Automatisierung, Workflows und Reporting

Nutzen Sie Automatisierung, um Workflows, Workflow-Instanzen, Wiederholungsrichtlinien, Monitoring und Taskstream-Jobs zu verwalten. Reporting-Seiten zeigen verdichtete Auswertungen für fachliche Bereiche.

Diese Seite passt, wenn Sie Freigabeprozesse, Workflow-Automatisierung, Folgeprozesse oder operative Auswertungen in Workspace administrieren. Nach dem Lesen wissen Sie, welche Setup-Prüfungen vor fachlicher Nutzung nötig sind und wo Sie laufende Instanzen, Wiederholungen, Monitoring und blockierte Jobs prüfen.

Ablauf im Überblick

automation_workflow_flow setup System Setup für Workflow-Library readiness Betriebsbereitschaft prüfen setup->readiness tenant Tenant Init für Runtime-Daten readiness->tenant workflow Workflows und Arbeitsbereiche pflegen tenant->workflow instance Instanzen, Wiederholungen und Jobs workflow->instance monitoring Monitoring und Dead Letters instance->monitoring reporting Reporting für operative Steuerung monitoring->reporting

System Setup, Betriebsbereitschaft und Tenant Init prüfen

Prüfen Sie vor der fachlichen Workflow-Nutzung, ob die globale System-Initialisierung abgeschlossen ist, die Betriebsbereitschaft keine blockierenden Hinweise zeigt und die Mandanteninitialisierung für den Zielmandanten abgeschlossen ist.

System Setup legt die kanonische Workflow-Library und weitere globale Artefakte im Systemkontext an. System > Betriebsbereitschaft zeigt danach, ob systemweite Verträge und Verbindungen bereit sind oder noch blockieren. Tenant Init legt anschließend tenant-lokale Runtime-Daten, Konfigurationen, Gruppen, Jobs und optionale Presets an. Tenant Init kopiert die Standard-Workflows nicht in jeden Mandanten; tenant-lokale Konfigurationen verweisen auf die systemseitigen Workflow-Keys.

Für neue oder zurückgesetzte Mandanten gilt:

  1. Öffnen Sie System > Setup und initialisieren Sie die systemweite Workflow-Library, wenn die Umgebung neu ist oder Workflow-Artefakte fehlen.
  2. Öffnen Sie System > Betriebsbereitschaft und prüfen Sie, ob relevante systemweite Checks ok sind oder fachlich erklärbare Hinweise zeigen.
  3. Öffnen Sie System > Mandanten, wählen Sie den Mandanten und wechseln Sie in den Tab Initialisierung.
  4. Wählen Sie ein passendes Rezept oder die benötigten Module. Für Commerce- und Storefront-Arbeit brauchen Sie mindestens Lokalisierung, Commerce und PIM; für workflow-nahe Runtime-Daten wählen Sie zusätzlich Workflows.
  5. Führen Sie zuerst die Simulation aus. Prüfen Sie geplante, übersprungene und warnende Einträge.
  6. Starten Sie die Initialisierung erst nach fachlicher Prüfung des Plans.

Wenn Workflows, Lifecycle-Aktionen, PIM-Readiness oder Commerce-Grundlagen fehlen, reparieren Sie das nicht durch direkte Feldänderungen. Prüfen Sie zuerst System Setup, Betriebsbereitschaft, Tenant Init und die Diagnosewege in Diagnose und Readiness.

Workflows pflegen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflows.

Ein Workflow beschreibt einen fachlichen Ablauf mit Entitätstyp, initialem Status, Aktivkennzeichen, Quelle und optionalem Arbeitsbereich. Die Detailansicht bietet Tabs für Details, Designer und Lokalisierung.

Aktivieren Sie nur Workflows, die fachlich geprüft sind. Deaktivieren Sie alte Varianten statt sie unkontrolliert parallel zu verwenden.

Workflow-Arbeitsbereiche nutzen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflow-Arbeitsbereiche, wenn Workflows nach Arbeitsbereichen strukturiert werden sollen.

Arbeitsbereiche helfen, fachliche Abläufe getrennt zu organisieren und Auswertungen gezielter zu filtern.

Workflow-Instanzen prüfen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflow-Instanzen, um laufende oder abgeschlossene Instanzen zu prüfen.

Nutzen Sie diese Sicht bei Support- und Prozessfragen: Sie sehen, welcher Workflow betroffen ist und in welchem Status eine Instanz steht.

Wiederholungsrichtlinien pflegen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Wiederholungsrichtlinien.

Eine Wiederholungsrichtlinie steuert unter anderem maximale Versuche und den Übergang in Dead-Letter-Zustände. Setzen Sie Richtlinien so, dass vorübergehende Fehler erneut versucht werden, dauerhafte Fehler aber sichtbar bleiben.

Workflow Monitoring nutzen

Öffnen Sie Automatisierung > Workflows > Workflow Monitoring.

Das Monitoring zeigt:

  • gesamte Instanzen
  • aktive Instanzen
  • Dead Letters
  • Erfolgsrate
  • neue Instanzen im Zeitverlauf
  • Statusverteilung nach Workflow

Nutzen Sie Filter, um bestimmte Zeiträume, Workflows oder Arbeitsbereiche zu prüfen.

Taskstream-Jobs prüfen

Öffnen Sie Automatisierung > Taskstream > Jobs, um Hintergrundjobs zu prüfen.

Taskstream verarbeitet asynchrone Aufgaben wie Scans, Derivate, Erinnerungen oder periodische Prüfungen. Prüfen Sie Jobs, wenn erwartete Aktionen verzögert sind.

Manuelle Fulfillment-Folgeprozesse steuern

Physische Varianten können im PIM eine Erfüllungsstrategie tragen. Lagerware läuft über Reservierung und Versand. Strategien wie finish_to_order, assemble_to_order, make_to_order und procure_to_order markieren einen Folgeprozess. Die fachliche Auswahl der Strategien ist in Fulfillment-Strategien wählen beschrieben.

Prüfen Sie organisatorisch, wer diese Folgeprozesse bearbeitet:

  • Fertigung oder Werkstatt für finish_to_order, assemble_to_order und make_to_order
  • Einkauf oder Disposition für procure_to_order
  • Handel oder Operations für Auftragskontrolle und Kundenkommunikation
  • Lagerverwaltung erst dann, wenn fertige Ware tatsächlich gebucht, gepickt oder versendet wird

Der Modus manual bleibt Standard. Dann legen Anwender den Folgeprozess in der Bestellung über die serverseitig angebotene Aktion an. Setzen Sie fulfillmentFollowUpMode nur dann auf automatic, wenn Manufacturing-Plan oder Lieferantenkontext eindeutig gepflegt sind und die verantwortlichen Teams blockierte Folgeprozesse prüfen.

Der automatische Pfad nutzt denselben Command wie der Button. Er bucht keine fertige Ware ohne Wareneingang oder Produktionsabschluss und ersetzt keine fachliche Prüfung. Reporting sollte deshalb offene Follow-ups, blockierte Fertigungspläne, fehlende Lieferantenkontexte und verspätete Folgeprozesse sichtbar machen, statt still Bestand oder Bestellungen zu korrigieren.

Tracking-Governance für Seriennummern und Chargen

Seriennummern und Chargen verbinden Stammdaten, Wareneingang, Bestand, Picking, Versand und Retoure. Legen Sie organisatorisch fest, wer Tracking-Typen pflegt und wer operative Nummern erfasst.

Prüfen Sie vor dem Produktivbetrieb:

  • Produktteams dürfen Tracking-Typ und Seriennummernquelle an Varianten pflegen.
  • Lagerteams dürfen Wareneingang, Picking, Versand und Tracking-Pool bedienen.
  • Support- oder Lagerleitungen dürfen Tracking-Korrekturen nur mit nachvollziehbarem Grund ausführen.
  • Lager, Lagerfächer und Quarantäneprozesse sind vorbereitet, bevor trackingpflichtige Ware eingeht.

Nutzen Sie Workflows, Aufgaben oder Reporting, um fehlende Nummern, blockierte Picks oder gesperrte Chargen sichtbar zu machen. Automatisieren Sie keine Korrektur, die Bestand, Seriennummern oder Chargen ohne fachliche Prüfung verändert.

Reporting verwenden

Workspace bietet bereichsspezifische Reporting-Seiten. Belegte Beispiele sind:

  • CRM > Berichte > Vertriebsanalyse
  • Handel > Berichte > Versandgesundheit
  • Handel > Berichte > Versandalarme
  • Automatisierungsstatistiken mit Durchsatz, Recovery, offenen Jobs und Fehlerlisten

Nutzen Sie Reporting für operative Steuerung. Prüfen Sie bei Entscheidungen immer Zeitraum, Filter und Berechtigungskontext.

Grenzen

Monitoring und Reporting zeigen Zustände aus den vorhandenen Arbeitsbereichsdaten. Sie ersetzen keine fachliche Ursachenanalyse und keine externe Auditierung.