Bestelleingangsbestätigungen einrichten

Dieser Quickstart richtet sich an Administratoren und Commerce-Verantwortliche. Nach Abschluss ist die automatische Bestelleingangsbestätigung für die im Checkout unterstützten Zahlarten eingerichtet, gestaltet und mit einem echten Testvorgang geprüft.

Bestelleingang und Auftragsannahme unterscheiden

Workspace behandelt zwei Bestätigungen als getrennte Vorgänge:

VorgangZeitpunkt und ZweckAusgabe
BestelleingangsbestätigungEntsteht automatisch nach einem erfolgreichen Checkout, sobald die Zahlart den Versand zulässt. Sie bestätigt den Eingang, nicht die Annahme des Auftrags.E-Mail aus commerce/order/receipt
AuftragsbestätigungWird später aus der Bestellung finalisiert und bewusst versendet.Finales PDF und eine eigene Begleitmail

Die Bestelleingangsbestätigung ist weder Rechnung noch Auftragsbestätigung. Den separaten Ablauf richten Sie mit Auftragsbestätigungen einrichten und gestalten ein.

Voraussetzungen

Vor der Einrichtung benötigen Sie:

  • einen getesteten Mailserver unter System > Kommunikation > Mail Server,
  • ein aktives transaktionales Benachrichtigungsprofil mit Absender, Antwortadresse, Kontakt- und Rechtsangaben,
  • eine Empfängeradresse im Checkout,
  • fachlich freigegebene Zahlarten,
  • geprüfte Widerrufstexte für Verbraucherbestellungen,
  • Bankverbindung und Zahlungsfrist im transaktionalen Benachrichtigungsprofil, wenn Sie Vorauskasse anbieten.

Wie Sie Mailserver, Absender und Warteschlange prüfen, beschreibt Mail und Benachrichtigungen.

Vorlage pro Sprache pflegen

  1. Öffnen Sie System > Kommunikation > Benachrichtigungsvorlagen.
  2. Wählen Sie commerce/order/receipt und die Sprache, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Passen Sie Betreff, HTML-Text und Textkörper an. Schreiben Sie eindeutig, dass die Nachricht nur den Bestelleingang bestätigt.
  4. Behalten Sie die vorhandenen Fallunterscheidungen für Rechnung, Vorauskasse und PayPal bei, wenn Sie diese Zahlarten anbieten.
  5. Speichern Sie die Vorlage und prüfen Sie die Vorschau.

Pflegen und testen Sie jede produktiv verwendete Sprache einzeln. Die Sprache folgt zunächst dem Kundenkontakt, danach dem zugehörigen Unternehmen. Fehlt beides, verwendet Workspace Deutsch.

Layout und Platzhalter prüfen

Der Editor bietet die verfügbaren Platzhalter als Autovervollständigung an. Tippen Sie {{ . und wählen Sie einen Eintrag aus, statt Platzhalternamen manuell zu ändern.

Für die Bestelleingangsbestätigung sind insbesondere diese Daten relevant:

  • Empfänger und Anrede,
  • Bestellnummer, Datum, Status und Währung,
  • Positionen, Mengen, Einzelpreise, Steuern und Summen,
  • Rechnungs- und Lieferadresse,
  • Zahlart, Zahlungsstatus, Fälligkeit und Zahlungsreferenz,
  • Bankdaten bei Vorauskasse,
  • Kundengruppe und Verbraucherstatus.

Prüfen Sie HTML- und Textvariante. Testen Sie außerdem lange Produktnamen, mehrere Positionen, lange Adresszeilen und die Darstellung auf einem schmalen Bildschirm.

Auslösung und Empfänger verstehen

Workspace löst die Bestelleingangsbestätigung derzeit für diese Checkout-Wege aus:

ZahlartZeitpunkt
RechnungNach erfolgreichem Anlegen der Bestellung
VorauskasseNach erfolgreichem Anlegen der Bestellung
PayPalSobald die zugehörige Zahlung aussteht oder erfolgreich erfasst wurde

Ein bereits aktiver oder erfolgreich abgeschlossener Versand wird nicht doppelt angelegt. Fehlgeschlagene Versuche können bei einem späteren passenden Auslöser erneut verarbeitet werden.

Die Empfängeradresse wird in dieser Reihenfolge ermittelt:

  1. Kunden-E-Mail aus dem Bestellsnapshot,
  2. E-Mail der Rechnungsadresse,
  3. E-Mail der Lieferadresse.

Der Empfänger-Override für eine spätere Auftragsbestätigung gilt hier nicht.

Kontrollierten Checkout testen

  1. Verwenden Sie einen Testkunden mit einer erreichbaren Empfängeradresse.
  2. Legen Sie je aktiver Zahlart eine kleine Testbestellung über den öffentlichen Checkout an.
  3. Prüfen Sie die angelegte Bestellung und den zugehörigen Job in der Mail-Warteschlange.
  4. Warten Sie auf den Status sent. Ein nur eingereihter Job belegt noch keinen erfolgreichen SMTP-Versand.
  5. Öffnen Sie die empfangene HTML- und Textmail. Prüfen Sie Empfänger, Anrede, Positionen, Summen und zahlartspezifische Hinweise.
  6. Prüfen Sie bei einer Verbraucherbestellung die Anhänge mit Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular.

Synthetische Storefront-Prüfungen sind für diesen Abnahmetest ungeeignet: Sie erzeugen bewusst keine Bestelleingangsbestätigung.

Fehler eingrenzen

BeobachtungPrüfung
Es entsteht kein Mail-Job.Prüfen Sie Zahlart, Checkout-Herkunft, Empfängeradresse, aktives Benachrichtigungsprofil und Sprachvorlage.
Ein Job bleibt ausstehend.Prüfen Sie Worker und Mailserver. Lösen Sie nicht wiederholt neue Checkouts aus.
Der Job schlägt fehl.Beheben Sie zuerst den angezeigten Vorlagen-, Profil-, Empfänger- oder SMTP-Fehler und reihen Sie den Job erst danach erneut ein.
Eine Verbraucherbestellung kann nicht vollständig versendet werden.Prüfen Sie die freigegebenen Texte für Widerrufsbelehrung und Muster-Widerrufsformular. Beide Anhänge sind erforderlich.
Die Mail enthält falsche Zahlungsdaten.Prüfen Sie Zahlart, Zahlungsreferenz und bei Vorauskasse die Bankdaten des transaktionalen Benachrichtigungsprofils.
Die Mail kommt als unzustellbar zurück.Korrigieren Sie die Empfänger- oder SMTP-Ursache, bevor Sie erneut versenden oder den Kunden auf anderem Weg kontaktieren.

Eine erfolgreich angelegte Bestellung wird nicht zurückgerollt, wenn die Mail nicht versendet werden kann. Überwachen Sie deshalb Warteschlange und Fehlerstatus unabhängig vom Checkout-Ergebnis.

Ergebnis prüfen

Die Einrichtung ist abgeschlossen, wenn Rechnung, Vorauskasse und PayPal in den tatsächlich angebotenen Varianten geprüft wurden, der jeweilige Mail-Job den Status sent erreicht und Inhalt, Zahlungsangaben sowie erforderliche Verbraucheranhänge stimmen.

Nächste Schritte