Erklärungseingänge bearbeiten
In Workspace lesen Sie eingegangene Erklärungen im Original und bearbeiten den Vorgang getrennt von seiner E-Mail-Bestätigung. Diese Anleitung richtet sich an Mitarbeiter mit den jeweiligen Lese-, Bearbeitungs- und Bestätigungsrechten.
Original und Bearbeitungsstand prüfen
Öffnen Sie im Handelsbereich „Erklärungen“ und wählen Sie einen Eingang. Prüfen Sie den zuständigen Verkäufer und die Eingangsreferenz. Der Bereich „Eingang und Original“ zeigt die übermittelten Angaben, den Erklärungstext und gegebenenfalls die benannten Vertragsteile.
Auch eine unbekannte Vertragsreferenz bleibt ein gültiger Eingang zur Prüfung. Die Annahme bestätigt keinen Anspruch. Kundenangaben ersetzen weder geprüfte Vertragsdaten noch eine Berechtigung zur Vertretung eines Unternehmens.
Wählen Sie bei Bedarf „Bearbeitung ändern“, setzen Sie den passenden Bearbeitungsstand und geben Sie die erforderliche Begründung an. „Abgeschlossen“ oder „Abgelehnt“ beschreibt die Bearbeitung; der gespeicherte Originaltext bleibt unverändert. Die Aktion löst keine Erstattung aus.
Bestätigung getrennt verfolgen
Prüfen Sie „Bestätigung“ und „Bestätigungsverlauf“ unter „Verlauf“. Der Bearbeitungsstand allein sagt nichts über den Versand aus.
| Anzeige | Bedeutung und nächster Schritt |
|---|---|
| Ausstehend / Wird vorbereitet | Die Bestätigung wartet auf Verarbeitung oder wird vorbereitet. |
| Inhalt fehlt oder ist ungültig | Prüfen Sie die benötigten Texte und die Bestätigungskonfiguration. |
| Versandvorgaben blockieren die Verarbeitung | Prüfen Sie die freigegebenen Versandvorgaben und den Mailbetrieb. |
| An die Mailverarbeitung übergeben | Der Versandauftrag wurde übergeben; die Zustellung ist damit nicht bestätigt. |
| Im Testausgang erfasst / Versand unterdrückt | Dieser Versuch ist kein Beleg für eine versandte Kundenbestätigung. |
| Vorbereitung fehlgeschlagen | Nach fünf technischen Fehlern sind die Versuche beendet. Eine erneute Prüfung nimmt diesen Zustand nicht wieder auf. |
Ein Mailproblem entfernt den Eingang nicht. Lesen und bearbeiten Sie das Original weiter, während Sie die Bestätigungsblockade klären.
Blockierte Bestätigung erneut prüfen
Diese Schritte gelten nur bei „Inhalt fehlt oder ist ungültig“ und „Versandvorgaben blockieren die Verarbeitung“. Prüfen Sie zuerst die Ursache. Wenn die Konfiguration fehlt oder geändert werden muss, wählen Sie mit entsprechender Berechtigung „Konfiguration prüfen“. Prüfen Sie Benachrichtigungs- und Absenderprofil. „Geprüfte Konfiguration binden“ übernimmt die geprüfte Auswahl für die noch nicht festgeschriebene Bestätigung, startet aber keinen Versuch.
Nach Klärung dieser Blockade verwenden Sie „Bestätigung erneut prüfen lassen“. Ein angenommener Prüfauftrag bestätigt noch keinen Versand. Prüfen Sie danach den Bestätigungsstatus und den Verlauf. Sind Angaben zwischenzeitlich geändert worden, laden Sie den Eingang neu und prüfen Sie die aktuelle Auswahl.
Bearbeitung und Verlauf sind geschützt. Geben Sie vertrauliche Belege nur an berechtigte Empfänger weiter. Eine fehlende Aufbewahrungsfreigabe erlaubt keine Löschung; bestehende Löschsperren bleiben maßgeblich.
Zum Kundenablauf: Widerrufserklärung abgeben. Zum Mailbetrieb: Mail und Benachrichtigungen.