Dokumente und Storage

Workspace trennt fachliche Dokumentkonfiguration von technischer Dateiablage. Nutzen Sie Dokumentseiten für Vorlagen und Versandinformationen. Nutzen Sie System > Betrieb > Storage-Verwaltung für Stores, Dateien, Metadaten und Freigaben.

Dokumentvorlagen verwalten

Öffnen Sie Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentvorlagen, um Dokumenttypen mit Vorlagen zu verbinden.

Die Oberfläche kennt unter anderem Vorlagenzuordnungen für:

  • Rechnung
  • Versanddokument
  • Retoure
  • Pickliste
  • Angebot
  • Gutschrift
  • Rechnungsstorno

Prüfen Sie nach Änderungen, ob der fachliche Prozess die erwartete Vorlage verwendet.

Wenn Sie Layout, Seitenumbrüche oder PDF-Ausgabe prüfen möchten, nutzen Sie die Anleitung Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Für Auftragsbestätigungen prüft die Bestell-Readiness, ob ein Dokumentenprofil, eine aktive Vorlagenzuordnung für die Bestellsprache und ladbarer Vorlageninhalt vorhanden sind. Die Nutzerführung im Bestell-Detail ist in Bestellungen vor der Auftragsbestätigung prüfen beschrieben.

Für Einkaufsbestellungen prüft Workspace dieselben Grundlagen bereits vor dem Übergang in den Bestellstatus. Der Readiness-Hinweis im Detail führt Sie je nach Blocker direkt zu Commerce-Profilen, Dokumentenprofilen oder Dokumentvorlagen. Ergänzen Sie dort die Standardsprache, Absenderdaten und eine aktive Vorlage für die Lieferantensprache. Öffnen Sie danach die Einkaufsbestellung erneut. Der Hinweis verschwindet, sobald Workspace das Bestelldokument reproduzierbar erzeugen kann.

Dokumentenprofile und Versandprotokolle

Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentenprofile bündelt Profile für die Dokumenterstellung.

Handel > Dokumente > Versandprotokolle zeigt Versandereignisse. Nutzen Sie diese Sicht, wenn Sie nachvollziehen möchten, ob ein Dokumentversand stattgefunden hat oder geprüft werden muss.

Storage-Stores anlegen

Öffnen Sie System > Betrieb > Storage-Verwaltung.

Ein Store bündelt Dateien nach fachlicher Nutzung. Beim Anlegen geben Sie einen Namen ein. Workspace leitet den Slug daraus ab und legt den Store als Dateisystem-Store an.

Verwenden Sie Tags, um Stores und Dateien später leichter zu finden.

Ein konfiguriertes Dateisystemverzeichnis stellt zunächst nur den technischen Speicher bereit. Damit Workspace dort Produktdateien ablegen kann, muss im betroffenen Mandanten zusätzlich ein Store vorhanden und für den passenden fachlichen Kontext wirksam sein. Ein Store aus einem anderen Mandanten wird nicht als Rückfall verwendet.

Store für Produktdateien bereitstellen

Produktbilder und Produktdokumente werden im Kontext der jeweiligen Produktvariante hochgeladen. Richten Sie den Store deshalb in dem Mandanten ein, in dem auch die Varianten gepflegt werden.

  1. Wechseln Sie in den betroffenen Mandanten.
  2. Öffnen Sie System > Betrieb > Storage-Verwaltung und legen Sie einen Store an.
  3. Prüfen Sie den Mandantenstandard. Gibt es noch keinen, trägt Workspace den ersten erfolgreich angelegten Mandanten-Store als storage.default.store_id ein.
  4. Setzen Sie storage.context.product-variants.store_id nur, wenn Produktvarianten bewusst einen anderen Store als den Mandantenstandard verwenden sollen.
  5. Öffnen Sie im Store den Tab Berechtigungen und geben Sie den Store für die Personen oder Gruppen frei, die Produktdateien pflegen.
  6. Prüfen Sie den Zugriff mit einer betroffenen Person, bevor Sie den Store für die redaktionelle Arbeit freigeben.

Die Store-Rollen haben unterschiedliche Aufgaben:

RolleVerwendung
Leservorhandene Dateien im Store lesen und auswählen
BearbeiterDateien lesen, hochladen und bearbeiten
VerantwortlichStore verwalten und weitere Freigaben erteilen

Für den Upload von Produktdateien benötigen Produktpflegende in der Regel die Rolle Bearbeiter. Zusätzlich müssen die Storage-Objekt-Rechte der verwendeten Rolle den Upload und die spätere Auswahl erlauben.

Store-Berechtigungen und automatische Objektfreigaben lösen verschiedene Aufgaben. Eine Store-Berechtigung erlaubt den Zugriff auf den Container. Die automatische Objektfreigabe unter Einstellungen vergibt Gruppenrechte an neu angelegten Dateien. Sie wählt keinen Store aus und erzeugt kein Produktmedium. Vergeben Sie Lese-, Schreib- oder Löschrechte dort nur für Gruppen, die diese Rechte an neu hochgeladenen Dateien tatsächlich benötigen.

Der vollständige Arbeitsablauf für Produktpflegende ist in Produktinhalte pflegen beschrieben.

Stores für generierte Commerce-Dokumente konfigurieren

Generierte Commerce-Dokumente nutzen fachliche Storage-Kontexte. Legen Sie für getrennte Ablagen eigene Stores an und setzen Sie die passenden Konfigurationswerte global oder tenantbezogen.

DokumentbereichKonfigurationswert
Angebotestorage.context.quotes.store_id
Rechnungen, Gutschriften und Rechnungsstornosstorage.context.invoice.store_id
Versanddokumentestorage.context.shipment.store_id
Picklistenstorage.context.picklist.store_id
Auftragsbestätigungenstorage.context.order_confirmations.store_id
Retourenstorage.context.rma.store_id
Bestelldokumentestorage.context.purchase_orders.store_id

Wenn ein Kontextwert leer ist, verwendet Workspace den generischen storage.default.store_id. Nutzen Sie diesen Default nur als gemeinsame Rückfallablage, nicht als Ersatz für fachlich getrennte Dokument-Stores.

Dateien verwalten

In einem Store sehen Sie die Dateienliste. Sie können Dateien hochladen, Details öffnen und Metadaten pflegen, wenn Ihre Berechtigung das erlaubt.

Die Dateidetailansicht zeigt unter anderem:

  • Dateiname
  • Medientyp
  • Größe
  • Hash
  • Store
  • fachlichen Kontext
  • Tags
  • Erstell- und Änderungszeit

Für viele Dateitypen zeigt die Oberfläche eine Vorschau oder strukturierte Metadaten.

Mit dem Upload allein werden Dateien für Produktvarianten noch nicht zu Produktmedien. Erst die anschließende Zuordnung als Product Asset verbindet das Storage-Objekt mit der Variante. Die Anleitung Medien und Dateien mit nucli einer Produktvariante zuordnen führt mit nucli durch Medienzweck, redaktionelle Freigabe und optionale öffentliche Auslieferung.

Wissensmanagement-Dateien konfigurieren

Wissensmanagement > Dateien nutzt die Standard-Dateiliste und liest den Store aus storage.context.knowledge-files.store_id.

  1. Legen Sie unter System > Betrieb > Storage-Verwaltung einen Store für allgemeine Wissensmanagement-Dateien an.
  2. Setzen Sie storage.context.knowledge-files.store_id global oder tenantbezogen auf die Store-ID.
  3. Prüfen Sie, ob Nutzerinnen und Nutzer den Scope knowledge_files:list und die passenden Storage-Objekt-Rechte besitzen.
  4. Laden Sie allgemeine Dateien über Wissensmanagement > Dateien hoch.

Wenn Sie Wiki-Inhalte als Storage-Objekte speichern wollen, konfigurieren Sie zusätzlich storage.context.wikis.store_id. Wiki-Revisionen bleiben fachlich eigenständig; der Store dient nur als Ablage für referenzierte Inhalte.

Umstellung nach dem Wissensmanagement-Schnitt

Der Schnitt verschiebt Wikis, Whiteboards und allgemeine Dateien in den Bereich Wissensmanagement. Der Server führt keine automatische Rechte- oder Datenmigration aus.

Administratoren stellen bestehende Rollen manuell um:

  1. Ersetzen Sie Wiki-Scopes wie internal_wikis:* und internal_wiki_pages:* durch wikis:* und wiki_pages:*.
  2. Ersetzen Sie Whiteboard-Scopes wie canvases:* und canvas_blocks:* durch knowledge_whiteboards:* und knowledge_whiteboard_blocks:*.
  3. Vergeben Sie für die allgemeine Dateiliste mindestens knowledge_files:list.
  4. Prüfen Sie danach die Rollen in einem Testbenutzer, bevor Sie die alten Scopes aus Rollen entfernen.

Bestehende Whiteboard-Tabellen und Storage-Kontexte bleiben technisch unter canvases erhalten. Nur Navigation und API-Berechtigungen verwenden den neuen Wissensmanagement-Vertrag.

Freigaben und Schutz

Storage-Objekte können an fachliche Kontexte gebunden sein. Kontext, Medientyp, Größe und Hash bleiben nach dem Upload stabil. Der Dateiname, Tags und Metadaten können gepflegt werden.

Downloads und Vorschaubilder können durch Scan-Status, Berechtigungen und Freigaben eingeschränkt sein. Wenn eine Datei nicht abrufbar ist, prüfen Sie zuerst Store, Objektfreigabe und Scan-Status.

Wenn der Datei-Tab einer Produktvariante keinen wirksamen Store meldet, prüfen Sie den aktuellen Mandanten sowie die Kontext- und Default-Zuordnung. Antwortet die Dateiliste mit einem Berechtigungsfehler, prüfen Sie Store-Freigabe, Objektfreigabe und Storage-Objekt-Rechte. Eine erfolgreich geladene, aber leere Liste bedeutet dagegen, dass für genau diese Variante noch keine Datei hochgeladen wurde.

Grenzen

Storage ist Dateiablage mit Metadaten, Kontext und Freigaben. Es ersetzt kein rechtliches Archivsystem, wenn Ihr Unternehmen Aufbewahrung, Löschfristen oder Beweisführung über einen eigenen Prozess regelt.

Nächste Schritte