Auftragsbestätigungen einrichten und gestalten

Dieser Quickstart richtet sich an Administratoren und Commerce-Verantwortliche. Nach Abschluss kann Workspace eine Auftragsbestätigung aus einer Bestellung als finales PDF erzeugen, mit einer eigenen Begleitmail versenden und den Versand nachvollziehbar protokollieren.

Zwei Vorlagen einplanen

Eine Auftragsbestätigung besteht aus zwei getrennt gepflegten Teilen:

Die automatische Mail im Checkout-Ablauf ist eine Bestelleingangsbestätigung und wird unabhängig davon eingerichtet. Siehe Bestelleingangsbestätigungen einrichten.

Voraussetzungen

Sie benötigen:

• ein Commerce-Profil mit vollständigen Absender- und Dokumentangaben,
• ein zugeordnetes Dokumentenprofil,
• eine aktive Dokumentvorlage für Auftragsbestätigung und jede benötigte Bestellsprache,
• einen Storage-Kontext für generierte Auftragsbestätigungen oder einen verwendbaren Standard-Store,
• ein aktives transaktionales Benachrichtigungsprofil,
• die Benachrichtigungsvorlage commerce/order/confirmation,
• einen validierten Mailserver,
• verwendbare Anreden für die Empfängerdaten.

Die allgemeinen Verträge für Dokumentprofile und Storage beschreibt Dokumente und Storage.

PDF-Vorlage zuordnen

1. Öffnen Sie Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentenprofile und prüfen Sie das Profil des verwendeten Commerce-Profils.
2. Öffnen Sie Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentvorlagen.
3. Legen Sie für den Dokumenttyp Auftragsbestätigung eine aktive Zuordnung je produktiv verwendeter Sprache an.
4. Öffnen Sie die Vorlage, speichern Sie sie einmal und laden Sie den Editor neu, damit die Autovervollständigung das aktuelle Schema verwendet.
5. Passen Sie Kopf, Positionstabelle, Summen, Lieferzusage und Fußbereich an.
6. Prüfen Sie die Vorschau mit mehreren Positionen, langen Texten und einem Seitenumbruch.

Platzhalter, Layoutregeln und PDF-Prüfung sind in Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe beschrieben.

Dokumentlogo und Branding prüfen

Das Dokument verwendet ein aktives Branding-Asset mit der Rolle Logo und dem Ziel Auftragsbestätigung. Pflegen Sie das Asset bei der Organisation oder im Commerce-Profil unter Medien und wählen Sie eine lesbare Datei aus dem zugehörigen Storage-Kontext.

Ein fehlendes Logo blockiert die Finalisierung nicht; das Dokument bleibt dann ohne Logo. Ein aktiv zugeordnetes Asset mit fehlender oder unlesbarer Datei blockiert dagegen die Finalisierung. Prüfen Sie außerdem Absender, Rechtsangaben, Schrift und Farben im Commerce-Profil.

Begleitmail gestalten

1. Öffnen Sie System > Kommunikation > Benachrichtigungsvorlagen.
2. Wählen Sie commerce/order/confirmation und die gewünschte Sprache.
3. Passen Sie Betreff, HTML-Text und Textkörper an.
4. Prüfen Sie mindestens Bestellnummer, Empfängeranrede, Markenname und die Angaben zur Lieferzusage.
5. Speichern Sie die Vorlage und prüfen Sie die Vorschau für jede produktiv verwendete Sprache.

Die Laufzeit stellt unter anderem Bestelldaten, Empfängerdaten, Verantwortliche, Branding und Lieferzusage bereit. Verwenden Sie die im Editor angebotenen Platzhalter und behalten Sie bestehende Bedingungsblöcke bei. Das finalisierte PDF wird beim Versand automatisch als erforderlicher Anhang hinzugefügt; pflegen Sie es nicht als statischen Anhang der Mailvorlage.

Versandvoraussetzungen prüfen

Die Finalisierung prüft vor allem Bestellung, Positionen, steuerliche Freigabe, Commerce- und Dokumentenprofil, Sprachvorlage, Storage sowie Dokumentbranding. Der anschließende Versand prüft zusätzlich:

• eine ermittelbare Empfängeradresse,
• eine verwendbare Empfängeranrede,
• ein aktuelles finales PDF,
• transaktionales Benachrichtigungsprofil und Mailvorlage,
• einen validierten Mailserver.

Für die Auftragsbestätigung gilt diese Empfängerpriorität:

1. Empfänger-Override für Auftragsbestätigung im Tab Kommunikation,
2. E-Mail der Rechnungsadresse,
3. Kunden-E-Mail aus dem Bestellsnapshot.

Ändern Sie den Snapshot nicht nachträglich. Verwenden Sie für eine abweichende Zieladresse den vorgesehenen Override.

End-to-End-Test durchführen

1. Legen Sie eine kontrollierte Bestellung mit realistischen Positionen, Adressen, Sprache und Empfängeranrede an.
2. Prüfen Sie die Bestellung und führen Sie Auftragsbestätigung finalisieren aus.
3. Öffnen Sie das finale PDF im Tab Dokument und prüfen Sie Layout, Positionen, Summen, Lieferzusage, Absender und Rechtsangaben.
4. Führen Sie Auftragsbestätigung versenden aus.
5. Prüfen Sie im Tab Versandhistorie, ob der Vorgang zunächst angenommen wurde und später erfolgreich versendet ist.
6. Prüfen Sie im Postfach Begleitmail, Empfänger, Betreff und PDF-Anhang.

Das Auslösen der Versandaktion bestätigt nur, dass Workspace den Auftrag dauerhaft angenommen hat. Erst ein erfolgreicher Eintrag in der Versandhistorie belegt die Übergabe an den Mailserver. Eine Zustellbestätigung beim Empfänger ist damit nicht verbunden.

Fehler eingrenzen

Ergebnis prüfen

Die Einrichtung ist abgeschlossen, wenn sich eine realistische Bestellung ohne Readiness-Blocker finalisieren lässt, das PDF fachlich und visuell stimmt, die Begleitmail das PDF automatisch anhängt und die Versandhistorie den erfolgreichen Versand ausweist.

Nächste Schritte

• Nutzen Sie den Anwenderablauf Auftragsbestätigungen finalisieren und versenden.
• Vertiefen Sie Layout und Vorschau mit Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.
• Prüfen Sie Mailserver, Profile und Warteschlange mit Mail und Benachrichtigungen.