Eigene Organisation und Standorte pflegen

Pflegen Sie unter System > Organisation & Standorte > Organisationen die eigene Organisation, hierarchische Standorte, Adressen, operative Funktionen und zugehörige Kontakte. Die Übersicht zeigt gespeicherte Beziehungen; im Standort-Tab bearbeiten Sie die einzelnen Standorte.

Am Ende entspricht der Graph Ihrer Organisationsstruktur und jeder Standort ist mit Adresse, Funktion und Ansprechpartner nachvollziehbar erfasst.

Struktur richtig einordnen

Der Mandant ist der abgegrenzte Workspace für Benutzer, Berechtigungen und Geschäftsdaten. Eine Organisation beschreibt dagegen die eigene rechtliche oder organisatorische Struktur innerhalb dieses Mandanten. Beide dürfen gleich heißen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Wenn OM Shop nur eine Shopmarke ist, verwenden Sie als Organisation stattdessen die Firma oder organisatorische Einheit, die den Standort tatsächlich betreibt.

Verwenden Sie diese Struktur nicht für Kunden- oder Lieferantenadressen. Diese gehören zu den jeweiligen CRM-Unternehmen. Staff Teams unter Personal > Teams beschreiben eine Personalstruktur, ersetzen aber keine Organisation oder Standortfunktion. Weitere Hinweise finden Sie unter Teams im Personalbereich.

Organisation und Standorte anlegen

1. Öffnen Sie System > Organisation & Standorte > Organisationen und legen Sie die oberste Organisation an. Tragen Sie hier Ihre eigene Firma oder organisatorische Einheit ein. Im Beispiel heißt sie OM Shop; eine bloße Shopmarke verwenden Sie nur, wenn sie zugleich die abgebildete Einheit ist.
2. Legen Sie weitere Organisationen mit der passenden Parent-Organisation an, wenn Sie rechtlich oder organisatorisch getrennte Einheiten abbilden.
3. Öffnen Sie eine Organisation und wechseln Sie zu Standorte.
4. Legen Sie den Hauptstandort mit Code, Name, Aktivstatus, Zeitzone und vollständiger Adresse an. Ein möglicher Code ist MARL-01, der Name dazu OM Shop Marl. Der Code ist ein technischer, stabiler Kurzbezeichner; er ist erforderlich, darf höchstens 50 Zeichen lang sein, wird in Großbuchstaben gespeichert und muss innerhalb der Organisation eindeutig sein. Der Name ist die verständliche Bezeichnung in Auswahllisten. Nutzen Sie bei mehreren Standorten derselben Stadt zusätzlich Straße oder Funktion im Namen; die vollständige Anschrift gehört weiterhin in die Adressfelder.
5. Legen Sie Bereiche wie Büro, Halle oder Rampe als untergeordnete Standorte nur an, wenn sie eigene Standortdaten, Funktionen, Kontakte oder Anweisungen benötigen. Ein Lagerraum ohne solche Unterschiede bleibt Teil des Hauptstandorts und wird später als Lagerbereich oder Lagerplatz strukturiert.
6. Fügen Sie am passenden Standort die benötigten Funktionen hinzu.
7. Ordnen Sie jeder Funktion nur die tatsächlich zuständigen Mitarbeiter, Gruppen oder externen Kontakte zu.

Für Lagerprozesse verbinden Sie anschließend eine Betriebsstätte mit einem aktiven Organisationsstandort. Die weitere Reihenfolge beschreibt Lager und Bestände im Überblick.

Im Beispiel ergibt sich damit folgende Kette:

1. Organisation OM Shop
2. Organisationsstandort OM Shop Marl mit Code MARL-01
3. Betriebsstätte OM Shop Marl
4. Lager Laden und Lager Marl
5. Lagerbereiche für die tatsächliche räumliche Aufteilung
6. konkrete Lagerplätze für die Orte, an denen Ware liegt

Die Betriebsstätte bindet Lagerprozesse an den aktiven Organisationsstandort. Lagerbereiche und Lagerplätze strukturieren dagegen das Lager selbst. Legen Sie deshalb nicht für jedes Regal oder Fach einen untergeordneten Organisationsstandort an. Ladungsträger und Versanddienstleister pflegen Sie erst, wenn der tatsächliche Lager- oder Versandprozess sie benötigt.

Beziehungen in der Übersicht prüfen

Öffnen Sie die Organisation und wählen Sie Übersicht. Der Graph zeigt den ausgewählten Organisationskontext mit Eltern- und Kindorganisationen, Standorten, Standortfunktionen und expliziten Kontakten. Die Adresse eines Standorts erscheint im Detailbereich.

Bewegen Sie den Zeiger über einen Knoten oder fokussieren Sie ihn mit der Tastatur, um alle verfügbaren Details zu sehen. Ein Klick öffnet den verknüpften Datensatz oder die passende Arbeitsfläche. Ziehen Sie Knoten und Kantenkurven an die gewünschte Position. Workspace merkt sich die Anordnung lokal für diesen Datensatz. Die Symbolleiste oben rechts ordnet den Graphen automatisch an, vergrößert oder verkleinert ihn und passt die Ansicht ein. Auf freier Fläche verschieben Sie die gesamte Ansicht.

Der Graph zeigt ausschließlich gespeicherte Beziehungen. Er ergänzt keine Geschwisterorganisationen, Mitarbeiter, Teams oder Kontakte durch Annahmen. Eine Gruppe an einer Standortfunktion ist deshalb nicht automatisch ein Staff Team, und ein Beschäftigungsbezug zu einem CRM-Unternehmen erzeugt keine Zuordnung zur eigenen Organisation.

Ergebnis prüfen

Die Pflege ist abgeschlossen, wenn:

• die Organisation und ihre erwarteten Eltern- oder Kindorganisationen im Graphen erscheinen,
• jeder Standort unter der richtigen Organisation oder dem richtigen Parent-Standort liegt,
• die Standortadresse im Detailbereich vollständig ist,
• Funktionen am richtigen Standort hängen und
• nur ausdrücklich gepflegte Ansprechpartner angezeigt werden.

Fehlt eine Beziehung, wechseln Sie zu Standorte und prüfen Sie dort den Parent-Standort, die Funktion und deren Kontakte. Legen Sie keine Ersatzkante durch eine ähnlich benannte Gruppe oder Person an.