Automatisierung, Workflows und Reporting

Nutzen Sie Automatisierung, um Workflows, Workflow-Instanzen, Wiederholungsrichtlinien, Monitoring und Taskstream-Jobs zu verwalten. Reporting-Seiten zeigen verdichtete Auswertungen für fachliche Bereiche.

Diese Seite passt, wenn Sie Freigabeprozesse, Workflow-Automatisierung, Folgeprozesse oder operative Auswertungen in Workspace administrieren. Nach dem Lesen wissen Sie, welche Setup-Prüfungen vor fachlicher Nutzung nötig sind und wo Sie laufende Instanzen, Wiederholungen, Monitoring und blockierte Jobs prüfen.

Ablauf im Überblick

System Setup, Betriebsbereitschaft und Tenant Init prüfen

Prüfen Sie vor der fachlichen Workflow-Nutzung, ob die globale System-Initialisierung abgeschlossen ist, die Betriebsbereitschaft keine blockierenden Hinweise zeigt und die Mandanteninitialisierung für den Zielmandanten abgeschlossen ist.

System Setup legt die kanonische Workflow-Library und weitere globale Artefakte im Systemkontext an. System > Betrieb > Betriebsbereitschaft zeigt danach, ob systemweite Verträge und Verbindungen bereit sind oder noch blockieren. Tenant Init legt anschließend tenant-lokale Runtime-Daten, Konfigurationen, Gruppen, Jobs und optionale Presets an. Tenant Init kopiert die Standard-Workflows nicht in jeden Mandanten; tenant-lokale Konfigurationen verweisen auf die systemseitigen Workflow-Keys.

Für neue oder zurückgesetzte Mandanten gilt:

Öffnen Sie System > Konfiguration > Setup und initialisieren Sie die systemweite Workflow-Library, wenn die Umgebung neu ist oder Workflow-Artefakte fehlen.
Öffnen Sie System > Betrieb > Betriebsbereitschaft und prüfen Sie, ob relevante systemweite Checks ok sind oder fachlich erklärbare Hinweise zeigen.
Öffnen Sie System > Mandanten, wählen Sie den Mandanten und wechseln Sie in den Tab Initialisierung.
Wählen Sie ein passendes Rezept oder die benötigten Module. Für Commerce- und Storefront-Arbeit brauchen Sie mindestens Lokalisierung, Commerce und PIM; für workflow-nahe Runtime-Daten wählen Sie zusätzlich Workflows.
Führen Sie zuerst die Simulation aus. Prüfen Sie geplante, übersprungene und warnende Einträge.
Starten Sie die Initialisierung erst nach fachlicher Prüfung des Plans.

Wenn Workflows, Lifecycle-Aktionen, PIM-Readiness oder Commerce-Grundlagen fehlen, reparieren Sie das nicht durch direkte Feldänderungen. Prüfen Sie zuerst System Setup, Betriebsbereitschaft, Tenant Init und die Diagnosewege in Diagnose und Readiness.

Workflows pflegen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflows.

Ein Workflow beschreibt einen fachlichen Ablauf mit Entitätstyp, initialem Status, Aktivkennzeichen, Quelle und optionalem Arbeitsbereich. Die Detailansicht bietet Tabs für Details, Designer und Lokalisierung.

Aktivieren Sie nur Workflows, die fachlich geprüft sind. Deaktivieren Sie alte Varianten statt sie unkontrolliert parallel zu verwenden.

Workflow-Arbeitsbereiche nutzen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflow-Arbeitsbereiche, wenn Workflows nach Arbeitsbereichen strukturiert werden sollen.

Arbeitsbereiche helfen, fachliche Abläufe getrennt zu organisieren und Auswertungen gezielter zu filtern.

Workflow-Instanzen prüfen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflow-Instanzen, um laufende oder abgeschlossene Instanzen zu prüfen.

Nutzen Sie diese Sicht bei Support- und Prozessfragen: Sie sehen, welcher Workflow betroffen ist und in welchem Status eine Instanz steht.

Wiederholungsrichtlinien pflegen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Wiederholungsrichtlinien.

Eine Wiederholungsrichtlinie steuert unter anderem maximale Versuche und den Übergang in Dead-Letter-Zustände. Setzen Sie Richtlinien so, dass vorübergehende Fehler erneut versucht werden, dauerhafte Fehler aber sichtbar bleiben.

Workflow Monitoring nutzen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflow Monitoring.

Das Monitoring zeigt:

gesamte Instanzen
aktive Instanzen
Dead Letters
Erfolgsrate
neue Instanzen im Zeitverlauf
Statusverteilung nach Workflow

Nutzen Sie Filter, um bestimmte Zeiträume, Workflows oder Arbeitsbereiche zu prüfen.

Taskstream-Jobs prüfen

Öffnen Sie Automatisierung > Taskstream > Jobs, um Hintergrundjobs zu prüfen.

Taskstream verarbeitet asynchrone Aufgaben wie Scans, Derivate, Erinnerungen oder periodische Prüfungen. Prüfen Sie Jobs, wenn erwartete Aktionen verzögert sind.

Taskstream läuft aktuell im eingeschränkten Sicherheitsbetrieb. Für neue oder geänderte Jobs stehen nur die Scheduler cron, interval, delay, instant und time bereit. event und inotify bleiben für neue oder geänderte Jobs gesperrt. Historische Jobs mit Legacy-Schedulern oder Legacy-Runnables bleiben lesbar, lassen sich aber nicht erneut mit demselben Altvertrag speichern.

Die öffentliche/API/UI-Ausschlussmenge für neue oder geänderte Jobs kombiniert das Worker-Emergency-Runnable-Deny shell, http, lua, event mit den neun systemtenantgebundenen internen Typen exchange-rate-sync, staff_time.holidays.sync.ensure, staff_time.retention.cleanup.ensure, staff.alerts.overtime_check.ensure, storage.retention.cleanup.ensure, hr-vacation-reconcile.ensure, media.cache.cleanup.ensure, accounting.drift.check.ensure und staff.absence.open_request_reminders.ensure. Planen Sie dafür keinen Aktivierungs- oder Freischaltpfad ein. Wenn Sie einen historischen Job weiterverwenden müssen, konvertieren Sie ihn bewusst komplett auf einen fachlich und operativ freigegebenen, nicht enthaltenen Typ.

Der Typ workflow kann sichtbar bleiben. Verlassen Sie sich darauf aktuell nicht als Taskstream-Ausführungspfad: Der Server verdrahtet derzeit keine Workflow-Engine in Taskstream, und transitive Workflow-Actions wie event, webhook oder lua sind keine Sicherheitsgarantie im aktuellen eingeschränkten Sicherheitsbetrieb.

Nutzen Sie Taskstream-Reads, Logs und Health-Sichten nur im vertrauenswürdigen Operator-Kontext. Offene Redaction-, Timeout-, Recovery-, Fairness- und Retention-Themen begrenzen Taskstream weiter auf kontrollierte Workloads. Im Standardmodus sperrt das Edge alle extern erreichbaren mutierenden /api/v1/jobs-Routen.

Die Job-Hygiene oberhalb der Liste zeigt aktive, archivierte und prüfpflichtige Jobs. Nutzen Sie Archiv prüfen, bevor Sie viele Jobs aus der aktiven Sicht nehmen. Workspace lädt dafür eine serverseitige Vorschau und markiert nur geeignete Kandidaten als archivierbar.

Archivieren Sie vor allem abgeschlossene Einmaljobs, zum Beispiel einmalige Imports, manuell gestartete Derivate oder beendete Setup-Läufe. Archivierte Jobs verschwinden aus der aktiven Liste, bleiben aber mit Logs und Statistiken erhalten. Workspace führt archivierte Jobs nicht automatisch oder manuell aus. Mit Archiv anzeigen laden Sie archivierte Jobs in der Hygiene-Fläche und können einzelne Jobs wiederherstellen.

Prüfen Sie diese Fälle fachlich, bevor Sie handeln:

fehlgeschlagene oder abgebrochene Einmaljobs
pausierte wiederkehrende Jobs
Jobs mit Event-, Inotify-, Cron- oder Intervall-Scheduler
Jobs, die noch pending, queued, running oder retrying sind

Löschen Sie Jobs nur, wenn Logs und Statistiken ebenfalls nicht mehr benötigt werden. Für normale Aufräumarbeiten ist Archivieren die sichere Option.

Manuelle Fulfillment-Folgeprozesse steuern

Physische Varianten können im PIM eine Erfüllungsstrategie tragen. Lagerware läuft über Reservierung und Versand. Strategien wie finish_to_order, assemble_to_order, make_to_order und procure_to_order markieren einen Folgeprozess. Die fachliche Auswahl der Strategien ist in Fulfillment-Strategien wählen beschrieben.

Prüfen Sie organisatorisch, wer diese Folgeprozesse bearbeitet:

Fertigung oder Werkstatt für finish_to_order, assemble_to_order und make_to_order
Einkauf oder Disposition für procure_to_order
Handel oder Operations für Auftragskontrolle und Kundenkommunikation
Lagerverwaltung erst dann, wenn fertige Ware tatsächlich gebucht, gepickt oder versendet wird

Der Modus manual bleibt Standard. Dann legen Anwender den Folgeprozess in der Bestellung über die serverseitig angebotene Aktion an. Setzen Sie fulfillmentFollowUpMode nur dann auf automatic, wenn Manufacturing-Plan oder Lieferantenkontext eindeutig gepflegt sind und die verantwortlichen Teams blockierte Folgeprozesse prüfen.

Der automatische Pfad nutzt denselben Command wie der Button. Er bucht keine fertige Ware ohne Wareneingang oder Produktionsabschluss und ersetzt keine fachliche Prüfung. Reporting sollte deshalb offene Follow-ups, blockierte Fertigungspläne, fehlende Lieferantenkontexte und verspätete Folgeprozesse sichtbar machen, statt still Bestand oder Bestellungen zu korrigieren.

Tracking-Governance für Seriennummern und Chargen

Seriennummern und Chargen verbinden Stammdaten, Wareneingang, Bestand, Picking, Versand und Retoure. Legen Sie organisatorisch fest, wer Tracking-Typen pflegt und wer operative Nummern erfasst.

Prüfen Sie vor dem Produktivbetrieb:

Produktteams dürfen Tracking-Typ und Seriennummernquelle im Logistikbereich physischer Varianten pflegen. Die Seriennummernquelle ist nur bei Seriennummerntracking relevant.
Lagerteams dürfen Wareneingang, Picking, Versand und Tracking-Pool bedienen.
Varianten mit der Seriennummernquelle Interne Fertigung dürfen nicht über Lieferanten- oder Papierwareneingänge eingebucht werden. Prüfen Sie Produktstammdaten und Beschaffungsweg gemeinsam, bevor Sie eine seriennummerngeführte Variante produktiv nutzen.
Support- oder Lagerleitungen dürfen Tracking-Korrekturen nur mit nachvollziehbarem Grund ausführen.
Lager, Lagerfächer und Quarantäneprozesse sind vorbereitet, bevor trackingpflichtige Ware eingeht.

Nutzen Sie Workflows, Aufgaben oder Reporting, um fehlende Nummern, blockierte Picks oder gesperrte Chargen sichtbar zu machen. Automatisieren Sie keine Korrektur, die Bestand, Seriennummern oder Chargen ohne fachliche Prüfung verändert.

Reporting verwenden

Workspace bietet bereichsspezifische Reporting-Seiten. Belegte Beispiele sind:

CRM > Berichte > Vertriebsanalyse
Handel > Berichte > Versandgesundheit
Handel > Berichte > Versandalarme
Automatisierungsstatistiken mit Durchsatz, Recovery, offenen Jobs und Fehlerlisten

Nutzen Sie Reporting für operative Steuerung. Prüfen Sie bei Entscheidungen immer Zeitraum, Filter und Berechtigungskontext.

Grenzen

Monitoring und Reporting zeigen Zustände aus den vorhandenen Arbeitsbereichsdaten. Sie ersetzen keine fachliche Ursachenanalyse und keine externe Auditierung.