CRM-Konfiguration vorbereiten

Nutzen Sie CRM > Konfiguration, wenn Sie die fachlichen Auswahllisten für Kontakte, Pipeline, Kontaktformular-Eingänge, Verträge, Vorgänge und Aufgaben vorbereiten. Diese Seite richtet sich an Administratoren und Power User, die CRM-Arbeit konsistent halten wollen, ohne jeden einzelnen Lead, jede Chance oder jeden Vorgang selbst zu bearbeiten.

Nach der Einrichtung sehen Nutzer nur noch passende aktive Werte in ihren Arbeitslisten. Leads, Chancen, Firmen, Personen, Verträge, Vorgänge und Aufgaben lassen sich dadurch einheitlich klassifizieren, filtern und auswerten.

Voraussetzungen

Sie benötigen:

Zugriff auf CRM > Konfiguration,
abgestimmte Begriffe für Vertrieb, Service, Kontaktpflege und Verträge,
eine klare Entscheidung, welche Werte aktiv im Tagesgeschäft verwendet werden sollen,
einen kurzen Review mit den Teams, die Leads, Chancen, Vorgänge, Aufgaben oder Verträge pflegen.

Ändern Sie Konfigurationslisten nicht als reine Datenbereinigung während eines laufenden Vorgangs. Klären Sie zuerst, ob der Wert nur umbenannt, deaktiviert oder durch einen neuen Wert ersetzt werden soll.

Konfigurationsbereiche wählen

Bereich	Nutzen Sie ihn für	Ergebnis
`Kontaktstammdaten`	Anreden, Titel, akademische Grade, Organisationsarten, Rechtsformen, Personensegmente, Branchen, Positionen und Abteilungen.	Kontakte, Firmen und Lead-Konvertierung verwenden gemeinsame Stammdaten.
`Pipeline`	Interessenten-Quellen, Verkaufschancen-Quellen, Verlustgründe, Kontaktformular-Eingänge und Angebots-Stornogründe.	Vertriebsteams können Herkunft, Abschlussgründe und Eingänge sauber auswerten.
`Verträge`	Vertragstypen, Kündigungsgründe, Dokumentenrollen und Vertragsklassifikation.	Vertragsakten nutzen wiedererkennbare Kategorien und Dokumentrollen.
`Vorgänge & Aufgaben`	Vorgangstypen und Aufgaben-Aktivitätstypen.	Vorgänge und interne Vorgänge und dokumentierte Aktivitäten lassen sich einheitlich einordnen.

Kontaktstammdaten pflegen

Öffnen Sie CRM > Konfiguration > Kontaktstammdaten.

Pflegen Sie zuerst die Listen, die bei neuen Kontakten und bei der Lead-Konvertierung sichtbar werden. Dazu gehören vor allem Anreden, Organisationsarten, Rechtsformen, Personensegmente, Branchen, Positionen und Abteilungen.

Gehen Sie so vor:

Öffnen Sie die passende Liste.
Legen Sie neue Werte mit verständlichem Namen und Bezeichnung an.
Setzen Sie nur Werte auf Aktiv, die Nutzer auswählen sollen.
Nutzen Sie Sortierung, wenn häufig verwendete Werte oben erscheinen sollen.
Prüfen Sie Übersetzungen, wenn Ihr Arbeitsbereich mehrsprachig genutzt wird.

Behalten Sie stabile Schlüssel im Blick. Ein Schlüssel dient als technische Referenz für bestehende Datensätze und Auswertungen. Ändern Sie ihn nur, wenn Sie sicher sind, dass kein fachlicher Bezug verloren geht. Für reine Umbenennungen passen Sie bevorzugt Name oder Bezeichnung an.

Pipeline-Listen pflegen

Öffnen Sie CRM > Konfiguration > Pipeline.

Pflegen Sie diese Listen gemeinsam mit dem Vertrieb:

Liste	Wann sie wichtig ist	Pflegehinweis
`Interessenten-Quellen`	Leads brauchen eine nachvollziehbare Herkunft.	Verwenden Sie Quellen, die Ihr Team später wirklich auswertet.
`Verkaufschancen-Quellen`	Chancen sollen nach Ursprung oder Kampagne verglichen werden.	Halten Sie die Liste enger als Marketing-Kampagnenlisten.
`Verlustgründe`	Verlorene Chancen sollen erklärbar bleiben.	Nutzen Sie Gründe, die Entscheidungen verbessern, nicht bloße Kommentare ersetzen.
`Kontaktformular-Eingänge`	Öffentliche Formulare sollen in passende CRM-Eingänge laufen.	Prüfen Sie Bezeichnung, Zuständigkeit und fachlichen Zweck je Eingang.
`Angebots-Stornogründe`	Stornierte Angebote sollen in Pipeline- und Angebotsreviews verständlich bleiben.	Trennen Sie echte Kundenentscheidung, Preis, Timing und interne Fehler.

Kontaktformular-Eingänge steuern nicht die tägliche Prüfung einzelner Einreichungen. Die operative Bearbeitung von Website-Anfragen läuft in Kontaktformular-Einreichungen bearbeiten.

Vertragstypen und Vertragslisten pflegen

Öffnen Sie CRM > Konfiguration > Verträge.

Starten Sie mit Vertragstypen, wenn Verträge fachlich unterschiedlich gesteuert oder ausgewertet werden sollen. Ein Vertragstyp sollte eine echte fachliche Kategorie beschreiben, zum Beispiel Wartung, Rahmenvertrag, Servicevertrag oder Lizenzvertrag. Verwenden Sie keine Vertragstypen für kurzlebige Statusinformationen.

Pflegen Sie danach bei Bedarf:

Kündigungsgründe, damit beendete Verträge nachvollziehbar erklärt werden,
Dokumentenrollen, damit Vertragsdateien klar eingeordnet werden,
Klassifikation, wenn Vertragsattribute und Wertelisten für Ihre Abläufe vorbereitet werden müssen.

Prüfen Sie Vertragslisten gemeinsam mit den Personen, die Verträge suchen, prüfen und verlängern. Zu viele ähnliche Werte erschweren spätere Auswertungen.

Vorgangs- und Aufgabentypen pflegen

Öffnen Sie CRM > Konfiguration > Vorgänge & Aufgaben.

Nutzen Sie Vorgangstypen, um Vorgänge und interne Vorgänge fachlich zu klassifizieren. Ein Vorgangstyp sollte klar machen, welche Art Arbeit entsteht, zum Beispiel Support, Reklamation, interne Klärung oder Garantieprüfung.

Bereiten Sie Vorgangstypen gemeinsam mit den Workflows vor. Jeder aktive Vorgangstyp, der für neue Vorgänge genutzt wird, braucht einen auflösbaren Vorgangsworkflow. Der Vorgangstyp beschreibt die fachliche Kategorie; der Workflow beschreibt den Lebenszyklus mit Status, Übergängen und Regeln.

Frage	Empfehlung
Braucht der Vorgang eine eigene fachliche Auswertung?	Legen Sie einen eigenen Vorgangstyp an.
Unterscheidet sich nur der Bearbeitungsstand?	Nutzen Sie Workflow-Status, keinen neuen Vorgangstyp.
Unterscheidet sich nur das zuständige Team?	Nutzen Sie Gruppe oder Routing, keinen neuen Vorgangstyp.
Unterscheidet sich der Ablauf deutlich?	Prüfen Sie einen eigenen Workflow oder eine gezielte Workflow-Zuordnung.
Soll der Typ öffentlich über Vorgangs-Intake nutzbar sein?	Geben Sie ihn nur in den passenden Vorgangs-Intake-Ingresses frei.

Gehen Sie beim Einrichten so vor:

Sammeln Sie echte Vorgangsarten aus dem Tagesgeschäft.
Fassen Sie Synonyme zusammen, bevor Sie neue Werte anlegen.
Legen Sie pro fachlicher Vorgangsart einen stabilen Schlüssel und eine klare Bezeichnung an.
Ordnen Sie einen passenden Default-Workflow zu, wenn der Typ einen eigenen Ablauf braucht.
Aktivieren Sie den Typ erst, wenn der Workflow auflösbar ist und die zuständigen Gruppen vorbereitet sind.
Prüfen Sie System > Betrieb > Betriebsbereitschaft, wenn aktive Vorgangstypen keine auflösbaren Vorgangsworkflows haben.

Ändern Sie bestehende Vorgangstypen kontrolliert. Wenn ein Wert fachlich eine neue Bedeutung bekommt, legen Sie besser einen neuen Typ an und deaktivieren den alten nach Abstimmung. Reine Umbenennungen sind nur sinnvoll, wenn die fachliche Bedeutung gleich bleibt.

Für öffentliche Vorgangseingänge gilt zusätzlich: Ein Vorgangs-Intake-Ingress darf nur die Vorgangstypen freigeben, die dieser Eingang wirklich eröffnen soll. Kontaktformular- und Posteingang-Handoffs sollten denselben geprüften Typen und Workflows folgen wie manuell angelegte Vorgänge.

Vorgangseingänge für Websites vorbereiten

Öffnen Sie CRM > Konfiguration > Pipeline > Vorgangseinreichungen, wenn eine Website direkt Vorgänge eröffnen soll. Diese Konfiguration richtet sich an Administratoren. Benutzer bearbeiten die eingegangenen Einreichungen unter Vorgangseinreichungen bearbeiten.

Richten Sie einen Vorgangseingang erst ein, wenn Vorgangstyp, Workflow und Zuständigkeit fachlich geklärt sind:

Einstellung	Bedeutung im Betrieb
`Name`	Verständlicher Name für den Website-Eingang, zum Beispiel Supportformular oder Reklamationsportal.
`Aktiv`	Nur aktive Eingänge nehmen neue Einreichungen an.
`Erlaubte Origins`	Websites, von denen Einreichungen akzeptiert werden. Tragen Sie nur echte öffentliche Website-Adressen ein.
`Erlaubte Vorgangstypen`	Vorgangstypen, die dieser Eingang eröffnen darf. Halten Sie die Auswahl eng.
`Eigentümergruppe`	Gruppe, die neue Vorgänge sehen und bearbeiten kann.
`Zugewiesene Identität`	Optionaler Bearbeiter für neue Vorgänge aus diesem Eingang.
`Zugriffsmodus`	Steuert, ob der Eingang öffentlich, nur für angemeldete Nutzer oder nur für bestimmte Gruppen nutzbar ist.
`Spam-Modus`	Steuert, ob verdächtige Einreichungen in Quarantäne landen oder abgelehnt werden.
`Öffentliche Antwort erlauben`	Erlaubt einen öffentlichen Antwortzugang für anonyme Einreichungen, wenn der Ablauf externe Antworten ohne Login vorsieht.

Prüfen Sie vor der Freigabe:

Jeder erlaubte Vorgangstyp ist aktiv.
Für jeden erlaubten Vorgangstyp ist ein passender Vorgangsworkflow auflösbar.
Die Eigentümergruppe passt zur fachlichen Verantwortung.
Der Zugriff ist nicht weiter geöffnet als nötig.
Öffentliche Antworten sind nur aktiv, wenn externe Beteiligte wirklich ohne Login antworten sollen.
Ein Test aus der Website erzeugt entweder einen Vorgang oder eine nachvollziehbar prüfbare Vorgangseinreichung.

Wenn Benutzer melden, dass OK und Vorgang anlegen offen bleibt, prüfen Sie zuerst Vorgangstyp, Workflow, Eigentümergruppe und Zugriff des zugehörigen Vorgangseingangs. Reparieren Sie keine historischen Einreichungen im Serverpfad. Nach der Korrektur kann der Benutzer die Einreichung erneut prüfen.

Nutzen Sie Aufgaben-Aktivitätstypen, wenn dokumentierte Aktivitäten im CRM später verständlich ausgewertet werden sollen. Beispiele sind Anruf, Rückruf, E-Mail, Meeting, Angebotsnachfassung oder interne Prüfung.

Prüfen Sie vor dem Anlegen:

Braucht das Team diesen Typ im täglichen Ablauf?
Ist der Name für Nutzer eindeutig?
Gibt es bereits einen ähnlichen aktiven Wert?
Soll der Wert sofort aktiv sein oder erst nach Abstimmung?
Muss die Sortierung angepasst werden?

Änderungen vorbereiten

Ändern Sie Konfigurationswerte kontrolliert:

Sammeln Sie fehlende oder unklare Werte aus dem Tagesgeschäft.
Entfernen Sie Dubletten aus der Planung, bevor Sie neue Werte anlegen.
Legen Sie neue Werte mit klarer Bezeichnung an.
Aktivieren Sie nur geprüfte Werte.
Deaktivieren Sie veraltete Werte, statt sie vorschnell umzubenennen.
Informieren Sie betroffene Nutzer, wenn sich Auswahlwerte im Workflow ändern.
Prüfen Sie nach einigen Tagen, ob Nutzer die neuen Werte korrekt verwenden.

Erfolg erkennen

Die CRM-Konfiguration ist arbeitsbereit, wenn:

aktive Listenwerte in den passenden CRM-Listen auswählbar sind,
veraltete Werte nicht mehr für neue Datensätze angeboten werden,
Lead- und Chancenquellen die tatsächliche Herkunft abbilden,
Verlust-, Kündigungs- und Stornogründe klare Entscheidungen unterstützen,
Kontaktformular-Eingänge eindeutig benannt sind,
Vertragstypen und Vorgangstypen nicht dieselbe fachliche Bedeutung doppelt abbilden,
aktive Vorgangstypen einen auflösbaren Vorgangsworkflow haben,
Aktivitäten im CRM mit verständlichen Aufgaben-Aktivitätstypen dokumentiert werden können.

Häufige Fehler

Ein Wert wurde umbenannt, obwohl er fachlich eine neue Bedeutung hat: Legen Sie in diesem Fall besser einen neuen Wert an und deaktivieren Sie den alten Wert nach Abstimmung.

Zu viele ähnliche Werte stehen aktiv zur Auswahl: Fassen Sie die Liste fachlich zusammen. Nutzer wählen sonst uneinheitlich und Berichte werden schwer vergleichbar.

Kontaktformular-Eingänge sind eingerichtet, aber Einreichungen bleiben offen: Prüfen Sie die operative Bearbeitung in Kontaktformular-Einreichungen bearbeiten. Die Konfiguration ersetzt nicht die Prüfung einzelner Anfragen.

Berichte zeigen keine Zielabdeckung: Prüfen Sie Umsatzziele und Forecast-Pflege. Die Vertriebsanalyse nutzt gepflegte Pipeline-, Forecast- und Zielwerte; sie erzeugt diese Werte nicht automatisch.

Nächste Schritte

Ordnen Sie die CRM-Arbeitsbereiche mit CRM-Fähigkeiten ein.
Prüfen Sie die tägliche Pipeline-Arbeit mit Vertriebspipeline und Forecast.
Nutzen Sie die Vertriebsanalyse für Reviews: CRM-Berichte nutzen.
Konfigurieren Sie CRM Lead Assist separat mit CRM Lead Assist konfigurieren.