CRM Lead Assist konfigurieren

Richten Sie CRM Lead Assist ein, wenn Workspace gespeicherte Leads mit öffentlichen Website-Fakten, importierten Vertriebssignalen und einer review-gesteuerten AI-Analyse unterstützen soll. Nach der Einrichtung können Nutzer im Lead den Tab Assist öffnen, öffentliche Quellen aktualisieren, externe Signale prüfen und einen AI-Snapshot mit Vertriebshinweis anfordern.

Workspace ändert dabei keine Leads, Kontakte, Firmen, Chancen, Follow-ups oder Workflow-Status automatisch. Nutzer prüfen die Vorschläge und übernehmen geeignete Angaben manuell.

Voraussetzungen

Sie benötigen:

• Zugriff auf die Feature-Verwaltung des Tenants,
• einen nutzbaren AI-Provider oder lokalen AI-Betrieb,
• ein aktives Ownership-Profil für den AI-Task CRM_LEAD_ASSIST,
• Leads mit gepflegter Website, wenn öffentliche Quellen genutzt werden sollen,
• den Scope leads:company_research für Rollen, die externe Unternehmensrecherchen starten dürfen,
• eine berechtigte Integration mit leads:external_signal_import, wenn externe Vertriebssignale importiert werden sollen.

Features aktivieren

Aktivieren Sie die Features getrennt:

Lassen Sie ein Feature deaktiviert, wenn der Tenant nur einen der beiden Schritte nutzen soll. Der AI-Lauf kann ohne öffentliche Quellen arbeiten, nutzt aber den letzten erfolgreichen Public-Enrichment-Snapshot und den letzten externen Signal-Snapshot, wenn sie vorliegen.

Einrichtung Schritt für Schritt

1. Aktivieren Sie crm / crm.lead_intake_inbox, wenn Nutzer mehrere Webadressen, Domains, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern zuerst in einer Review-Inbox prüfen sollen.
2. Aktivieren Sie crm / crm.dedupe_preview, wenn Nutzer Dublettenprüfungen ohne gespeicherten Lead ausführen sollen.
3. Aktivieren Sie crm / crm.lead_public_enrichment, wenn Nutzer öffentliche Website-Fakten am Lead abrufen sollen.
4. Aktivieren Sie ai / crm.lead_assist, wenn Nutzer AI-Snapshots und Vertriebshinweise anfordern sollen.
5. Geben Sie den ausführenden Rollen leads:company_research. Konfigurieren Sie unter CRM > Konfiguration > Pipeline > Rechercheanbieter optional Brave Search oder OpenCorporates. Wählen Sie dort ausschließlich ein tenantgebundenes Secret; API-Schlüssel werden nicht direkt im Formular gespeichert oder angezeigt. Website und EU-VIES benötigen kein Secret.
6. Konfigurieren Sie den AI-Task CRM_LEAD_ASSIST mit Provider, KI-Policy, Ownership-Profil und Quotas.
7. Legen Sie für die externe Integration eine Identität mit leads:external_signal_import an.
8. Lassen Sie die Integration externe Quellen außerhalb von Workspace prüfen und zu normalisierten Signalen zusammenführen. Jedes Signal braucht Zeitpunkt, Quelle, Confidence und Evidence.
9. Importieren Sie die Signale am gespeicherten Lead über POST /api/v1/leads/{leadId}/external-signal/import.
10. Öffnen Sie den Lead im CRM, wechseln Sie in den Tab Assist und starten Sie Unternehmen recherchieren oder einen neuen AI-Snapshot.
11. Prüfen Sie, ob der Tab Assist Quellenstatus, belegte Feldvorschläge und die Vertriebskarte mit Score, Timing, Entscheidungshinweisen, Outreach-Winkel und Follow-up-Vorschlag zeigt.

Lead-Inbox berechtigen

Die Lead-Inbox nutzt eigene Permission-Scopes:

Geben Sie leads:intake_apply nur Rollen, die auch Leads fachlich anlegen oder aktualisieren dürfen. Für Merge-Übernahmen gelten zusätzlich die bestehenden Lead-Conversion-Regeln und Pflichtangaben, zum Beispiel ein Personensegment, wenn eine Person entsteht oder zusammengeführt wird.

Externe Signale importieren

Importieren Sie externe Vertriebssignale über den geschützten API-Pfad am Lead. Die Integration braucht den Permission-Scope leads:external_signal_import und einen Tenant-Kontext. Workspace erwartet bereits normalisierte Signale mit Quelle, Zeitpunkt, Confidence und Evidence. Workspace sucht, crawlt oder scrapt in diesem Schritt keine News-, Job-, Funding- oder Social-Quellen.

Nutzen Sie diese Signaltypen:

Der Import ist idempotent über Provider, Source-Referenz und Payload-Hash. Neue Snapshots überholen frühere abgeschlossene Snapshots desselben Leads. Die Signale sind Hinweise für die Prüfung, keine automatisch übernommene CRM-Wahrheit.

Senden Sie pro Lead einen normalisierten Snapshot:

POST /api/v1/leads/{leadId}/external-signal/import
Authorization: Bearer <token-mit-leads:external_signal_import>
Content-Type: application/json

{
  "providerKey": "sales-signal-provider",
  "sourceReference": "lead-scan-2026-06-10",
  "signals": [
    {
      "type": "sales_hiring",
      "title": "VP Sales DACH ausgeschrieben",
      "description": "Das Unternehmen sucht seit Mai 2026 eine Vertriebsleitung für DACH.",
      "observedAt": "2026-06-10T09:00:00Z",
      "sourceName": "Karriereseite",
      "sourceUrl": "https://example.com/jobs/vp-sales-dach",
      "confidence": 0.87,
      "evidence": [
        {
          "sourceUrl": "https://example.com/jobs/vp-sales-dach",
          "sourceTitle": "VP Sales DACH",
          "excerpt": "Aufbau und Führung der DACH-Vertriebsorganisation."
        }
      ],
      "decisionMakers": [
        {
          "name": "Stefan Brunner",
          "role": "CEO",
          "profileUrl": "https://www.linkedin.com/in/stefan-brunner",
          "confidence": 0.8
        }
      ]
    }
  ],
  "metadata": {
    "runId": "scan-2026-06-10-001"
  }
}

Workspace lehnt unbekannte Felder, fehlende Evidence, nicht erlaubte Signaltypen, Confidence-Werte außerhalb von 0 bis 1 und Quellen ohne HTTP(S)-URL ab. Ein erfolgreicher Import liefert den gespeicherten Snapshot und das Feld created. Bei erneutem Import derselben Payload bleibt created false.

AI-Ausführung einrichten

Konfigurieren Sie den Task CRM_LEAD_ASSIST wie andere strukturierte AI-Aufgaben:

1. Entscheiden Sie, ob der Task lokal-only, Cloud-only oder lokal-first mit Cloud-Fallback laufen soll.
2. Legen Sie die passenden AI-Provider, Modellprofile und bei Cloud-Routen Preise und Budgets an.
3. Legen Sie ein aktives Ownership-Profil für CRM_LEAD_ASSIST an.
4. Legen Sie eine aktive KI-Policy mit mindestens einer zulässigen Route für CRM_LEAD_ASSIST an.
5. Prüfen Sie Quotas, wenn der Tenant AI-Nutzung begrenzt.
6. Starten Sie einen Testlauf an einem harmlosen Lead.

Wenn Ownership oder Quota fehlen, schlägt der Lauf kontrolliert fehl. Der Lead bleibt unverändert.

Die zentrale Routing-Anleitung steht unter KI-Policies konfigurieren. Für Cloud-Routen mit Lead-Daten verwenden Sie sanitized oder metadata_only, nicht original.

Lokale Ollama-Läufe planen

Lokale Ollama-Modelle können für CRM_LEAD_ASSIST mehrere Minuten brauchen, besonders auf kleinen Hosts. Der Nutzerrequest bleibt kurz: Workspace plant den AI-Lauf als Taskstream-Job ein und zeigt im Lead-Tab Assist, ob der Lauf eingeplant ist, läuft oder auf einen erneuten Versuch wartet. Nutzer können die Seite neu laden; der lead-bezogene Laufstatus bleibt sichtbar.

Setzen Sie für lokale Pilotinstallationen ein bewusstes Zeitbudget über die Tenant-Konfiguration ai.ollama.timeout_seconds. Der Standardwert ist 120. Für kleine lokale Instanzen ist ein höherer Wert wie 900 sinnvoll, wenn das Modell zuverlässig JSON liefert, aber langsam ist.

Wenn ein Lauf mit PROVIDER_TIMEOUT endet, war ein Provider vorhanden, hat aber nicht innerhalb des konfigurierten Budgets verwertbar geantwortet. Prüfen Sie dann:

1. Ist das Modell in Ollama geladen und für strukturierte JSON-Antworten geeignet?
2. Reicht das gesetzte Zeitbudget für den Host und das Modell?
3. Ist ein kleineres oder schnelleres lokales Modell für den Pilotbetrieb besser geeignet?
4. Soll der Tenant für CRM_LEAD_ASSIST auf einen schnelleren Providerpfad wechseln?

Ein Timeout ändert keine Leads, Kontakte, Firmen, Chancen, Follow-ups oder Workflows. Nutzer können den Lauf erneut starten, wenn die Providerkonfiguration angepasst wurde.

Öffentliche Quellen begrenzen

Public Enrichment nutzt nur die im Lead gepflegte Website und dort gefundene Impressum-, Kontakt-, Datenschutz- oder Legal-Notice-nahe Seiten. Workspace blockiert private Netze, localhost, Link-Local-Adressen und Cross-Domain- Weiterleitungen.

Erlauben Sie Public Enrichment nur, wenn der Tenant öffentliche Website-Daten für die Lead-Prüfung verwenden darf. Die gefundenen Fakten sind Belege und Vorschläge, keine automatisch übernommene Stammdaten-Wahrheit.

Erfolg erkennen

Die Einrichtung ist erfolgreich, wenn diese Prüfungen erfüllt sind:

Fehlersuche

Wenn Nutzer keinen Snapshot erzeugen können, prüfen Sie zuerst:

1. Ist das passende Feature für den Tenant aktiv?
2. Ist der Lead gespeichert und besitzt er für Public Enrichment eine Website?
3. Existiert ein Ownership-Profil für CRM_LEAD_ASSIST?
4. Greift eine aktive KI-Policy mit zulässiger Route für den Task?
5. Ist ai.ollama.timeout_seconds für lokale Ollama-Modelle ausreichend?
6. Blockiert eine Quota die Ausführung?
7. Zeigt der AI-Snapshot PROVIDER_TIMEOUT, obwohl Provider und Modell vorhanden sind?
8. Zeigt der Public-Enrichment-Snapshot URL_BLOCKED, weil die Website auf private, lokale oder nicht erlaubte Ziele verweist?
9. Hat die externe Integration den Scope leads:external_signal_import?
10. Enthält jedes importierte Signal mindestens eine HTTP(S)-Quelle, Evidence und eine Confidence zwischen 0 und 1?

Nächste Schritte

• Zeigen Sie Nutzern den Ablauf im CRM-Quickstart: Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln
• Ordnen Sie die Lead-Arbeit fachlich ein: CRM-Fähigkeiten
• Konfigurieren Sie Inbox-KI separat: Inbox-KI konfigurieren