Kontaktformular-Eingänge konfigurieren

Ein Kontaktformular-Eingang verbindet ein öffentliches Formular mit der internen CRM-Bearbeitung in Workspace. Administratoren legen fest, von welchen Websites Einreichungen angenommen werden, wer neue Leads übernimmt und wie Workspace mit Spam, Einwilligungen, Dateien und einer möglichen Vorgangsübergabe umgeht.

Nach der Einrichtung ist der Eingang aktiv und die Storefront-Entwicklung hat den öffentlichen formKey erhalten. Der Eingang erzeugt kein sichtbares HTML-Formular. Dieses Formular wird weiterhin in der Website oder Storefront erstellt und nutzt den formKey für die öffentliche Übermittlung.

Voraussetzungen

Klären Sie vor der Anlage:

  • Unter welchen vollständigen Origins läuft das Formular, zum Beispiel https://www.example.com oder https://shop.example.com?
  • Welche verantwortliche Person oder Zugriffsgruppe übernimmt neue Leads?
  • Welche Einwilligungsthemen zeigt das Formular an und welche davon sind erforderlich?
  • Sollen Besucher Dateien hochladen können?
  • Dürfen interne Bearbeiter aus einer geprüften Einreichung einen Vorgang erzeugen?

Eingang anlegen und Formular-Kennung sichern

  1. Öffnen Sie CRM > Konfiguration > Pipeline > Kontaktformular-Eingänge.
  2. Wählen Sie Neu.
  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel Kontakt Website DE.
  4. Tragen Sie mindestens eine erlaubte Origin vollständig mit Schema und Host ein. Ein Pfad gehört nicht zur Origin.
  5. Legen Sie den Eingang an.
  6. Kopieren Sie die angezeigte öffentliche Formular-Kennung sofort und übergeben Sie sie als formKey an die Storefront-Entwicklung.

Workspace zeigt den formKey nur direkt nach der Anlage an. Er ist ein öffentlicher, opaker Schlüssel für das Formular und keine interne Datensatz- oder Routing-ID. Bewahren Sie ihn als Konfiguration der Website auf.

Wenn die Kennung verloren geht oder ersetzt werden muss, öffnen Sie den Eingang und wählen Kennung ersetzen. Übergeben Sie danach den neuen formKey an die Storefront-Entwicklung und aktualisieren Sie die Website.

Routing und Lead-Zuordnung festlegen

Öffnen Sie den angelegten Eingang und pflegen Sie im Profil eine verantwortliche Person oder eine verantwortliche Zugriffsgruppe. Diese Zuordnung steuert, wer aus angenommenen Einreichungen erzeugte Leads sehen und bearbeiten kann.

Prüfen Sie vor der Aktivierung:

  • Die verantwortliche Person ist weiterhin aktiv und für die Bearbeitung vorgesehen.
  • Die Zugriffsgruppe besitzt echte Mitglieder mit Zugriff auf die zugehörigen CRM-Datensätze.
  • Die Standard-Lead-Quelle passt zur Website und zur späteren Auswertung.

Origins und Spam-Behandlung prüfen

Pflegen Sie unter Erlaubte Origins jede Website-Origin, von der das öffentliche Formular senden darf. Verwenden Sie Schema, Host und bei Bedarf den Port, aber keinen URL-Pfad:

text
https://www.example.com
https://shop.example.com
https://staging-shop.example.com

Wählen Sie anschließend die Spam-Behandlung:

ModusVerhalten
Verdächtige Einreichungen in Quarantäne stellenWorkspace bewahrt die Einreichung zur internen Prüfung auf und erzeugt daraus zunächst keinen Lead.
Verdächtige Einreichungen ablehnenWorkspace übernimmt erkannte Spam-Einreichungen nicht in die interne Bearbeitung.

Die öffentliche Antwort verrät keine interne Spam- oder Routing-Entscheidung. Bauen Sie deshalb keine eigene Spam-Auswertung in das öffentliche Formular ein.

Einwilligungen abstimmen

Tragen Sie unter Einwilligungen nur Themen ein, die das öffentliche Formular tatsächlich anbietet. Erforderliche Einwilligungen müssen zugleich in der Liste der erlaubten Themen stehen.

Pflegen Sie außerdem den Einwilligungskanal und bei Bedarf die Version oder Kennung des angezeigten Datenschutzdokuments. Stimmen Sie die Themen und die Datenschutz-Version mit der Storefront-Entwicklung ab. Das öffentliche Formular muss bestätigte erforderliche Themen bei der Übermittlung mitsenden.

Datei-Uploads optional aktivieren

Aktivieren Sie Datei-Uploads erlauben nur, wenn das Formular Dateien benötigt. Für Uploads muss eine verantwortliche Zugriffsgruppe gesetzt sein, damit Workspace die privaten Dateien intern berechtigen kann.

Legen Sie passende Grenzen fest:

  • maximale Anzahl Dateien pro Upload,
  • maximale Größe einer einzelnen Datei,
  • maximale Gesamtgröße aller Dateien.

Die Storefront muss den dokumentierten öffentlichen Upload-Ablauf verwenden. Ein normales Dateifeld im HTML allein überträgt noch keine Datei an Workspace.

Vorgangsübergabe optional vorbereiten

Aktivieren Sie Vorgangserzeugung erlauben, wenn interne Bearbeiter aus einer geprüften Kontaktformular-Einreichung einen Vorgang erzeugen dürfen. Wählen Sie dafür einen gültigen Vorgangstyp und bei Bedarf eine verantwortliche Gruppe, eine zugewiesene Person und eine Standardpriorität.

Ein optionaler öffentlicher Antwortlink gehört zum erzeugten Vorgang, nicht zum ursprünglichen HTML-Formular. Begrenzen Sie seine Gültigkeit und maximale Nutzung passend zum Anwendungsfall.

Eingang aktivieren und Ergebnis prüfen

  1. Prüfen Sie Name, Origins und Routing.
  2. Gleichen Sie Einwilligungs- und Upload-Konfiguration mit dem öffentlichen Formular ab.
  3. Aktivieren Sie den Kontaktformular-Eingang.
  4. Lassen Sie die Storefront-Entwicklung den formKey über den öffentlichen Contact-Forms-Vertrag einbinden.
  5. Senden Sie eine Testeinreichung von einer erlaubten Origin.
  6. Prüfen Sie unter CRM > Pipeline > Kontaktformular-Einreichungen, ob die Anfrage sichtbar ist und entsprechend der Konfiguration verarbeitet wurde.

Die Einrichtung ist erfolgreich, wenn der Eingang aktiv ist, eine Testeinreichung von der erlaubten Origin angenommen wird und die zuständigen Bearbeiter den daraus entstandenen CRM-Datensatz sehen können.

Häufige Fehler prüfen

Der formKey ist nicht mehr verfügbar: Ersetzen Sie die Kennung im Detail des Eingangs und aktualisieren Sie danach die Storefront-Konfiguration.

Einreichungen von der Website kommen nicht an: Vergleichen Sie zuerst Schema, Host und Port der tatsächlichen Website-Origin mit der Origin im Eingang. Prüfen Sie danach, ob der Eingang aktiv ist und die Storefront den aktuellen formKey verwendet.

Einreichungen sind vorhanden, aber niemand kann sie bearbeiten: Prüfen Sie verantwortliche Person, Zugriffsgruppe und deren Berechtigungen.

Uploads funktionieren nicht: Prüfen Sie, ob Uploads am Eingang aktiviert sind, eine verantwortliche Zugriffsgruppe gesetzt ist und die konfigurierten Größenlimits zum Formular passen.

Nächste Schritte