Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe verstehen

Workspace erzeugt kaufmännische Dokumente zuerst als HTML und erstellt daraus bei Bedarf ein PDF. Das betrifft zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Retouren, Picklisten und Einkaufsbestellungen.

Für Benutzer zählt am Ende das sichtbare Dokument: Stimmen Empfänger, Datum, Positionen, Beträge, Seitenumbrüche und Anhänge? Diese Seite erklärt, warum Vorschau und finale PDF-Ausgabe wichtig sind und wie Sie typische Layoutprobleme einordnen.

Was Workspace beim Dokument erstellt

Ein Dokument entsteht aus vier Bausteinen:

Baustein	Bedeutung
Vorgangsdaten	Bestellung, Angebot, Rechnung oder Sendung liefern Empfänger, Positionen, Beträge und Status.
Dokumentenprofil	Das Profil bestimmt unter anderem Absender, Sprache, Branding und rechtlichen Kontext.
Dokumentvorlage	Die Vorlage legt fest, wie Kopf, Tabelle, Summen, Fußbereich und Hinweise aussehen.
Rendering	Workspace berechnet Seiten, erzeugt HTML und erstellt daraus ein PDF.

Öffnen Sie Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentvorlagen, wenn Sie prüfen möchten, welche Vorlage für einen Dokumenttyp und eine Sprache aktiv ist. Öffnen Sie Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentenprofile, wenn Sie Absender, Sprache oder Branding prüfen möchten.

Warum Seitenhöhe wichtig ist

Ein A4-PDF hat nur begrenzt Platz. Lange Positionsnamen, mehrzeilige Beschreibungen, Frachttexte, Rabattbegründungen, Logos, Fußzeilen oder zusätzliche Hinweise können eine Seite höher machen als erwartet.

Workspace misst deshalb viele Dokumente am echten gerenderten HTML. Der Ablauf ist vereinfacht:

Workspace rendert eine interne Messfassung des Dokuments.
Ein Browser misst, wie hoch Positionen, Kopf, Summenblock und Fußbereich wirklich sind.
Workspace verteilt die Positionen auf Seiten.
Workspace rendert das finale HTML ohne interne Messmarkierungen.
Workspace erstellt daraus das PDF.

Diese Messung hilft, dass Positionslisten nicht in Summenblöcke, Fußzeilen oder den Seitenrand laufen.

Welche Dokumente automatisch gemessen werden

Workspace nutzt automatische Höhenmessung für die wichtigsten positionsbasierten Dokumente, wenn keine festen Positionsgrenzen gesetzt sind:

Dokument	Was gemessen wird
Angebot	Positionen, Kopf, Zwischensummen, Summenblock, Hinweise und Fußbereich.
Rechnung und Gutschrift	Positionen, Übertrag, Zwischensumme, Summenblock und Fußbereich.
Auftragsbestätigung	Positionen, Abschlussblöcke und Fußbereich.
Lieferschein	Positionen, Positionsübertrag und Fußbereich.
Retoure	Positionen, Abschlussblöcke und Fußbereich.
Pickliste	Pickpositionen und Seitenabschluss.
Einkaufsbestellung	Positionen und Abschlussseite; Workspace prüft zusätzlich, ob die finale PDF-Seite wirklich passt.

Wenn eine Vorlage feste Werte wie items_per_page_first oder items_per_page_follow nutzt, gelten diese Werte als harte Grenze. Dann verwendet Workspace für diesen Lauf nicht den automatischen Zuschnitt.

Vorschau und finales PDF unterscheiden

Die Vorschau hilft beim Prüfen. Das finale PDF ist der relevante Beleg für den Versand, Download und die Ablage.

Prüfen Sie nach Änderungen an Vorlagen immer beides:

Öffnen Sie eine Vorschau mit einem Vorgang, der mehrere Seiten erzeugt.
Erzeugen Sie ein finales Testdokument in einem sicheren Testvorgang.
Öffnen Sie das PDF.
Prüfen Sie Seitenanzahl, Umbrüche, Positionen, Summen, Logo und Fußbereich.

Verlassen Sie sich nicht nur auf eine einseitige Vorschau. Layoutfehler zeigen sich oft erst bei langen Positionen oder auf der letzten Seite.

Dokumentvorlagen sicher ändern

Ändern Sie Vorlagen vorsichtig, wenn sie Positionslisten enthalten.

Beachten Sie diese Regeln:

Nutzen Sie die vorhandene Positionsliste der Vorlage statt eine eigene freie Tabelle zu bauen.
Lassen Sie Kopfbereiche auf Folgeseiten kompakt.
Setzen Sie keine großen Zusatzblöcke direkt vor den Fußbereich, ohne danach ein mehrseitiges PDF zu prüfen.
Entfernen Sie keine technischen Platzhalter oder Messbereiche aus einer bestehenden Vorlage, wenn Sie den automatischen Seitenzuschnitt behalten möchten.
Verwenden Sie feste Positionsgrenzen nur bewusst. Sie schalten den automatischen Zuschnitt für diesen Lauf aus.

Für einfache Textänderungen wie Footer, Begrüßung, Zahlungsinformationen oder rechtliche Hinweise reicht meist eine Vorschau plus PDF-Prüfung. Für strukturelle Änderungen an Tabellen, Kopf, Summen oder Fußbereich sollten Sie ein mehrseitiges Testdokument verwenden.

Lieferzeitraum in eigenen Vorlagen ausgeben

Die Standardvorlagen für Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein geben den Lieferzeitraum bereits aus. Ergänzen Sie ihn nur, wenn Sie eine eigene Dokumentvorlage pflegen oder die Darstellung ändern möchten.

Öffnen Sie das Dokumentvorlagen-Mapping und speichern Sie es. Erst danach lädt der Editor das zum Dokumenttyp passende Schema.
Suchen Sie im Schema-Panel oder in der Autovervollständigung nach DeliveryPromise.
Wählen Sie mindestens .DeliveryPromise.Window. Der Editor fügt den Platzhalter an der Cursorposition ein. Für die vollständige fachliche Angabe wählen Sie zusätzlich .DeliveryPromise.Label, .DeliveryPromise.KindLabel, .DeliveryPromise.ReferenceLabel und .DeliveryPromise.CommitmentLabel.
Geben Sie die Zeile nur aus, wenn .DeliveryPromise.Window einen Wert hat, und prüfen Sie Vorschau und finales PDF mit einem Angebot oder Auftrag, der einen Lieferzeitraum besitzt.

Der Vorlageneditor zeigt nur die Felder des aktiven Dokumenttyps an. Ein Angebot bevorzugt die Verkäuferplanung vor dem Kundenwunsch. In Auftragsbestätigung und Lieferschein hat die Verkäuferzusage Vorrang. Tippen Sie keine Platzhalter aus Beispielen ab, wenn der Editor sie nicht anbietet. Das Schema und die Vorschau sind maßgeblich.

Der Editor erklärt Gruppen, Feldinhalte, Funktionen und Datentypen in der gewählten Oberflächensprache. Der eigentliche Platzhalterpfad bleibt bewusst technisch und sprachunabhängig. Sie pflegen daher weiterhin .DeliveryPromise.Window in der Vorlage; die lokalisierte Beschreibung dient nur der Suche und Auswahl.

Platzhaltertexte für den Tenant anpassen

Mit den Berechtigungen zum Lesen und Verwalten von Dokumentvorlagen-Platzhaltertexten können Sie die sichtbaren Bezeichnungen an Ihre Fachsprache anpassen:

Öffnen und speichern Sie ein Dokumentvorlagen-Mapping.
Wechseln Sie im Vorlagen-Editor zum Bereich Template-Schema.
Wählen Sie unter Platzhaltertexte verwalten eine aktivierte Tenant-Sprache.
Suchen oder filtern Sie nach technischem Wert, Standardtext, Art oder Überschreibungsstatus.
Tragen Sie die tenantbezogene Überschreibung ein und speichern Sie sie.

Der Editor zeigt den unveränderlichen technischen Wert, den Produktstandard, eine vorhandene Tenant-Überschreibung und den effektiven Text getrennt. Die Überschreibung gilt tenantweit für denselben Katalogschlüssel, also auch in anderen Dokumentvorlagen-Mappings. Sie erzeugt keinen neuen Platzhalter und verändert den einzufügenden Template-Ausdruck nicht.

Wählen Sie Auf Standard zurücksetzen, um nur die Tenant-Überschreibung zu löschen. Workspace verwendet danach wieder den Produktstandard. Fehlt dieser für die gewählte Sprache, nutzt Workspace nacheinander die Basissprache, den englischen Produktstandard und zuletzt die technische Schema-Beschreibung.

Die Verwaltung benötigt die eigenständigen Berechtigungen document_template_placeholder_translations:list, :read, :create, :update beziehungsweise :delete. Die Berechtigung zum Ändern eines Dokumentvorlagen-Mappings erteilt diese tenantweite Textverwaltung nicht automatisch.

Typische Fehlerbilder

Beobachtung	Wahrscheinliche Ursache	Prüfung
Das PDF hat mehr Seiten als die sichtbare Seitenzählung.	Vorlage und Messbereich passen nicht mehr zusammen.	Prüfen Sie, ob die Vorlage stark verändert wurde und ob ein mehrseitiges PDF betroffen ist.
Summen oder Fußbereich liegen zu nah am Seitenrand.	Die letzte Seite enthält mehr Inhalt als die Vorlage einplant.	Prüfen Sie lange Positionen, Hinweise, Frachttexte und Fußzeilen.
Auf Folgeseiten bleibt viel freier Platz.	Feste Positionsgrenzen oder konservative Layoutwerte begrenzen die Seite.	Prüfen Sie `items_per_page_first` und `items_per_page_follow` in Vorlage oder Konfiguration.
Logo oder Bild fehlt nur im PDF.	Die Bildquelle ist für den PDF-Renderer nicht erreichbar.	Verwenden Sie hinterlegte Branding-Assets statt externe Bildlinks.
Vorschau sieht richtig aus, finaler Versand aber nicht.	Vorschau und finaler Lauf verwenden unterschiedliche Sprache, Vorlage, Profil oder Vorgangsdaten.	Prüfen Sie aktives Mapping, Sprache, Dokumentenprofil und finalen Vorgang.

Was Sie bei Problemen tun

Prüfen Sie zuerst das aktive Dokumentvorlagen-Mapping für Dokumenttyp und Sprache.
Prüfen Sie das Dokumentenprofil für Absender, Sprache und Branding.
Rendern Sie eine Vorschau mit einem mehrseitigen Vorgang.
Erzeugen Sie ein finales Test-PDF.
Vergleichen Sie Vorschau und PDF.
Prüfen Sie Versandprotokolle, wenn das PDF richtig ist, aber nicht beim Empfänger ankommt.

Nächste Schritte

Prüfen Sie Dokumentversand, Storage und Freigaben mit Dokumente und Storage.
Konfigurieren Sie Belegpositionstexte mit Beleg-Positionstexte konfigurieren.
Bearbeiten Sie blockierte Auftragsbestätigungen mit Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.
Prüfen Sie Mail- und Benachrichtigungskonfiguration mit Mail und Benachrichtigungen, wenn Dokumente nicht beim Empfänger ankommen.