Dokumente und Storage

Workspace trennt fachliche Dokumentkonfiguration von technischer Dateiablage. Nutzen Sie Dokumentseiten für Vorlagen und Versandinformationen. Nutzen Sie System > Betrieb > Storage-Verwaltung für Stores, Dateien, Metadaten und Freigaben.

Dokumentvorlagen verwalten

Öffnen Sie Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentvorlagen, um Dokumenttypen mit Vorlagen zu verbinden.

Die Oberfläche kennt unter anderem Vorlagenzuordnungen für:

Rechnung
Versanddokument
Retoure
Pickliste
Angebot
Gutschrift
Rechnungsstorno

Prüfen Sie nach Änderungen, ob der fachliche Prozess die erwartete Vorlage verwendet.

Wenn Sie Layout, Seitenumbrüche oder PDF-Ausgabe prüfen möchten, nutzen Sie die Anleitung Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Für Auftragsbestätigungen prüft die Bestell-Readiness, ob ein Dokumentenprofil, eine aktive Vorlagenzuordnung für die Bestellsprache und ladbarer Vorlageninhalt vorhanden sind. Die Nutzerführung im Bestell-Detail ist in Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen beschrieben.

Für Einkaufsbestellungen prüft Workspace dieselben Grundlagen bereits vor dem Übergang in den Bestellstatus. Der Readiness-Hinweis im Detail führt Sie je nach Blocker direkt zu Commerce-Profilen, Dokumentenprofilen oder Dokumentvorlagen. Ergänzen Sie dort die Standardsprache, Absenderdaten und eine aktive Vorlage für die Lieferantensprache. Öffnen Sie danach die Einkaufsbestellung erneut. Der Hinweis verschwindet, sobald Workspace das Bestelldokument reproduzierbar erzeugen kann.

Dokumentenprofile und Versandprotokolle

Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentenprofile bündelt Profile für die Dokumenterstellung.

Handel > Dokumente > Versandprotokolle zeigt Versandereignisse. Nutzen Sie diese Sicht, wenn Sie nachvollziehen möchten, ob ein Dokumentversand stattgefunden hat oder geprüft werden muss.

Storage-Stores anlegen

Öffnen Sie System > Betrieb > Storage-Verwaltung.

Ein Store bündelt Dateien nach Speicherart und fachlicher Nutzung. Beim Anlegen wählen Sie unter anderem Slug und Typ. Die sichtbaren Store-Typen umfassen file, s3 und memory.

Verwenden Sie Tags, um Stores und Dateien später leichter zu finden.

Stores für generierte Commerce-Dokumente konfigurieren

Generierte Commerce-Dokumente nutzen fachliche Storage-Kontexte. Legen Sie für getrennte Ablagen eigene Stores an und setzen Sie die passenden Konfigurationswerte global oder tenantbezogen.

Dokumentbereich	Konfigurationswert
Angebote	`storage.context.quotes.store_id`
Rechnungen, Gutschriften und Rechnungsstornos	`storage.context.invoice.store_id`
Versanddokumente	`storage.context.shipment.store_id`
Picklisten	`storage.context.picklist.store_id`
Auftragsbestätigungen	`storage.context.order_confirmations.store_id`
Retouren	`storage.context.rma.store_id`
Bestelldokumente	`storage.context.purchase_orders.store_id`

Wenn ein Kontextwert leer ist, verwendet Workspace den generischen storage.default.store_id. Nutzen Sie diesen Default nur als gemeinsame Rückfallablage, nicht als Ersatz für fachlich getrennte Dokument-Stores.

Dateien verwalten

In einem Store sehen Sie die Dateienliste. Sie können Dateien hochladen, Details öffnen und Metadaten pflegen, wenn Ihre Berechtigung das erlaubt.

Die Dateidetailansicht zeigt unter anderem:

Dateiname
Medientyp
Größe
Hash
Store
fachlichen Kontext
Tags
Erstell- und Änderungszeit

Für viele Dateitypen zeigt die Oberfläche eine Vorschau oder strukturierte Metadaten.

Wissensmanagement-Dateien konfigurieren

Wissensmanagement > Dateien nutzt die Standard-Dateiliste und liest den Store aus storage.context.knowledge-files.store_id.

Legen Sie unter System > Betrieb > Storage-Verwaltung einen Store für allgemeine Wissensmanagement-Dateien an.
Setzen Sie storage.context.knowledge-files.store_id global oder tenantbezogen auf die Store-ID.
Prüfen Sie, ob Nutzerinnen und Nutzer den Scope knowledge_files:list und die passenden Storage-Objekt-Rechte besitzen.
Laden Sie allgemeine Dateien über Wissensmanagement > Dateien hoch.

Wenn Sie Wiki-Inhalte als Storage-Objekte speichern wollen, konfigurieren Sie zusätzlich storage.context.wikis.store_id. Wiki-Revisionen bleiben fachlich eigenständig; der Store dient nur als Ablage für referenzierte Inhalte.

Umstellung nach dem Wissensmanagement-Schnitt

Der Schnitt verschiebt Wikis, Whiteboards und allgemeine Dateien in den Bereich Wissensmanagement. Der Server führt keine automatische Rechte- oder Datenmigration aus.

Administratoren stellen bestehende Rollen manuell um:

Ersetzen Sie Wiki-Scopes wie internal_wikis:* und internal_wiki_pages:* durch wikis:* und wiki_pages:*.
Ersetzen Sie Whiteboard-Scopes wie canvases:* und canvas_blocks:* durch knowledge_whiteboards:* und knowledge_whiteboard_blocks:*.
Vergeben Sie für die allgemeine Dateiliste mindestens knowledge_files:list.
Prüfen Sie danach die Rollen in einem Testbenutzer, bevor Sie die alten Scopes aus Rollen entfernen.

Bestehende Whiteboard-Tabellen und Storage-Kontexte bleiben technisch unter canvases erhalten. Nur Navigation und API-Berechtigungen verwenden den neuen Wissensmanagement-Vertrag.

Prüfen Sie Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe mit Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.
Konfigurieren Sie Belegpositionstexte mit Beleg-Positionstexte konfigurieren.
Prüfen Sie Mail- und Benachrichtigungskonfiguration mit Mail und Benachrichtigungen.
Bearbeiten Sie blockierte Auftragsbestätigungen mit Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.