Mail und Benachrichtigungen

Verwalten Sie Mailversand und Benachrichtigungen im Bereich System. Workspace trennt SMTP-Konfiguration, Mail-Warteschlange, Benachrichtigungsvorlagen und Benachrichtigungsprofile.

Mailserver einrichten

Öffnen Sie System > Kommunikation > Mail Server.

Der Einrichtungsassistent führt durch:

• Host und Port
• Protokoll mit STARTTLS oder SSL/TLS
• Absendername
• Absenderadresse
• Verbindungstest
• Test-Mail
• Bestätigung einer angekommenen Test-Mail

Speichern Sie nur Konfigurationen, die Sie erfolgreich getestet haben.

Berechtigungen und sichere SMTP-Ziele

Der Einrichtungsassistent zeigt und startet Aktionen nur mit den passenden effektiven Berechtigungen. Für den vollständigen Ablauf benötigen Sie mailConfig:list, mailConfig:create, mailConfig:update und mailConfig:test-connection. Ein reines Testrecht erlaubt die Prüfung einer unveränderten, bereits gespeicherten Mail-Konfiguration und das Einreihen einer Test-Mail. Es erlaubt weder neue Ziele noch Ziel-Overrides oder das Markieren als validiert.

Workspace prüft ausgehende SMTP-Ziele vor jeder Verbindung. Im Standard sind nur die SMTP-Ports 25, 465 und 587 freigegeben. Private RFC1918- und ULA-Relays sind zulässig. Workspace blockiert Loopback, Link-Local, unspecified, Multicast, bekannte Metadata-Ziele und DNS-Antworten, die private und öffentliche IPs mischen. Die Verbindung nutzt danach genau eine geprüfte IP; TLS-SNI und Zertifikatsprüfung verwenden weiterhin den eingegebenen Hostnamen.

Benötigt Ihre Installation einen anderen Port, wechseln Sie in den System-Tenant. Öffnen Sie dort System > Konfiguration > Konfigurationswerte und setzen Sie mit einer passenden configvalues:create- oder configvalues:update-Berechtigung den globalen Config-Key mail.egress.smtp.allowed_ports. Der Wert enthält immer die vollständige Portliste als JSON-Array, zum Beispiel:

[25,465,587,5587]

Alternativ ändern Sie die Policy mit nucli gegen den laufenden Server. Prüfen Sie zuerst die aktive System-Tenant-Session, die Scopes und den vorhandenen exakten Key:

nucli --tenant system whoami --json
nucli --tenant system whoami --scopes
nucli --tenant system doctor
nucli --tenant system api GET '/api/v1/config-values?q=mail.egress.smtp.allowed_ports&count=10' --redact

Erstellen Sie den Wert nur, wenn die Antwort noch keinen Datensatz mit exakt diesem Key enthält:

printf '%s\n' '{"key":"mail.egress.smtp.allowed_ports","value":"[25,465,587,5587]"}' \
  | nucli --tenant system api POST /api/v1/config-values --input - --summary

Aktualisieren Sie andernfalls den vorhandenen Datensatz über seine ID:

printf '%s\n' '{"key":"mail.egress.smtp.allowed_ports","value":"[25,465,587,5587]"}' \
  | nucli --tenant system api PUT /api/v1/config-values/<config-value-id> --input - --summary

Lesen Sie den exakten Key danach erneut. Die gespeicherte Liste muss die beabsichtigten Standard- und Zusatzports vollständig enthalten. Löschen Sie den Datensatz nur nach einer ausdrücklichen Entscheidung zum Rückfall auf den harten Default; dafür benötigen Sie configvalues:delete:

nucli --tenant system api DELETE /api/v1/config-values/<config-value-id> --summary

Testen Sie anschließend im betroffenen Tenant eine bekannte Mail-Konfiguration. Die Aufgabe ist abgeschlossen, wenn der Verbindungstest auf dem freigegebenen Port erfolgreich ist und ein nicht enthaltener Port weiterhin vor dem Verbindungsaufbau blockiert wird. Grundlagen zu Profilen, Tenant-Prüfung und nucli api finden Sie unter nucli.

Nur der System-Tenant darf diesen Wert erstellen, ändern oder löschen. Tenant-Administratoren können ihn auch mit ConfigValues-Schreibrechten nicht überschreiben. [] sperrt den gesamten SMTP-Egress. Ein ungültiger oder nicht lesbarer gespeicherter Wert blockiert SMTP-Verbindungen vor DNS und Verbindungsaufbau.

Wenn der Assistent ein Ziel blockiert, prüfen Sie Host, Port und die DNS-Sicht des Workspace-Servers. Korrigieren Sie das Relay oder DNS. Aktivieren Sie Unsicheres TLS erlauben nicht, um eine Ziel- oder DNS-Sperre zu umgehen. Eine erfolgreiche Prüfung zeigt die Bestätigung im jeweiligen Wizard-Schritt. Bei zu vielen Versuchen fordert der Assistent Sie zum Warten auf; starten Sie keine wiederholte Testschleife.

Sichere IMAP- und POP3-Ziele

Workspace wendet dieselbe Ziel- und DNS-Prüfung auf IMAP-/POP3-Readiness und den produktiven Mailabruf aus Storage-Stores an. Verwenden Sie für IMAP nur Port 143 oder 993 und für POP3 nur 110 oder 995. Andere Ports sowie Loopback-, Link-Local-, Metadata- und gemischte private/öffentliche DNS-Ziele werden vor dem Verbindungsaufbau blockiert.

Readiness-Prüfung und produktiver Abruf besitzen getrennte Rate-Limits und Audit-Zwecke. Bei einem blockierten oder fehlgeschlagenen Ziel zeigt die Systembereitschaft nur eine stabile Fehlerklasse; aufgelöste IP-Adressen und rohe Netzwerk-, TLS-, IMAP- oder POP3-Fehler werden nicht ausgegeben. Ändern Sie in diesem Fall Host, Port, TLS-Modus oder DNS über den regulären Storage-Administrationspfad.

Lokale Testmails mit Mailpit prüfen

Wenn Sie die Docker-Demo verwenden, steht Mailpit als lokaler SMTP-Server bereit. Wechseln Sie zuerst in den System-Tenant und setzen Sie mail.egress.smtp.allowed_ports auf [25,465,587,1025]. Das branch-lokale Profil order-to-cash-demo legt zwar die Mailpit-Mailkonfiguration an, ändert die systemweite Portpolicy aber bewusst nicht automatisch. Richten Sie unter System > Kommunikation > Mail Server einen Mailserver mit mailpit als Host, Port 1025 und Verschlüsselung none ein. Lassen Sie Benutzername und Kennwort leer.

Öffnen Sie Mailpit im Browser:

http://localhost:8025

Senden Sie nach dem Verbindungstest eine Test-Mail und prüfen Sie, ob sie in Mailpit erscheint. Entwickeln Sie danach Benachrichtigungsvorlagen, Checkout-Mails, Auth-Mails oder Angebotsmails gegen diese lokale Inbox. Prüfen Sie zusätzlich die Mail-Warteschlange, wenn eine erwartete Mail nicht in Mailpit erscheint.

Mailpit fängt ausgehenden SMTP-Verkehr ab. Es ersetzt nicht den eingebetteten SMTP-Inbound, über den Workspace eingehende Mails in Storage und Posteingang übernimmt.

Persönliche Nutzerbenachrichtigungen betreiben

Benutzer steuern ihre persönlichen Benachrichtigungen im Profil. Workspace unterstützt dabei Regeln je Ereignis, Kanal und Rhythmus. Die erste Konfiguration umfasst Chat-Nachrichten, zugewiesene Aufgaben, Aufgaben- Erwähnungen, fällige Aufgaben, Kommentar-Erwähnungen und Wiki-Erwähnungen.

Für den Betrieb gelten diese Voraussetzungen:

• E-Mail benötigt einen ausgehenden Mailserver und eine verifizierte E-Mail-Kommunikation oder ein E-Mail-Credential am Benutzerkonto.
• Matrix benötigt eine tenantgebundene Secret-Referenz in notifications.matrix.webhook.url_secret_id. Speichern Sie die Webhook-URL als Secret und tragen Sie nur die Secret-ID in die Konfiguration ein.
• App-Push benötigt eine aktive Workspace-App-Registrierung und ein aktives Push-Device des Benutzers. Die Provider-Credentials bleiben in der App-Platform-Registration und deren Secret-Referenzen.

Der Dispatcher verarbeitet fällige Aufgaben und gesammelte Zustellungen über Taskstream. Prüfen Sie bei ausbleibenden Digests zuerst, ob der tenantgebundene Taskstream-Job user_notifications.dispatch läuft. Prüfen Sie danach die Kanalvoraussetzungen und die Mail-Warteschlange beziehungsweise den konfigurierten Matrix-Webhook.

Workspace erzeugt keine rückwirkenden Zustellungen für alte Aufgaben, Kommentare, Wiki-Revisionen oder Chat-Nachrichten. Neue Regeln wirken für neue Ereignisse ab dem Speichern der Profilkonfiguration. Persönliche Erwähnungen erscheinen in Profil und Dashboard unabhängig von diesen Zustellregeln, sofern die erwähnte Person den Kontext sehen darf.

SMTP-Inbound für den Posteingang einrichten

Richten Sie SMTP-Inbound ein, wenn externe Mails direkt in Workspace eingehen und anschließend im Posteingang geprüft, zugewiesen oder in fachliche Objekte übernommen werden sollen.

Nach der Einrichtung nimmt Workspace Mails über den eingebetteten SMTP-Inbound an, speichert die eingegangene Mail im passenden Storage-Store und erzeugt daraus ein Inbox-Item. Benutzer bearbeiten das Item im Posteingang unter CRM > Pipeline > Posteingang. Die fachliche Bearbeitung der Kacheln erklärt Posteingang.

Unterscheiden Sie dabei zwei SMTP-Rollen:

• Der Mailserver unter System > Kommunikation > Mail Server versendet ausgehende Mails.
• SMTP-Inbound nimmt eingehende Mails für Storage und Posteingang an.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor der Freigabe sicher:

• SMTP-Inbound ist in der Systemkonfiguration aktiviert.
• Der öffentliche MX- oder SMTP-Relay Ihrer Maildomain leitet eingehende Mails an den Workspace-Inbound-Port weiter.
• Der Ziel-Store existiert unter System > Betrieb > Storage-Verwaltung.
• Der Ziel-Store gibt neue Objekte automatisch für die Gruppen frei, die Inbox-Items prüfen sollen.
• Der Posteingang ist für die zuständigen Benutzer erreichbar.

Für den Betrieb sind diese Systemwerte relevant:

• smtp.inbound.enabled aktiviert den eingebetteten SMTP-Inbound.
• smtp.inbound.bind_address legt die Bind-Adresse fest.
• smtp.inbound.port legt den lokalen Listener-Port fest. Der Standardwert ist 2525.
• smtp.inbound.max_bytes begrenzt die maximale Nachrichtengröße.

Öffnen oder forwarden Sie in Firewall, Reverse Proxy oder SMTP-Relay den Port, den smtp.inbound.port verwendet. Der Storage-Store legt keinen Firewall-Port fest. Er entscheidet nur, ob dieser Store eingehende SMTP-Mails annimmt und wie Workspace die Mail im Store ablegt.

Ändern Sie diese Werte kontrolliert und starten Sie den Server neu, damit der Listener mit der neuen Konfiguration läuft.

Storage-Store für eingehende Mails konfigurieren

Öffnen Sie System > Betrieb > Storage-Verwaltung, wählen Sie den Store für eingehende Mails und öffnen Sie den Tab Einstellungen.

1. Aktivieren Sie im Abschnitt SMTP den Inbound für diesen Store.
2. Wählen Sie für Inbox-Clearing den Modus Komplette Mail (.eml).
3. Setzen Sie optional ein Routing-Token, wenn die Empfängeradresse nicht nur aus der Store-ID bestehen soll.
4. Konfigurieren Sie eine automatische Objektfreigabe für die zuständige Gruppe.
5. Speichern Sie den Store.
6. Prüfen Sie im Tab Berechtigungen, welche Gruppen den Store verwalten oder bearbeiten dürfen.

Store-Berechtigungen und Objektfreigaben haben unterschiedliche Aufgaben. Die Store-Berechtigung erlaubt die Store-Verwaltung oder manuelle Uploads. Die automatische Objektfreigabe macht neu eingegangene SMTP-Objekte für die zuständige Gruppe lesbar. Ohne diese Objektfreigabe kann Workspace die Mail speichern und ein Inbox-Item erzeugen, das Item bleibt für normale Benutzer aber unsichtbar.

Die SMTP-Empfängeradresse verwendet die Store-UUID als Localpart. Ohne Routing-Token adressieren Sie den Store so:

<store-uuid>@<mail-domain>

Mit Routing-Token adressieren Sie den Store so:

<store-uuid>+<routing-token>@<mail-domain>

Verwenden Sie den Modus Anhänge nur, wenn Sie Anhänge direkt als Storage-Dateien ablegen möchten. Für den Posteingang und E-Mail-Matching braucht Workspace die vollständige Mail als mailartiges Objekt.

Eingang prüfen

Senden Sie eine Test-Mail an die konfigurierte Store-Adresse.

Prüfen Sie danach:

• Im Store erscheint ein neues Storage-Objekt mit Quelle smtp.
• Im Posteingang erscheint ein neues Item mit Kanal SMTP.
• Das Item zeigt die technische Herkunft, den Dateinamen, den Status und mögliche Resolver-Vorschläge.
• Die zuständigen Benutzer können das Item öffnen und bearbeiten.

Wenn das Item kein klares Ziel hat, bleibt es im Posteingang. Bearbeiter können Review anfordern, das Item einer Person oder Gruppe zuweisen, in einen Vorgang, Lead oder eine Eingangsrechnung übernehmen oder ohne Übernahme abschließen.

Übernahme mit Anhängen prüfen

Nutzen Sie nach der Einrichtung eine Test-Mail mit mindestens einem Anhang, wenn Ihr Team Mails aus dem Posteingang in Vorgänge oder Angebote übernimmt.

Prüfen Sie danach:

• Die Mail erscheint im Posteingang und lässt sich von einem zuständigen Benutzer öffnen.
• Bei In Vorgang übernehmen oder Beauftragung übernehmen schließt Workspace das Inbox-Item.
• Im Zielkontext entsteht ein Kommentar zur eingegangenen Mail.
• Die übernommenen Mail-Anhänge erscheinen am Kommentar des Vorgangs oder Angebots.
• Die ursprüngliche Mail bleibt als Quelle nachvollziehbar.

Workspace kopiert die relevanten Mail-Anhänge bei der Übernahme in den fachlichen Kontext. Diese Kopien entstehen als systemische Inbound-Objekte mit Bezug zur ursprünglichen Mail. Legen Sie dafür keinen globalen System-Administrator als Mitglied des Mandanten an. Die Sichtbarkeit nach der Übernahme folgt dem Vorgangs- oder Angebotskontext, nicht einer zusätzlichen Store-Berechtigung für den globalen System-Administrator.

Betrieb und Fehleranalyse

Prüfen Sie bei fehlenden Inbox-Items zuerst den Weg der Mail:

• Erreicht die Mail den öffentlichen MX- oder Relay?
• Leitet der Relay an den in smtp.inbound.port konfigurierten Workspace-Inbound-Port weiter?
• Ist dieser Port an Firewall, Container, Host und Netzwerkpfad erreichbar?
• Ist smtp.inbound.enabled aktiv und läuft der Server seit der letzten Änderung neu?
• Stimmt die Empfängeradresse mit Store-UUID und optionalem Routing-Token überein?
• Ist SMTP im Ziel-Store aktiviert?
• Ist der Modus für Inbox-Clearing auf Komplette Mail (.eml) gesetzt?
• Ist die Mail kleiner als smtp.inbound.max_bytes?
• Haben die prüfenden Benutzer über die automatische Objektfreigabe Leserechte auf neue SMTP-Objekte?

Workspace quittiert verarbeitete Inbound-Mails erst nach erfolgreichem Routing und Storage-Ingest. Beheben Sie Konfigurationsfehler am Relay, an der Store-Adresse oder am Store, bevor Sie externe Absender erneut senden lassen.

Ich will lösen, dass angenommene Mails nicht im Posteingang sichtbar sind

Nutzen Sie diesen Ablauf, wenn Ihr SMTP-Relay die Mail erfolgreich an Workspace zustellt, im Posteingang aber keine neue Zeile erscheint.

1. Prüfen Sie zuerst, ob Workspace die Mail angenommen hat. Das Relay sollte eine erfolgreiche Zustellung an den Workspace-Inbound-Port melden.
2. Prüfen Sie den Ziel-Store unter System > Betrieb > Storage-Verwaltung. Der Store muss SMTP aktiviert haben und für den Posteingang den Modus Komplette Mail (.eml) verwenden.
3. Prüfen Sie, ob im Store ein neues Objekt mit Quelle smtp entstanden ist. Wenn kein Objekt entstanden ist, beheben Sie Routing-Adresse, Routing-Token, Store-Konfiguration, maximale Nachrichtengröße oder Storage-Quota.
4. Prüfen Sie, ob die zuständige Gruppe über die automatische Objektfreigabe neue SMTP-Objekte lesen darf. Store-Berechtigungen allein reichen dafür nicht aus.
5. Senden Sie nach der Korrektur eine neue Test-Mail. Bereits gespeicherte, aber nicht sichtbare Objekte werden dadurch nicht rückwirkend freigegeben.

Wenn Storage-Objekt und Inbox-Item existieren, die Inbox-Liste aber leer bleibt, fehlt in der Regel die automatische Objektfreigabe für den SMTP-Store. Richten Sie die Freigabe für die Gruppe ein, die den Posteingang bearbeitet. Danach erhalten neue SMTP-Objekte die nötige Object-ACL und die zugehörigen Inbox-Items werden für diese Gruppe sichtbar.

Für bereits vorhandene, unsichtbare Inbound-Mails verwenden Sie eine dokumentierte Admin-, Ops- oder Upgrade-Prozedur, die gezielt Object-ACLs auf die betroffenen Storage-Objekte setzt. Workspace repariert solche Bestandsdaten nicht automatisch im normalen Inbox- oder Storage-Aufruf.

Der Tenant-Diagnosecheck kann zusätzlich auf fehlenden Bootstrap hinweisen. Wenn mail.smtpInbound.missingObjectAclBootstrapCount größer als 0 ist, gibt es SMTP-Inbound-Stores ohne automatische Objektfreigabe.

Häufige Fehlerbilder bei SMTP-Inbound

Nutzen Sie diese Fehlerbilder für die erste Eingrenzung, wenn Mails den Relay erreichen, aber nicht im Posteingang erscheinen.

Zugangsdaten sicher handhaben

Behandeln Sie SMTP-Zugangsdaten wie andere produktive Secrets.

• Tragen Sie Zugangsdaten nur in die dafür vorgesehenen Felder ein.
• Speichern Sie Passwörter, Tokens oder App-Kennwörter nicht in Notizen, Vorlagentexten, Kommentaren oder Tickets.
• Nutzen Sie getrennte Zugangsdaten pro Umgebung, wenn Ihre Organisation mehrere Umgebungen betreibt.
• Rotieren Sie Zugangsdaten nach den Sicherheitsregeln Ihrer Organisation.
• Wiederholen Sie Verbindungstest und Test-Mail nach jeder Änderung an Host, Port, Protokoll oder Zugangsdaten.

Mail-Warteschlange überwachen

Der Tab für Queue-Operationen zeigt Mail-Jobs und Kennzahlen zur Warteschlange.

Sie sehen je nach Berechtigung:

• Empfänger
• Status
• Anzahl der Versuche
• nächsten Versuch
• letzten Änderungszeitpunkt
• Fehlerklasse
• verfügbare Aktionen

Statusfilter umfassen pending, processing, failed und sent. Mit Pflegeberechtigung können Sie den Worker wecken oder geeignete Jobs erneut einreihen.

Nutzen Sie die Warteschlange für Betrieb und Diagnose:

• Prüfen Sie zuerst Status, Versuchszahl und Fehlerklasse.
• Reihen Sie fehlgeschlagene Jobs nur erneut ein, wenn die Ursache behoben ist.
• Behalten Sie wiederkehrende Fehler im Blick, weil sie auf falsche SMTP-Daten, gesperrte Empfänger oder Vorlagenprobleme hinweisen können.
• Geben Sie Empfängeradressen und Fehlertexte nur an Personen weiter, die sie für die Fehleranalyse brauchen.

Bestelleingangsbestätigungen konfigurieren

Richten Sie die Bestelleingangsbestätigung ein, bevor Sie invoice, prepayment oder PayPal im öffentlichen Checkout freigeben.

1. Öffnen Sie System > Kommunikation > Mail Server und speichern Sie nur eine getestete SMTP-Konfiguration.
2. Öffnen Sie System > Kommunikation > Benachrichtigungsprofile und prüfen Sie das transaktionale Profil. Pflegen Sie Absender, Antwortadresse, Kontakt- und Rechtsangaben.
3. Pflegen Sie im transaktionalen Profil Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC, wenn Sie Vorauskasse anbieten.
4. Prüfen Sie unter Handel > Stammdaten > Zahlung > Zahlungsanbieter, ob die gewünschten Zahlarten fachlich freigegeben und technisch aktiv sind. Für PayPal richten Sie zusätzlich die PayPal-Konfiguration und Webhooks ein.
5. Prüfen Sie Payment Terms, Customer Groups und Sales-Channel-Kontext, wenn der Checkout Rechnung anbieten soll.
6. Öffnen Sie System > Kommunikation > Benachrichtigungsvorlagen und pflegen Sie commerce/order/receipt je Sprache, die Ihr Checkout nutzt.
7. Rendern Sie die Vorlage im Preview-Tab. Testen Sie mindestens eine Variante für Rechnung, Vorauskasse und PayPal, wenn diese Zahlarten aktiv sind.
8. Führen Sie einen kontrollierten Checkout-Test aus und prüfen Sie Bestellung, Mail-Warteschlange, Mail-Job-Status und Bounce-Status.

Aktivieren Sie Vorauskasse nicht produktiv, solange Bankdaten oder Zahlungsfrist fehlen. Geben Sie Verbraucherbestellungen erst frei, wenn Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular fachlich geprüft sind.

Bestelleingangsbestätigungen überwachen

Workspace erstellt für Checkout-Bestellungen automatisch eine Bestelleingangsbestätigung, wenn der Checkout eine Bestellung erfolgreich anlegt und die Zahlart den Versand erlaubt.

Der Versand läuft über die normale Mail-Warteschlange und nutzt die Vorlage commerce/order/receipt. Prüfen Sie deshalb bei fehlenden Bestätigungen zuerst:

• ob ein aktives Benachrichtigungsprofil für transaktionale Mails existiert,
• ob die Vorlage für die Sprache des Kunden verfügbar oder überschrieben ist,
• ob ein Mail-Job für den Empfänger in der Warteschlange steht,
• ob der Job fehlgeschlagen ist oder ein Bounce-Ereignis erhalten hat.

Die Bestätigung unterscheidet zwischen Rechnung, Vorauskasse und PayPal. Bei Vorauskasse verwendet die Vorlage die Bankdaten aus dem transaktionalen Benachrichtigungsprofil. Pflegen Sie dort Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC, bevor Sie Vorauskasse im Checkout aktivieren.

Für Verbraucherbestellungen hängt Workspace Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular als Textanhänge an. Prüfen Sie diese Anhänge im Rahmen Ihrer rechtlichen Freigabe.

Ein Bounce aktualisiert die Bestelleingangsbestätigung intern auf bounced. Beheben Sie die Empfänger- oder SMTP-Ursache, bevor Sie betroffene Jobs erneut einreihen oder Kunden manuell kontaktieren.

Bestelleingangsbestätigungen gestalten und texten

Nutzen Sie commerce/order/receipt als fachliche Vorlage für die Bestelleingangsbestätigung. Pflegen Sie Änderungen sprachgetrennt und testen Sie jede geänderte Variante vor der Freigabe mit einem kontrollierten Checkout.

Stimmen Sie die Vorlage nach Rollen ab:

• Designer prüfen Lesbarkeit, Markenwirkung, mobile Darstellung, Button- und Link-Stile sowie lange Bestellnummern, Beträge und Adresszeilen.
• Texter pflegen Betreff, Begrüßung, Zahlungsarttexte, nächste Schritte und rechtliche Hinweise. Schreiben Sie klar, dass die Nachricht den Eingang der Bestellung bestätigt und keine Rechnung oder Auftragsannahme ersetzt.
• Commerce-Verantwortliche prüfen Zahlarten, Zahlungsstatus, Bankdaten für Vorauskasse, Versandkosten, MwSt. und Kundengruppenlogik.
• Entwickler ändern keine Mailtexte im Storefront-Client. Der Client löst Checkout und PayPal aus; Workspace rendert und verschickt die Mail serverseitig.
• Support und Betrieb prüfen Queue-Status, Bounce-Status und Empfängeradresse, bevor sie eine fehlende Mail als Produktfehler melden.

Verwenden Sie nur freigegebene Platzhalter aus der Vorlage. Entfernen Sie keine Blöcke für invoice, prepayment oder PayPal, wenn diese Zahlarten im Checkout aktiv sind. Prüfen Sie bei Vorauskasse immer die Bankdaten im transaktionalen Benachrichtigungsprofil. Prüfen Sie bei B2C-Bestellungen zusätzlich die Anhänge für Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular.

Halten Sie sichtbare Texte der Danke-Seite und der Mail fachlich getrennt: Die Danke-Seite bestätigt den abgeschlossenen Checkout-Schritt im Browser. Die Mail bestätigt den Bestelleingang dauerhaft im Postfach.

Platzhalter im Editor verwenden

Der Code-Editor der Benachrichtigungsvorlage lädt die verfügbaren Platzhalter als Autovervollständigung. Tippen Sie {{ . in Betreff, HTML-Text oder Textkörper und wählen Sie den passenden Eintrag aus.

Für commerce/order/receipt sind vor allem diese Gruppen relevant:

• Empfänger: .recipient.email, .recipient.salutation.letterGreeting
• Bestellung: .order.number, .order.status, .order.createdAt, .order.totalGross, .order.totalTax, .order.shippingGross, .order.billingAddress.lines, .order.shippingAddress.lines, .order.isB2C
• Positionen: .order.items für die Schleife; innerhalb von {{ range .order.items }} nutzen Sie .sku, .name, .quantity, .unitGross, .unitNet, .lineTotalGross, .lineTotalNet und .taxAmount
• Zahlung: .payment.method, .payment.methodLabel, .payment.provider, .payment.statusLabel, .payment.amount, .payment.reference, .payment.dueAt, .payment.hasPending, .payment.hasSuccessful
• Kundengruppe: .customerGroup.key, .customerGroup.name, .customerGroup.label
• Vorauskasse-Bankdaten: .branding.Financial.AccountOwner, .branding.Financial.BankName, .branding.Financial.IBAN, .branding.Financial.BIC

Ändern Sie Platzhalternamen nicht manuell. Wenn Sie für Rechnung, Vorauskasse oder PayPal unterschiedliche Texte brauchen, behalten Sie die bestehenden if-Blöcke bei und ändern Sie nur den sichtbaren Text innerhalb des jeweiligen Blocks.

Benachrichtigungsvorlagen pflegen

Öffnen Sie System > Kommunikation > Benachrichtigungsvorlagen, um arbeitsbereichsspezifische Vorlagenüberschreibungen zu pflegen.

Vorlagen können nach Sprache getrennt gepflegt werden. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Betreff oder Inhalt einer Systembenachrichtigung an Ihre Organisation angepasst werden sollen.

Prüfen Sie Vorlagen vor der Freigabe:

• Verwenden Sie klare Betreffzeilen, die den Anlass nennen.
• Entfernen Sie nicht öffentliche Hinweise, Debug-Werte und technische Rohdaten.
• Halten Sie Platzhalter exakt so, wie Workspace sie anbietet.
• Testen Sie geänderte Vorlagen mit einer Test-Mail oder einem kontrollierten Auslöser.

Standardmails wie Angebotsmails gestalten

Nutzen Sie Benachrichtigungsvorlagen, wenn Sie Betreff, Begrüßung, Mail-HTML oder den Textkörper einer Standardmail ändern möchten. Ändern Sie für Angebotsmails die Vorlage commerce/quotes/quote_external_send je Sprache, die Sie produktiv verwenden.

Trennen Sie dabei die beteiligten Bereiche:

Eine Angebotsmail und das angehängte oder verlinkte Angebotsdokument sind also nicht dieselbe Vorlage. Die Mailvorlage beschreibt die Nachricht im Postfach. Die Dokumentvorlage beschreibt das kaufmännische Dokument, das der Kunde als PDF oder Download erhält. Prüfen Sie Layout und PDF-Ausgabe mit Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Platzhalter in Standardmails verwenden

Jede Benachrichtigungsvorlage hat eigene erlaubte Platzhalter. Sie kommen aus den Daten, die Workspace für genau diese Vorlage bereitstellt. Übernehmen Sie deshalb keine Platzhalter aus einer anderen Vorlage und erfinden Sie keine neuen Namen.

Öffnen Sie die Vorlage und nutzen Sie den Platzhalterbereich oder die Autovervollständigung im Editor. Tippen Sie {{ . in Betreff, HTML-Text oder Textkörper und wählen Sie den passenden Eintrag aus.

Für Angebotsmails sind vor allem diese Gruppen relevant:

• Empfänger: .recipient.email, .recipient.fullName, .recipient.company, .recipient.salutation.letterGreeting
• Angebot: .quote.number, .quote.customerEmail, .quote.downloadUrl
• Branding: .branding.Brand.Label, .branding.Sender.DisplayName
• Verantwortliche Person: .responsible.displayName, .responsible.email

Halten Sie Kontrollstrukturen wie {{ if ... }} und {{ range ... }} nur dann in der Vorlage, wenn Sie deren Zweck verstehen. Wenn Sie nur Text, Tonality oder Linkbeschriftungen ändern, lassen Sie die vorhandenen Platzhalter und Bedingungen unverändert.

Änderung vor der Freigabe prüfen

Prüfen Sie eine geänderte Standardmail immer mit einem echten fachlichen Auslöser in einer kontrollierten Teststrecke.

1. Öffnen Sie die Vorlage in System > Kommunikation > Benachrichtigungsvorlagen.
2. Prüfen Sie Betreff, HTML-Text und Textkörper in der Preview.
3. Senden Sie ein Testangebot oder lösen Sie den passenden fachlichen Vorgang kontrolliert aus.
4. Prüfen Sie den Mail-Job in der Mail-Warteschlange.
5. Prüfen Sie bei Dokumentmails zusätzlich das Versandprotokoll und das erzeugte PDF.
6. Öffnen Sie die empfangene Mail in einem normalen Mailclient und prüfen Sie Betreff, Anrede, Link, Textversion, Absender und PDF.

Die Änderung ist erst freigabereif, wenn Preview, Mail-Warteschlange, Versandprotokoll und empfangene Mail zusammenpassen. Wenn die Mail richtig ist, aber das PDF falsch aussieht, korrigieren Sie die Dokumentvorlage, nicht die Benachrichtigungsvorlage. Wenn das PDF richtig ist, aber die Mail nicht ankommt, prüfen Sie Mailserver, Empfängeradresse und Queue-Fehler.

Benachrichtigungsprofile pflegen

Öffnen Sie System > Kommunikation > Benachrichtigungsprofile, um Profile für Benachrichtigungen zu verwalten.

Profile bündeln Versand- und Empfängerlogik für wiederkehrende Benachrichtigungen. Halten Sie Profile sparsam und eindeutig benannt, damit Fachbereiche den Zweck erkennen.

Der Versand von Auftragsbestätigungen nutzt die transaktionale Mail-Konfiguration. Wenn die Bestell-Readiness ein fehlendes Benachrichtigungsprofil, einen nicht validierten Mail-Server oder eine nicht renderbare Empfänger-Anrede meldet, beheben Sie die Konfiguration hier oder in der Anredenverwaltung. Die fachliche Nutzerführung steht in Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.

Pflegen Sie Profile so, dass Fachbereiche sie prüfen können:

• Benennen Sie Zweck, Empfängerkreis und Auslöser eindeutig.
• Deaktivieren Sie Profile, die nicht mehr gebraucht werden.
• Prüfen Sie Profile nach Rollen- oder Gruppenänderungen.
• Nutzen Sie getrennte Profile, wenn Empfängerkreise unterschiedliche fachliche Verantwortungen haben.

Aufgaben als In-App-Hinweise

Einige Hinweise erscheinen nicht als eigene Benachrichtigungstabelle, sondern als Aufgaben. Das macht Status, Zuständigkeit und Verlauf in der Aufgabenlogik sichtbar.

Beispiele sind HR-nahe Hinweise wie offene Abwesenheitsanträge oder Arbeitszeitwarnungen, wenn der Arbeitsbereich diese Abläufe nutzt.

Bearbeiten Sie solche Hinweise wie operative Aufgaben:

• Öffnen Sie die Aufgabe aus Ihrem Aufgabenbereich.
• Prüfen Sie Kontext, Zuständigkeit und Fälligkeit.
• Delegieren oder schließen Sie die Aufgabe nach den Regeln Ihres Teams.
• Prüfen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, wenn Sie Hinweise nicht erhalten oder zu viele Hinweise bekommen.

Grenzen

Auth-Mails, Systemhinweise, Benachrichtigungen und Newsletter können unterschiedliche Versandregeln haben. Verwenden Sie Mail Server und Benachrichtigungsvorlagen nicht als Ersatz für Newsletter-Governance oder Marketingfreigaben.

Die fachliche Newsletter-Arbeit mit Listen, Abonnenten, Kampagnen, Versandkennzahlen und Datenschutzgrenzen beschreibt Newsletter verwalten.

Speichern Sie keine Zugangsdaten in Notizen, Vorlagentexten oder Freitextfeldern.