Firmenkunden für den Onlineshop freischalten

Mit diesem Quickstart machen Sie ein bestehendes CRM-Unternehmen für den Einkauf im Onlineshop bereit. Sie ordnen dem Unternehmen über eine Kundengruppe die passende Preisliste zu, verbinden die Mitarbeiter über Anstellungen mit dem Unternehmen und richten für jede Person einen eigenen Zugang ein.

Ein gemeinsamer Firmenlogin ist dafür weder nötig noch vorgesehen. Jeder Mitarbeiter meldet sich mit seinem eigenen Benutzerkonto an. Die Firmenrolle und die erlaubten Lieferadressen werden für jede Anstellung getrennt gepflegt.

Wer übernimmt welche Aufgabe?

Verantwortlichkeit	Aufgabe in diesem Ablauf
Workspace-Administrator	Richtet das Benutzerkonto und die Mitgliedschaft im Arbeitsbereich ein, weist eine möglichst kleine Mandantenrolle zu und unterstützt bei Anmeldeproblemen.
Fachlicher Superuser für CRM und Commerce	Pflegt Preisliste, Kundengruppe, Unternehmen, Personen, Anstellungen, Firmenrollen und Lieferadressumfang. `Superuser` bezeichnet hier eine betriebliche Verantwortung, keine eigene technische Rolle.
Firmenadministrator	Besitzt an seiner Anstellung die Firmenrolle `Administrator`. Er darf im Onlineshop einkaufen, Firmenlisten verwalten und Änderungsanfragen für das Unternehmen stellen. Er ist dadurch kein Workspace-Administrator.
Einkäufer oder Anwender	Löst seine persönliche Einladung ein, wählt den richtigen Firmenkontext und bestellt mit den dort geltenden Preisen und Adressen.

Eine Person kann mehrere dieser Verantwortlichkeiten haben. Entscheidend sind jedoch immer die konkret vergebenen Berechtigungen und Firmenrollen.

Benutzerkonto, Arbeitsbereich, Person und Unternehmen unterscheiden

Workspace trennt bewusst zwischen der Anmeldung, dem Arbeitsbereich und den fachlichen Stammdaten:

Begriff	Einfache Erklärung
Benutzerkonto (`Identity`)	Der systemweit gültige Anmeldeschlüssel mit E-Mail-Adresse, Passwort oder SSO und Sicherheitsstatus.
Mandant	Ein abgeschlossener Arbeitsbereich. Kontakte, Produkte, Aufträge, Rollen und Einstellungen sind von anderen Mandanten getrennt.
Mitgliedschaft	Die Verbindung zwischen Benutzerkonto und Mandant. An ihr hängen Mandantenrolle und Zugriffsrechte im Arbeitsbereich.
Profil	Die Darstellung des Benutzerkontos im Mandanten, zum Beispiel mit Anzeigename, Avatar und Status.
Person	Der fachliche Datensatz eines Menschen im Mandanten, etwa mit Name, Sprache und Kontaktwegen. Eine Person kann ohne Benutzerkonto existieren.
Unternehmen	Der CRM-Datensatz einer Firma, zum Beispiel eines Kunden, Lieferanten oder Partners. Er ist weder ein Benutzerkonto noch automatisch ein Mandant.
Anstellung	Die Verbindung zwischen einer Person und einem Unternehmen. Für den Onlineshop trägt sie zusätzlich die Firmenrolle und den erlaubten Lieferadressumfang.

> Das Benutzerkonto kann sich anmelden. Die Person beschreibt den Menschen. > Das Unternehmen beschreibt die Firma. Der Mandant bestimmt den > abgeschlossenen Arbeitsbereich.

Eine Mandantenrolle beantwortet damit: „Was darf das Benutzerkonto in diesem Arbeitsbereich?“ Die Firmenrolle beantwortet: „Was darf diese Person für dieses Unternehmen im Onlineshop?“ Beide Zuweisungen sind erforderlich, aber voneinander unabhängig.

Ausführlicher beschreibt Mandanten, Benutzerkonten und Systemsicht die Beziehung zwischen Benutzerkonto, Mitgliedschaft, Profil und Mandant.

Voraussetzungen

Prüfen Sie vor der Einrichtung:

Das Unternehmen und seine Mitarbeiter sind unter CRM > Kontakte vorhanden. Grundlagen dazu stehen in Kundendaten und Kontakte pflegen.
Für das Unternehmen sind mindestens eine Rechnungsadresse und die benötigten Lieferadressen gepflegt.
Die zu verkaufenden Varianten besitzen gültige Preise in der vorgesehenen Preisliste. Währung, Gültigkeitszeitraum und Mengenstaffeln passen zum Verkaufskontext.
Die einladende Person darf Benutzer aufnehmen. Der fachliche Bearbeiter darf Preislisten, Kundengruppen, Unternehmen und Anstellungen pflegen.
Der Onlineshop unterstützt Login und Firmenauswahl. Den technischen Vertrag beschreibt Login, Gastkauf und B2B.

So hängen die Daten zusammen

Die Anstellung ist damit mehr als eine Personalangabe: Sie verbindet die Person mit genau einem Unternehmen und trägt deren Rolle für den Onlineshop. Eine Mandantenrolle aus System > IAM ersetzt diese Firmenrolle nicht.

1. Preisliste prüfen

Öffnen Sie PIM > Varianten & Preise > Preislisten.

Öffnen Sie die vorgesehene Preisliste oder legen Sie sie an.
Prüfen Sie Währung und Gültigkeit.
Prüfen Sie für repräsentative Produktvarianten, ob ein aktiver Preis in dieser Preisliste vorhanden ist.
Prüfen Sie Mengenstaffeln, wenn der Firmenkunde andere Preise ab einer bestimmten Menge erhalten soll.

Die Preisliste allein aktiviert noch keinen Firmenpreis. Sie wird im nächsten Schritt einer Kundengruppe zugeordnet.

2. Kundengruppe mit der Preisliste verbinden

Öffnen Sie Handel > Aufträge & Kunden > Kundengruppen.

Öffnen Sie die passende Kundengruppe oder legen Sie eine an.
Wählen Sie im Feld Preisliste die zuvor geprüfte Preisliste.
Speichern Sie die Kundengruppe.

Eine Kundengruppe bündelt den kaufmännischen Kontext. Verwenden Sie deshalb nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter eine eigene Kundengruppe.

3. Kundengruppe und Adressen am Unternehmen prüfen

Öffnen Sie CRM > Kontakte > Unternehmen und anschließend das bestehende Unternehmen.

Ordnen Sie dem Unternehmen die passende Kundengruppe zu.
Prüfen Sie Zahlungsbedingungen und weitere kaufmännische Angaben.
Öffnen Sie Standorte & Kontakt > Adressen.
Prüfen Sie die primäre Rechnungsadresse und alle Lieferadressen, die später im Onlineshop angeboten werden sollen.

Der normale Preisweg lautet:

Unternehmen → Kundengruppe → Preisliste → aktiver Produktpreis.

Unter Geschäft > Kommerzielle Accounts können abweichende Konditionen für einen Account oder einen Standort hinterlegt sein. Prüfen Sie diese Zuordnungen, wenn im Onlineshop eine andere Kundengruppe oder andere Zahlungsbedingungen als am Unternehmen erwartet werden. Eine solche Abweichung sollte fachlich beabsichtigt und dokumentiert sein.

4. Mitarbeiter über eine Anstellung zuordnen

Öffnen Sie am Unternehmen den Tab Mitarbeiter.

Öffnen Sie eine vorhandene Anstellung oder verknüpfen Sie die passende Person mit dem Unternehmen.
Prüfen Sie, ob die Anstellung aktiv ist. Ein erreichtes Enddatum beendet auch den Firmenzugang.
Wählen Sie bei Bedarf den Arbeitsstandort.
Öffnen Sie in der Anstellung den Bereich Online-Shop.
Wählen Sie die Firmenrolle und den Adressumfang.

Sie können dieselbe Zuordnung auch an der Person im Tab Anstellungen pflegen. Ändern Sie aber immer die Anstellung zum konkreten Unternehmen.

Firmenrollen im Onlineshop

Rolle	Bestellungen und Firmenlisten ansehen	Im Firmenkontext bestellen und nachbestellen	Firmenlisten ändern und Firmenänderung anfragen
`Keine Rolle`	nein	nein	nein
`Betrachter`	ja	nein	nein
`Einkäufer`	ja	ja	nein
`Administrator`	ja	ja	ja

Administrator ist hier ausschließlich die Rolle für dieses Unternehmen im Onlineshop. Sie gewährt keine administrativen Rechte in Workspace.

Lieferadressen begrenzen

Alle Adressen erlaubt alle Firmenadressen des zugeordneten Unternehmens als Lieferadresse.
Ausgewählte Adressen erlaubt nur die anschließend ausgewählten Firmenadressen.

Private Personenadressen und Adressen anderer Unternehmen können in einem Firmenwarenkorb nicht als Lieferadresse verwendet werden.

5. Persönliches Benutzerkonto einrichten

Eine CRM-Person ist noch kein Benutzerkonto. Öffnen Sie deshalb unter CRM > Kontakte > Personen die Person und wählen Sie Nutzer einladen.

Prüfen Sie E-Mail-Adresse und Anzeigename.
Wählen Sie das vorgesehene Anmeldeverfahren.
Vergeben Sie eine möglichst kleine Mandantenrolle und nur die benötigten Zugriffsgruppen. Diese IAM-Angaben steuern den Zugang zum Arbeitsbereich, nicht die Firmenrolle im Onlineshop.
Erstellen Sie die Einladung und übermitteln Sie das Einladungstoken nur über den vorgesehenen sicheren Kanal.
Der Mitarbeiter öffnet Einladung einlösen und schließt die Einrichtung seines persönlichen Benutzerkontos ab.

Hat der Empfänger noch kein Benutzerkonto, entsteht beim Einlösen ein neues. Besteht bereits ein Konto für diese E-Mail-Adresse, bestätigt der Empfänger den Vorgang mit diesem Konto; Workspace legt keine zweite Identity an. Im Zielmandanten entstehen Mitgliedschaft und Profil, und die ausgewählte Mandantenrolle sowie die Zugriffsgruppen werden wirksam. Die bestehende Anstellung am Unternehmen bleibt davon unberührt.

Beispiel: Anna verwendet anna@example.de als Benutzerkonto. Im Mandanten Vertrieb besitzt sie eine Mitgliedschaft mit der dort benötigten Mandantenrolle. Der Personendatensatz enthält ihre fachlichen Kontaktdaten; die Anstellung verbindet diese Person mit der Beispiel GmbH und trägt ihre Firmenrolle für den Onlineshop. Dasselbe Benutzerkonto kann zusätzlich eine eigene Mitgliedschaft und eine andere Mandantenrolle im Mandanten Service besitzen.

Weitere Einzelheiten zu Einladung, Mitgliedschaft und Anmeldung stehen in IAM und Authentifizierung. Für die Prüfung von Mandantenrollen und Zugriffsgruppen verwenden Sie Quickstart: Benutzer und Rechte prüfen.

6. Zugang und Preise gemeinsam testen

Testen Sie die Einrichtung mit einem dafür vorgesehenen Benutzerkonto:

Melden Sie sich am Onlineshop an.
Prüfen Sie, ob das Unternehmen in der Firmenauswahl erscheint.
Wählen Sie das Unternehmen als aktiven Firmenkontext.
Öffnen Sie ein repräsentatives Produkt und prüfen Sie den angezeigten Firmenpreis.
Legen Sie das Produkt in den Warenkorb.
Prüfen Sie Rechnungsadresse, erlaubte Lieferadressen, Zahlungsart, Steuern und Checkout-Fähigkeit.
Platzieren Sie nur dann eine Testbestellung, wenn Ihr Test- und Auftragsprozess dies vorsieht. Andernfalls brechen Sie vor der verbindlichen Bestellung ab.

Nach einem Firmenwechsel werden Preise, Warenkorb und Checkout neu bewertet. Ein Preis im zuvor gewählten Firmenkontext ist deshalb kein Beleg für den Preis eines anderen Unternehmens.

Ein Benutzerkonto für mehrere Unternehmen

Ein Benutzerkonto kann über mehrere aktive Anstellungen mehreren Unternehmen zugeordnet sein. Jede Anstellung besitzt ihre eigene Firmenrolle und ihren eigenen Lieferadressumfang. Die Person kann daher beispielsweise für ein Unternehmen Betrachter und für ein anderes Einkäufer sein.

Im Onlineshop ist jeweils nur ein Firmenkontext aktiv. Der Benutzer wählt vor dem Einkauf das gewünschte Unternehmen. Der Server prüft die aktive Anstellung bei jedem relevanten Aufruf erneut; eine abgelaufene oder auf Keine Rolle gesetzte Anstellung erscheint nicht mehr als Firmenzugang.

Ein Benutzerkonto mit aktivem Firmenzugang ist für den geschäftlichen Einkauf bestimmt. Privater Einkauf erfordert ein getrenntes Benutzerkonto ohne aktiven Firmenzugang, damit Firmenkonditionen und private Lieferadressen nicht vermischt werden.

Was dieser Ablauf nicht freigibt

Die Firmenrolle Einkäufer oder Administrator erlaubt den Einkauf im Firmenkontext. Sie richtet keinen Vorgesetzten-Workflow, kein Einkaufsbudget, keine Kostenstellengrenze und kein Vier-Augen-Prinzip ein. Auch das interne Freigeben oder Bestätigen einer Bestellung in Workspace ist ein eigener kaufmännischer Prozess.

Eine eingehende Firmenzugangsanfrage schaltet ebenfalls nichts automatisch frei. Prüfen Sie solche Anfragen zuerst mit Firmenzugangsanfragen prüfen.

Häufige Probleme

Problem	Prüfung
Das Unternehmen erscheint nach der Anmeldung nicht.	Prüfen Sie, ob Benutzerkonto und CRM-Person verbunden sind, die richtige Anstellung aktiv ist und deren Rolle nicht `Keine Rolle` lautet.
Das Unternehmen erscheint, kann aber nicht zum Einkauf gewählt werden.	`Betrachter` darf lesen, aber nicht bestellen. Vergeben Sie nur bei fachlicher Freigabe `Einkäufer` oder `Administrator`.
Der falsche Preis wird angezeigt.	Prüfen Sie aktiven Firmenkontext, Kundengruppe des Unternehmens, mögliche Account- oder Standortabweichungen, Preisliste sowie den gültigen Preis der Produktvariante.
Ein Produkt hat keinen Firmenpreis.	Prüfen Sie, ob für die konkrete Variante in der zugeordneten Preisliste ein aktiver Preis in der richtigen Währung vorhanden ist.
Eine Lieferadresse fehlt.	Prüfen Sie, ob die Adresse am Unternehmen liegt und ob die Anstellung `Alle Adressen` oder genau diese `Ausgewählte Adresse` erlaubt.
Die Einladung lässt sich nicht einlösen.	Prüfen Sie E-Mail-Adresse, Gültigkeit und bereits vorhandene Mitgliedschaft. Folgen Sie danach dem IAM-Ablauf für Einladungen.
Ein Benutzer sieht unerwartet mehrere Unternehmen.	Prüfen Sie alle aktiven Anstellungen der verknüpften Person und deren Firmenrollen einzeln.

Erfolg erkennen

Die Einrichtung ist vollständig, wenn:

jeder Mitarbeiter ein eigenes Benutzerkonto verwendet,
Benutzerkonto, CRM-Person und aktive Anstellung zusammenpassen,
die Firmenrolle der tatsächlichen Aufgabe entspricht,
das Unternehmen die richtige Kundengruppe und diese die richtige Preisliste verwendet,
nur erlaubte Firmenadressen auswählbar sind,
Firmenauswahl, Produktpreis, Warenkorb und Checkout im Test zusammenpassen.

Nächste Schritte

Pflegen Sie Unternehmen, Personen und Anstellungen mit Kundendaten und Kontakte pflegen.
Ordnen Sie Bestellungen und kaufmännische Folgeprozesse mit Einkauf und Verkauf im Überblick ein.
Prüfen Sie Benutzerkonten, Mandantenrollen und Zugriffsgruppen mit Quickstart: Benutzer und Rechte prüfen.
Vertiefen Sie Benutzerkonto, Mitgliedschaft, Profil und Mandant mit Mandanten, Benutzerkonten und Systemsicht.
Verwalten Benutzer ihre eigenen Mandantenmitgliedschaften, hilft Mandanten im Profil verwalten.
Implementieren oder prüfen Sie die Storefront-Firmenauswahl mit Login, Gastkauf und B2B.