtbarkeit und flexible Attribute.
• Die Rolle staff markiert die Person fachlich als Mitarbeiter.
• Das Mitarbeiterprofil ist der funktionale Anker für HR-Logik.
• Ein Beschäftigungsbezug verbindet die Person mit Arbeitgeber, Standort, Abteilung und Personalnummer.
• Ein Arbeitsvertrag steuert vertragliche Werte wie Gültigkeit und Wochenstunden.
• Zeiterfassung, Urlaub und Abwesenheiten schreiben nachvollziehbare Journale und Konten.

Begriffe einordnen

Person: Eine Person ist der zentrale Datensatz für Menschen im Arbeitsbereich. Eine Person kann intern oder extern sein, einen Benutzerzugang haben oder nur als fachlicher Kontakt existieren.

Mitarbeiter: Ein Mitarbeiter ist eine Person mit interner Workforce-Semantik, Staff-Rolle und Mitarbeiterprofil. Erst diese Kombination schaltet HR-Fachlogik belastbar frei.

Benutzerkonto: Ein Benutzerkonto erlaubt Anmeldung und Self-Service. Es macht eine Person nicht automatisch zum Mitarbeiter.

Beschäftigungsbezug: Der Beschäftigungsbezug ordnet eine Person einem Unternehmen, einer Personalnummer, einer Abteilung, einer Position und optional einem Arbeitsstandort zu.

Arbeitsvertrag: Der Arbeitsvertrag ist ein workflow-gebundener Vertrag vom Typ contract.employment.v1. Er liefert vertragliche Werte für HR-Prozesse, zum Beispiel Gültigkeit und Wochenstunden.

Mitarbeiterprofil: Das Mitarbeiterprofil ist der technische und fachliche HR-Anker für Urlaubskonten, Urlaubssaldo, HR-Readiness und weitere Staff-Funktionen.

Profil-ID im Mitarbeiterdatensatz: Das Feld Profil oder profileId in der Mitarbeiterliste beschreibt die Konto- oder IAM-Verknüpfung der Person. Es ist nicht der Staff-Profile-Anker für Urlaub und HR-Logik. Prüfen Sie den HR-Anker über Staff-Funktionen, Urlaubskonten oder Readiness, nicht über dieses Konto-Feld.

Leeres System vorbereiten

Bereiten Sie ein neues System vor, bevor Sie den ersten Mitarbeiter anlegen. In einer leeren Datenbank fehlen sonst globale Kataloge, Tenant-Module, Währungen, Vertragstypen und Workflows.

1. Öffnen Sie System > Setup.
2. Starten Sie den geführten System-Setup-Workflow.
3. Lassen Sie mindestens Workflow Library, Localization Catalogs, System Tenant Templates und System Automation Jobs ausgewählt.
4. Führen Sie zuerst den Check aus.
5. Wenden Sie danach dieselbe Auswahl an.
6. Öffnen Sie System > Mandanten.
7. Öffnen Sie den aktuellen Mandanten.
8. Öffnen Sie den Tenant Setup Center.
9. Nutzen Sie für eine neue Test- oder Produktivvorbereitung das passende Rezept. Für eine vollständige Testumgebung wählen Sie das vollständige Entwicklungs-/Testrezept; für produktive Mandanten wählen Sie die fachlich benötigten Module.
10. Prüfen Sie nach dem Apply, dass die Module localization, iam, workflows, contracts, crm und staff bereit sind.
11. Öffnen Sie Personal > Mitarbeiter.
12. Prüfen Sie den Readiness-Hinweis. Die Mitarbeiteranlage ist erst vollständig vorbereitet, wenn Zugriffsgruppen, Employment-Vertragstyp, Employment-Workflow und Mandanten-Basiswährung bereit sind.

Wenn die Basiswährung fehlt und keine globale Währung auswählbar ist, führen Sie zuerst System > Setup aus. Die Mandantenwährung kann ohne globalen Währungskatalog nicht sinnvoll angelegt werden.

Mitarbeiter anlegen

Legen Sie einen Mitarbeiter nicht nur als freie Person an. Richten Sie die gesamte HR-Kette ein.

1. Öffnen Sie Personal > Mitarbeiter.
2. Legen Sie die Person an oder wählen Sie eine bestehende Person aus.
3. Setzen Sie die Person als interne Workforce-Person, wenn sie im eigenen Betrieb mitarbeitet.
4. Weisen Sie die Rolle staff zu.
5. Prüfen Sie, ob Workspace ein Mitarbeiterprofil angelegt hat.
6. Pflegen Sie Personalnummer, Position, Abteilung und Beschäftigungsbezug.
7. Hinterlegen Sie den Arbeitsstandort, wenn Feiertage, Urlaub oder Vertragsaktivierung davon abhängen.
8. Prüfen Sie den automatisch angelegten Arbeitsvertragsentwurf.
9. Aktivieren oder unterschreiben Sie den Vertrag über den vorgesehenen Workflow.
10. Prüfen Sie danach Profil-Self-Service, Zeiterfassung, Urlaubssaldo und Readiness.

Wenn in Personal > Mitarbeiter ein Readiness-Hinweis erscheint, richten Sie zuerst die genannten Grundlagen ein. Für die Mitarbeiteranlage müssen insbesondere eine Zugriffsgruppe, der Vertragstyp contract.employment.v1, der Arbeitsvertragsworkflow und eine Mandanten-Basiswährung vorhanden sein. Fehlt eine dieser Grundlagen, legt Workspace keinen unvollständigen Mitarbeiter mit halber HR-Kette an.

Nach erfolgreicher Anlage erzeugt Workspace die Workforce-Person mit Rolle staff, das Staff-Profil, ein Urlaubskonto für das aktuelle Jahr und einen Arbeitsvertragsentwurf. Der initiale Urlaubsanspruch kann 0 sein, wenn noch kein vertraglicher Anspruch oder keine HR-Korrektur gepflegt ist. Pflegen Sie diesen Anspruch danach strukturiert im Vertrag und im Urlaubskonto.

Wenn nur die Person sichtbar ist, aber keine Staff-Funktionen, keine Urlaubskonten oder kein Arbeitsvertragsentwurf existieren, prüfen Sie zuerst Staff-Rolle, Staff-Profil, Vertragstyp, Workflow und Readiness. Erzwingen Sie keine Urlaubskonten oder Zeiteinträge, solange die HR-Kette unvollständig ist.

Für den Profil-Self-Service zählt nicht der ähnlichste Name, die gleiche E-Mail-Adresse oder die „beste“ Mitarbeiterperson. Workspace nutzt die eindeutige Verknüpfung zwischen Benutzerkonto und Person im aktuellen Arbeitsbereich. Diese Verknüpfung muss auf genau eine aktive Person zeigen. Wenn ein Benutzerkonto versehentlich mit mehreren aktiven Personen verbunden ist, gilt das als Datenfehler und nicht als Auswahlfrage.

Prüfen Sie in Personal > Mitarbeiter im Tab Zugriff, ob das Benutzerkonto mit der richtigen internen Person verbunden ist. Korrigieren Sie falsche Verknüpfungen dort oder über Ihren Administrationsprozess. Legen Sie keine zweite aktive Person mit demselben Benutzerkonto an, um fehlende HR-Daten zu umgehen.

Was macht eine Person zum Mitarbeiter?

Eine Person wird nicht durch einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder einen Login zum Mitarbeiter. Für HR-Funktionen zählt die fachliche Staff-Kette.

Prüfen Sie diese Punkte gemeinsam:

• Die Person gehört zum aktuellen Arbeitsbereich.
• PersonKind steht fachlich auf Workforce.
• Die Rolle staff ist zugewiesen.
• Ein Mitarbeiterprofil existiert.
• Ein Beschäftigungsbezug existiert, wenn Standort, Abteilung, Personalnummer oder Arbeitgeber relevant sind.
• Ein Arbeitsvertrag vom Typ contract.employment.v1 existiert.
• Der Vertrag ist unterschrieben oder aktiv, wenn Zeiterfassung oder Urlaub ihn benötigen.
• Für Urlaub existiert ein Urlaubskonto oder die HR-Readiness zeigt, warum es fehlt.

Ein Benutzerzugang ist für Self-Service nötig, aber nicht die Quelle der HR-Wahrheit. Ohne Benutzerzugang kann HR Mitarbeiterdaten verwalten; die Person kann dann aber eigene Profilfunktionen nicht selbst nutzen.

Profil-Self-Service eindeutig zuordnen

Das Profil zeigt persönliche Self-Service-Daten für das angemeldete Benutzerkonto im aktuellen Arbeitsbereich. Für HR-Funktionen muss dieses Konto eindeutig zur richtigen Person gehören.

Merken Sie sich diese Regel:

• Ein Benutzerkonto kann sich anmelden.
• Eine Person trägt Stammdaten und HR-Zuordnung.
• Das Mitarbeiterprofil schaltet Staff-Funktionen frei.
• Arbeitsvertrag, Urlaubskonto und Standort liefern fachliche Voraussetzungen.
• Die Profilseite verbindet diese Bausteine nur, wenn die Konto-Person-Zuordnung eindeutig ist.

Wenn Arbeitszeit oder Urlaub im Profil fehlen, prüfen Sie die Kette von vorne nach hinten:

1. Benutzerkonto gehört zum richtigen Arbeitsbereich.
2. Benutzerkonto ist mit genau einer aktiven Person verbunden.
3. Diese Person ist die interne Workforce-Person.
4. Die Person hat die Rolle staff.
5. Das Mitarbeiterprofil existiert.
6. Ein aktiver oder unterschriebener Arbeitsvertrag existiert.
7. Für Urlaub existiert ein Jahreskonto.
8. Für Feiertage und bestimmte Kalenderprüfungen ist ein Arbeitsstandort mit Feiertagsregion gepflegt.
9. Für eigene Zeitbuchungen besitzt die Rolle die Self-Service-Scopes staff_time_ledger:create, staff_time_ledger:list und staff_time_ledger:read.

Vermeiden Sie Umwege wie doppelte Personen, freie Notizen, manuelle Salden oder zusätzliche Kontakte mit gleicher E-Mail-Adresse. Solche Umwege machen HR-Auswertungen unklar und verhindern, dass Führungskräfte, HR und Mitarbeiter dieselben Daten sehen.

Beschäftigungsbezug pflegen

Nutzen Sie den Beschäftigungsbezug für organisatorische Zuordnung, nicht für Vertragslogik.

Pflegen Sie dort:

• Arbeitgeber oder verbundenes Unternehmen
• Personalnummer
• Position
• Abteilung
• Eintrittsdatum und Austrittsdatum
• Arbeitsstandort
• Tags für operative Filter

Der Arbeitsstandort ist besonders wichtig, wenn Feiertage oder Standortregeln genutzt werden. Der Standort braucht eine passende Feiertagsregion, damit Feiertage und bestimmte Urlaubs- oder Vertragsprüfungen korrekt arbeiten.

Verwenden Sie das freie Details-Feld nicht als Ersatz für strukturierte HR-Verträge oder Urlaubskonten. Es ist kein öffentlich erklärter Fachvertrag für Zeiterfassung, Urlaub oder Payroll.

Arbeitsvertrag anlegen

Öffnen Sie den Vertragsbereich und prüfen Sie den Vertrag vom Typ contract.employment.v1 für die Person. Neue Mitarbeiter aus Personal > Mitarbeiter erhalten bei erfüllter Einrichtung einen Vertragsentwurf automatisch.

Prüfen Sie vor dem Aktivieren:

• Der Vertrag verweist auf die richtige Person.
• Der Vertrag nutzt den Employment-Contract-Typ.
• Der Workflow ist der Arbeitsvertragsworkflow.
• valid_from ist gepflegt.
• valid_until ist gepflegt, wenn der Vertrag befristet ist.
• weekly_hours enthält die vertraglichen Wochenstunden.
• vacation_days enthält den vertraglichen Jahresurlaubsanspruch, wenn Urlaubskonten daraus initialisiert werden sollen.
• Der zuständige Owner oder die zuständige Gruppe ist gesetzt, wenn Genehmigungen darauf zurückfallen sollen.
• Standort und Feiertagsregion passen, wenn der Vertrag Feiertage materialisiert.

Aktivieren Sie Arbeitsverträge über die vorgesehenen Workflow-Aktionen. Ändern Sie den Status nicht als freies Feld. Workspace schützt Workflow-, System- und sensible Vertragsfelder, damit HR- und Payroll-Sichten nachvollziehbar bleiben.

Vertragsvarianten einstellen

Legen Sie jede Vertragsvariante als klaren Arbeitsvertrag mit fachlichen Attributen an. Nutzen Sie keine freien Notizen als Ersatz für Wochenstunden, Gültigkeit oder Urlaubsanspruch.

Prüfen Sie nach jeder Variante:

1. Der Vertrag gehört zur richtigen Person.
2. Der Vertrag nutzt contract.employment.v1.
3. Der Workflow steht nicht mehr im Entwurf, wenn Zeiterfassung oder Urlaub damit arbeiten sollen.
4. weekly_hours passt zur Variante.
5. vacation_days oder die HR-Korrektur passt zum erwarteten Jahresanspruch.
6. Personal > Urlaub oder die HR-Urlaubsansicht zeigt den erwarteten Saldo.
7. Profil oder Team-Zeiterfassung zeigt das erwartete Soll.

Vertragsänderungen durchführen

Ändern Sie laufende Vertragswerte nachvollziehbar. Überschreiben Sie keine historischen Zeit- oder Urlaubsbuchungen.

Mehr Urlaub:

1. Öffnen Sie den aktiven Arbeitsvertrag.
2. Pflegen Sie den neuen vertraglichen Anspruch als Vertragsattribut, wenn der Anspruch dauerhaft aus dem Vertrag kommen soll.
3. Aktivieren oder bestätigen Sie die Änderung über den vorgesehenen Workflow.
4. Öffnen Sie Personal > Urlaubsansprüche.
5. Buchen Sie die Differenz als Bonus oder Korrektur im Urlaubskonto, wenn das laufende Jahreskonto bereits existiert.
6. Prüfen Sie Anspruch inkl. Übertrag, Reserviert, Verbraucht und Aktuell nutzbar.

Teilzeit zu Vollzeit:

1. Öffnen Sie den Arbeitsvertrag.
2. Setzen Sie weekly_hours ab dem Änderungsdatum auf den Vollzeitwert.
3. Passen Sie vacation_days an, wenn sich der Jahresanspruch fachlich ändert.
4. Bestätigen Sie die Änderung über den Workflow.
5. Buchen Sie nötige Urlaubsanpassungen im Urlaubskonto als Bonus oder Korrektur.
6. Öffnen Sie Profil oder Team-Zeiterfassung für einen Zeitraum nach dem Änderungsdatum.
7. Prüfen Sie, dass das Soll den Vollzeitwert nutzt und bestehende Zeitbuchungen unverändert bleiben.

Vollzeit zu Teilzeit:

1. Öffnen Sie den Arbeitsvertrag.
2. Setzen Sie weekly_hours ab dem Änderungsdatum auf den Teilzeitwert.
3. Passen Sie vacation_days fachlich an.
4. Bestätigen Sie die Änderung über den Workflow.
5. Prüfen Sie, ob das laufende Urlaubskonto eine Korrektur braucht.
6. Öffnen Sie Profil oder Team-Zeiterfassung für einen Zeitraum nach dem Änderungsdatum.
7. Prüfen Sie, dass das Soll den Teilzeitwert nutzt und genehmigte Abwesenheiten mit dem neuen Soll zusammenpassen.

Wenn die Übersicht weiter alte Sollwerte zeigt, prüfen Sie zuerst Vertragsstatus, Gültigkeitsdatum, Zeitraumfilter und ob ein anderer aktiver Vertrag denselben Zeitraum überdeckt.

Mitarbeiter kündigen oder austreten lassen

Beenden Sie ein Arbeitsverhältnis über Beschäftigungsbezug und Vertragshistorie.

1. Öffnen Sie den Mitarbeiterdatensatz.
2. Pflegen Sie im Beschäftigungsbezug das Austrittsdatum.
3. Öffnen Sie den Arbeitsvertrag.
4. Setzen Sie das Vertragsende oder führen Sie die Kündigungsaktion im Vertragsworkflow aus, wenn die Oberfläche sie anbietet.
5. Hinterlegen Sie den Kündigungsgrund dort, wo der Vertrags- oder HR-Prozess ihn vorsieht.
6. Prüfen Sie offene Urlaubsanträge, Urlaubssaldo, offene Zeitkorrekturen und Teamzuordnung.
7. Entfernen oder begrenzen Sie Benutzerzugang und Berechtigungen über IAM, wenn die Person keinen Self-Service mehr nutzen soll.
8. Prüfen Sie nach dem Austrittsdatum Team-Zeiterfassung, Profilzugriff und Payroll-Readiness.

Löschen Sie die Person nicht, um eine Kündigung abzubilden. Die Historie aus Vertrag, Urlaub, Zeit und Genehmigungen muss nachvollziehbar bleiben.

Zeiterfassung einrichten

Zeiterfassung funktioniert über ein Buchungsjournal. Workspace überschreibt bestehende Zeitereignisse nicht still.

Für Zeiterfassung braucht die Person typischerweise:

• Staff-Rolle
• Mitarbeiterprofil
• aktiven oder unterschriebenen Arbeitsvertrag
• vertragliche Wochenstunden oder einen Tenant-Default für Zielstunden
• Benutzerzugang, wenn die Person selbst im Profil buchen soll
• Berechtigungen für Self-Service oder Team-Sichten

Live-Buchungen verwenden die Serverzeit. Benutzer starten und beenden Arbeitszeit im Profil. Pausen laufen über eigene Start- und Endereignisse. Fehlende historische Zeiten oder Pausen erfassen Benutzer oder berechtigte Rollen über Korrekturbuchungen.

Korrigieren Sie Zeit nicht durch Löschen oder Überschreiben alter Einträge. Nutzen Sie Korrekturen, damit die Historie nachvollziehbar bleibt.

Team konfigurieren

Für Zeiterfassung und Urlaub nutzt Workspace direkte Reporting-Beziehungen und Berechtigungen. Die Teamliste unter Personal > Teams dokumentiert Struktur und Mitglieder, schaltet aber keine Team-Zeiterfassung und keine Genehmigungen frei.

Richten Sie ein Team für Zeiterfassung oder Urlaub so ein:

1. Legen Sie alle Teammitglieder als Mitarbeiter an.
2. Legen Sie die Führungskraft ebenfalls als Mitarbeiter an, wenn sie eigene Arbeitszeit oder Abwesenheiten nutzt.
3. Öffnen Sie den Mitarbeiterdatensatz jedes Teammitglieds.
4. Pflegen Sie im Tab Reporting die Relation reports_to zur Führungskraft.
5. Wiederholen Sie den Schritt für alle direkten Reports.
6. Weisen Sie der Führungskraft eine Rolle mit staff_time_team:read zu.
7. Ergänzen Sie staff_time_team:write, wenn die Führungskraft Urlaub oder Abwesenheiten genehmigen darf.
8. Prüfen Sie Personal > Team-Zeiterfassung mit der Führungskraft.

Nutzen Sie den IAM-Preset Staff: Team Lead, wenn Sie eine schmale Teamleitungsrolle brauchen. Dieser Preset gibt Teamlesen und Entscheidungen frei, aber keine HR-Korrekturen, keine Evidence-Pflege und keine Payroll-Sichten.

Wenn die Führungskraft zusätzlich eigene Arbeitszeit im Profil buchen soll, braucht sie außerdem eine operative Staff-Rolle mit staff_time_ledger:create, staff_time_ledger:list und staff_time_ledger:read.

Pflegen Sie Personal > Teams zusätzlich, wenn Sie eine zentrale Teamliste mit Parent-Teams, Tags, Beschreibungen und Mitgliederrollen brauchen. Ein Eintrag im Tab Mitglieder macht die Person nicht automatisch zur Führungskraft für reports_to und vergibt keine Teamlead-Berechtigungen.

Die Entscheidungshilfe und Pflegeanleitung für diese Teamliste steht in Teams im Personalbereich.

Sollstunden verstehen

Die Zielstunden kommen aus dieser Reihenfolge:

1. weekly_hours im aktiven Arbeitsvertrag
2. Tenant-Default für Wochenstunden
3. System-Fallback

Wenn Workspace einen Default nutzt, sehen Benutzer im Profil einen Hinweis. Pflegen Sie die Wochenstunden im Arbeitsvertrag, wenn die Zielwerte für Teilzeit, Vollzeit oder individuelle Vereinbarungen korrekt ausgewertet werden sollen.

Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Feiertage senken das Soll nicht still. Genehmigte bezahlte Abwesenheiten werden als Abwesenheits- oder Feiertagsgutschrift in die Ist-/Soll-Logik einbezogen. Unbezahlte oder nicht genehmigte Abwesenheiten erhöhen das Ist nicht.

Feiertage, Soll und Ist verstehen

Feiertage sind keine gestempelte Arbeitszeit. Workspace behandelt einen Feiertag als bezahlte, genehmigte Abwesenheit vom Typ public_holiday, wenn der Feiertag aus der Kalender- und Feiertagslogik für die Person aufgelöst wurde.

Die Logik hat drei Teile:

1. Feiertagsvorlagen liefern den fachlichen Feiertag, zum Beispiel für eine Region.
2. Der Arbeitsstandort der Person liefert die Feiertagsregion.
3. Der Feiertagsabgleich erzeugt für die betroffene Person eine genehmigte Feiertagsabwesenheit.

In Zeitsummen erscheint dieser Feiertag als Zeitgutschrift. Die Person muss an diesem Tag nicht stempeln, bekommt aber den täglichen Zielwert gutgeschrieben. Dadurch wirkt der Feiertag in Wochen- oder Monatswerten wie bezahlte Arbeitszeit, ohne ein echtes Arbeitszeitereignis zu erzeugen.

Auch genehmigter bezahlter Urlaub oder andere bezahlte Abwesenheiten können als Gutschrift in den Ist-Wert eingehen, wenn der aktive Abwesenheitstyp als bezahlt gepflegt ist. Profil und Team-Zeiterfassung zeigen deshalb Gesamt-Ist, gebuchte Arbeitszeit, Feiertagsgutschrift, weitere bezahlte Abwesenheiten und die aufgelöste Feiertagsregion getrennt. Prüfen Sie Arbeitsstandort, Feiertagsregion und Abwesenheitstyp, bevor Sie Zeitbuchungen korrigieren, wenn nur eine Gutschrift oder das Soll unerwartet wirkt.

Beispiel:

• Vertragliche Wochenzeit: 40 Stunden
• Täglicher Zielwert bei einer Fünftagewoche: 8 Stunden
• Ein Feiertag im Zeitraum: 8 Stunden Feiertagsgutschrift
• Ein genehmigter bezahlter Urlaubstag im Zeitraum: 8 Stunden Abwesenheitsgutschrift

Die Team- und HR-Sichten nutzen zusätzlich den Kalenderkontext, um Arbeitstage pro Person zu bestimmen. Wenn Standort oder Feiertagsregion fehlen, kann Workspace Feiertage nicht sicher auflösen und bricht kalenderabhängige Prüfungen geschlossen ab. Pflegen Sie deshalb Arbeitsstandort und Feiertagsregion, bevor Sie Zeiterfassung, Urlaubsanträge oder Teamkalender produktiv nutzen.

Urlaub und Abwesenheiten einrichten

Urlaub nutzt ein Konto-Prinzip. Ein Jahreskonto hält Anspruch, Übertrag, Bonus und Korrekturen. Buchungen im Vacation-Ledger erklären jede Veränderung.

Für Urlaubsanträge braucht die Person:

• Staff-Rolle und Mitarbeiterprofil
• aktiven oder unterschriebenen Arbeitsvertrag
• Urlaubskonto für das Jahr
• aktiven Abwesenheitstyp, zum Beispiel vacation
• bei Self-Service einen Benutzerzugang
• Approval-Routing über reports_to oder eine zuständige Gruppe am Vertrag

Offene Anträge reservieren verfügbaren Urlaub. Genehmigte Anträge verbrauchen Urlaub. Korrekturen, Übertrag und Bonus laufen als eigene Ledger-Buchungen.

Pflegen Sie Urlaubsansprüche nicht als freie Notiz. Nutzen Sie Urlaubskonten und Ledger-Aktionen, damit HR später erklären kann, warum ein Saldo entstanden ist.

Urlaubstage festlegen

Legen Sie Urlaubstage strukturiert fest. Schreiben Sie den Anspruch nicht in freie Notizen, Personendetails oder Kommentare.

Nutzen Sie diese Reihenfolge:

1. Pflegen Sie den vertraglichen Jahresurlaubsanspruch im Arbeitsvertrag, wenn der Anspruch aus dem Vertrag kommen soll.
2. Prüfen Sie im Vertrag valid_from, optional valid_until, weekly_hours und vacation_days.
3. Aktivieren oder unterschreiben Sie den Vertrag über den vorgesehenen Workflow.
4. Öffnen Sie Personal > Urlaubsansprüche.
5. Prüfen Sie, ob für das Kalenderjahr ein Urlaubskonto existiert.
6. Legen Sie das Jahreskonto an oder aktualisieren Sie es über die vorgesehene HR-Aktion, wenn die Oberfläche dies anbietet.
7. Pflegen Sie Übertrag, Bonus oder Korrekturen als eigene Ledger-Buchungen.
8. Prüfen Sie danach den Saldo im Profil der Person oder in der HR-Sicht.

Das Urlaubskonto ist ein Jahres-Snapshot. Wenn sich der Arbeitsvertrag später ändert, überschreibt Workspace bestehende Jahreskonten nicht still. Entscheiden Sie dann fachlich, ob HR eine nachvollziehbare Korrekturbuchung, einen Bonus oder eine neue Jahresberechnung braucht.

Typische Werte:

Prüfen Sie nach jeder Änderung, ob Aktuell nutzbar, Reserviert, Verbraucht und Anspruch inkl. Übertrag fachlich zusammenpassen.

Führung und Genehmigungen einrichten

Richten Sie die fachliche Führung nicht über freie Beziehungen ein. Öffnen Sie den Mitarbeiterdatensatz des Reports und pflegen Sie im Tab Reporting die Relation reports_to zur zuständigen Führungskraft. Markieren Sie genau eine aktuell gültige Relation als primär, wenn mehrere historische oder sekundäre Relationen gepflegt sind.

Für die Genehmigung gilt diese Reihenfolge:

1. Die aktive primäre reports_to-Relation am Mitarbeiter bestimmt die direkte Führungskraft.
2. Wenn keine direkte Führungskraft auflösbar ist, kann die zuständige Gruppe am Arbeitsvertrag als Fallback dienen.
3. Mehrdeutige aktive Primärführung blockiert die Genehmigung, bis die Reporting-Daten bereinigt sind.
4. Selbstfreigabe bleibt blockiert.

Nutzen Sie Zeitfenster an Reporting-Relationen für geplante Wechsel. Vergangene oder zukünftige Relationen bleiben dokumentiert, steuern aber aktuelle Teamansichten und Genehmigungen nur im passenden Zeitraum. Verwenden Sie Abteilung, Position, Standort oder Beschäftigungsbezug nicht als Ersatz für reports_to; diese Felder beschreiben Organisation und Beschäftigung, aber keine Genehmigungszuständigkeit.

Die Teamleitung braucht getrennte Berechtigungen:

Vergeben Sie staff_time_team:write nur an Rollen mit echter Genehmigungsverantwortung. Eine fachliche Teamleitung muss nicht automatisch HR-Korrekturen oder payroll-nahe Details sehen.

Der IAM-Preset Staff: Team Lead bildet diese schmale Teamleitungsrolle ab. Er gibt Teamleitungen Lese- und Entscheidungsrechte für direkte Reports, aber keine HR-Urlaubskonto-, Evidence- oder Payroll-Rechte.

Eine Teamleitung braucht für eigene Zeitbuchungen zusätzlich die normalen Mitarbeiter-Self-Service-Rechte. Trennen Sie deshalb „ich buche meine eigene Arbeitszeit“ von „ich genehmige Anträge meiner direkten Reports“. Beide Aufgaben können dieselbe Person betreffen, bleiben aber unterschiedliche Berechtigungen.

Urlaubsprozess end-to-end prüfen

Prüfen Sie die Einrichtung mit einem echten Ablauf, bevor Sie den Prozess breit ausrollen.

1. Melden Sie sich als Mitarbeiter an oder nutzen Sie eine freigegebene Stellvertretung.
2. Öffnen Sie Profil > Urlaub.
3. Prüfen Sie den Saldo und stellen Sie einen Antrag für einen kurzen Zeitraum.
4. Melden Sie sich als zuständige Führungskraft an oder nutzen Sie eine freigegebene Stellvertretung.
5. Öffnen Sie Personal > Team-Zeiterfassung.
6. Prüfen Sie, ob der Antrag unter Offene Anträge erscheint.
7. Genehmigen oder lehnen Sie den Antrag.
8. Prüfen Sie den Teamkalender für den Zeitraum.
9. Prüfen Sie den Urlaubssaldo der Person.

Wenn der Antrag nicht erscheint, prüfen Sie zuerst die aktive primäre reports_to-Relation, die Teamlead-Scopes und den Zeitraumfilter der Team-Zeiterfassung. Wenn der Antrag gar nicht gestellt werden kann, prüfen Sie Mitarbeiterprofil, Arbeitsvertrag, Urlaubskonto, Abwesenheitstyp, Standort und Berechtigung.

Abwesenheitsantrag bearbeiten

Benutzer stellen Abwesenheitsanträge im Profil, wenn Self-Service aktiv ist. Teamleitungen prüfen offene Anträge ihrer direkten Reports. HR bearbeitet Sonderfälle in den Administrationssichten.

Der typische Ablauf:

1. Benutzer stellt Antrag mit Typ, Startdatum, Enddatum und optionaler Notiz.
2. Workspace prüft Mitarbeiterprofil, Vertrag, Abwesenheitstyp und Urlaubssaldo.
3. Der Antrag geht an die zuständige Führungskraft oder Gruppe.
4. Genehmigung erzeugt die fachlichen Abwesenheitstage.
5. Urlaub verbraucht den reservierten Saldo erst bei Genehmigung.
6. Storno oder Ablehnung folgt dem Workflow und bleibt nachvollziehbar.

Krankheit während genehmigtem Urlaub ist ein HR-Sonderfall. Bearbeiten Sie diesen Fall über den vorgesehenen Abwesenheits- und Evidence-Prozess, nicht durch manuelles Umschreiben alter Urlaubsbuchungen.

Teamleitung und HR trennen

Teamleitungen brauchen direkte Reports, offene Genehmigungen, Teamkalender, Coverage-Hinweise und Arbeitszeit-Kennzahlen.

HR braucht zusätzlich Urlaubskonten, Ledger-Korrekturen, Evidence-Status, Vertragsdetails, Payroll-Readiness und administrative Sonderfälle.

Geben Sie Berechtigungen entsprechend getrennt. Ein Teamleiter muss nicht automatisch sensible Vertragsattribute, HR-Korrekturen oder payroll-nahe Details sehen.

Properties, Attribute und Grenzen

Workspace nutzt Properties und Attribute für flexible Stammdaten. Diese Flexibilität ersetzt keine fachlichen HR-Journale.

Property Definition: Eine Property Definition beschreibt ein einzelnes Feld, zum Beispiel Datentyp, Label, Format und ob ein Feld sensibel ist.

Attributsatz: Ein Attributsatz gruppiert mehrere Property Definitions für einen fachlichen Kontext, zum Beispiel Staff-Core-Attribute für Mitarbeiter oder Vertragsattribute für Arbeitsverträge.

Personenattribute: Personenattribute liegen an der Person. Nutzen Sie sie für langlebige HR-Stammdaten wie Eintrittsdatum, Basis-Urlaubsanspruch, Jobtitel oder Abteilung, wenn diese Felder im Staff-Core vorgesehen sind.

Vertragsattribute: Vertragsattribute liegen am Arbeitsvertrag. Nutzen Sie sie für vertragliche Werte wie Gültigkeit, Wochenstunden und Urlaubsanspruch. Sensible Vertragsattribute sind zusätzlich berechtigungsgeschützt.

Beschäftigungsdetails: Beschäftigungsdetails sind ein freier JSON-Bereich für spätere Erweiterungen. Nutzen Sie ihn nicht als Quelle für Zeiterfassung, Urlaub oder Payroll.

Transaktionale Daten: Zeiterfassungen, Abwesenheitsanträge, Urlaubskonten und Ledger-Buchungen sind eigene Fachdatensätze. Speichern Sie diese Daten nicht als freie Attribute an Person, Beschäftigung oder Vertrag.

Typische Fehler

• Eine Person hat einen Login, aber keine Staff-Rolle.
• Eine Person ist im Mitarbeiterbereich sichtbar, aber es fehlt das Mitarbeiterprofil.
• Ein Arbeitsvertrag existiert, ist aber noch im Entwurf.
• weekly_hours fehlt und Zielstunden fallen auf Default-Werte zurück.
• Ein Standort ist gesetzt, aber die Feiertagsregion fehlt.
• Urlaub wird erwartet, aber es fehlt ein Jahreskonto oder ein aktiver Abwesenheitstyp.
• Approval-Routing fehlt, weil weder reports_to noch eine zuständige Vertragsgruppe gesetzt ist.
• HR-relevante Werte werden in freie Details geschrieben statt in Vertrag, Staff-Core oder Ledger.

Prüfliste für neue Mitarbeiter

1. Person im richtigen Arbeitsbereich angelegt.
2. Interne Workforce-Semantik gesetzt.
3. Rolle staff zugewiesen.
4. Mitarbeiterprofil vorhanden.
5. Benutzerzugang eingerichtet, wenn Self-Service benötigt wird.
6. Personalnummer, Position und Abteilung gepflegt.
7. Beschäftigungsbezug mit Arbeitgeber und Standort gepflegt.
8. Standort besitzt eine Feiertagsregion, wenn Feiertage relevant sind.
9. Arbeitsvertrag vom Typ contract.employment.v1 angelegt.
10. Vertragsattribute valid_from, weekly_hours und optional vacation_days geprüft.
11. Vertrag unterschrieben oder aktiv.
12. Urlaubskonto und Abwesenheitstypen geprüft.
13. Manager-Relation oder zuständige Vertragsgruppe gesetzt.
14. Profil zeigt Arbeitszeit und Urlaub wie erwartet.