Arbeitszeit-Compliance mit Regelpaketen steuern

Workspace trennt die Erfassung von Arbeitszeit und ihre rechtliche Bewertung, sodass Beschäftigte auch dann weiter stempeln können, wenn ein Profil fehlt oder eine Prüfung noch kein eindeutiges Ergebnis liefert. Die Compliance-Auswertung erzeugt stattdessen nachvollziehbare Findings mit den Ergebnissen PASS, WARNING, VIOLATION oder INDETERMINATE.

Diese Funktion unterstützt die betriebliche Prüfung. Sie ersetzt keine Rechtsberatung und gibt keine pauschale Zusage, dass eine konkrete Organisation sämtliche arbeitsrechtlichen Pflichten erfüllt.

Regelpakete im aktuellen Build

Der erste Produktstand enthält kuratierte Pakete für volljährige Beschäftigte im allgemeinen Anwendungsbereich:

Tarifliche oder kollektivvertragliche Abweichungen, Jugendliche, Nachtarbeit und branchenspezifische Sonderregeln sind nicht automatisch abgedeckt. Ein entsprechendes Ausnahmeprofil führt deshalb zu INDETERMINATE, solange kein dafür freigegebenes Paket existiert.

Regelversion aktivieren

1. Öffnen Sie Personal → Arbeitszeit-Compliance.
2. Prüfen Sie Paketversion, Rechtsraum, Quellen und bekannte Ausschlüsse.
3. Legen Sie einen Entwurf mit der Referenz Ihrer rechtlichen Freigabe und dem Gültigkeitsbeginn an.
4. Aktivieren Sie den Entwurf mit der Berechtigung staff_time_policy:activate.
5. Legen Sie für jeden abzudeckenden Beschäftigungsvertrag ein wirksames Profil an. Hinterlegen Sie den Standardarbeitsort, die Zeitzone, die Beschäftigtenkategorie, den Erfassungsmodus, gegebenenfalls dessen Nachweisreferenz und den Beginn der Compliance-Prüfung.

Aktivierungen wirken nur prospektiv. Eine neue Paketversion verändert vorhandene Snapshots nicht und bewertet Zeiträume nicht unbemerkt rückwirkend neu.

Beschäftigungsvertrag, Arbeitsort und Tageskontext

Die rechtliche Beschäftigungsidentität stammt aus dem Beschäftigungsvertrag. Organisatorische Zuordnungen zu Person, Team oder Stelle ersetzen diesen Vertrag nicht; das wirksame Profil legt einen Standardarbeitsort fest. Für einen abweichenden Arbeitstag erfassen Sie eine Tagesabweichung mit dem tatsächlich verwendeten Arbeitsort. Workspace leitet Arbeitsorte weder aus IP-Adressen noch aus Browser- oder Geodaten ab. Korrekturen überschreiben frühere Angaben nicht, sondern erzeugen eine neue Revision. In der Evidenz ist deshalb erkennbar, ob der Arbeitsort aus dem Profil (PROFILE_DEFAULT) oder aus einer Tagesabweichung (DAY_OVERRIDE) stammt.

Für Bewertungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz liest Workspace Feiertage aus der vorhandenen Feiertagsverwaltung. Es gibt dafür keine zweite Feiertagstabelle. Entscheidend sind die Feiertagsregion des effektiven Arbeitsorts und die freigegebenen public_holiday_templates. Region, Kalenderquelle und verwendete Template-Referenzen werden mit den Bewertungsfakten versiegelt. Fehlt die objektgebundene Zuordnung oder widerspricht sie dem Rechtsraum, bleibt gezielt die Feiertagsbewertung INDETERMINATE; die Arbeitszeiterfassung und andere auswertbare Regeln bleiben verfügbar. Dasselbe fail-closed Verhalten gilt, wenn ein Bewertungszeitraum einen noch nicht unterstützten Rechtsraum umfasst.

Bereitschaft und Bewertungsläufe

Die Arbeitsfläche zeigt vor einer Bewertung an, ob alle benötigten Voraussetzungen vorhanden sind. Die Readiness-Prüfung verändert keine Daten. Sie prüft wirksame Regelversionen, Beschäftigungsverträge und -profile, Standardarbeitsorte, die Abdeckung ihrer Feiertagsregion durch aktive Feiertagsvorlagen, paketkonforme Policy-Fakten sowie die notwendige rückwirkende Erfassungsabdeckung. Sie unterscheidet ready, warning und blocked, nennt stabile Gründe und verweist auf die zuständige Konfiguration. Warnungen verhindern die Erfassung nicht; Blocker verhindern lediglich eine belastbare Compliance-Auswertung.

Eine Auswertung erzeugt einen eigenen Bewertungslauf. Ändern sich Profil, Regelversion oder Rechtsraum innerhalb des Zeitraums, wird der Lauf in nachvollziehbare Segmente geteilt. Lücken im Beschäftigungs- oder Standortkontext werden als Kontextlücken festgehalten und nicht mit einem erfundenen Regelstand aufgefüllt.

Beweiskette und Aufbewahrung

Arbeitszeitereignisse, Tageskontexte, Bewertungssnapshots, Findings, Korrekturprüfungen und Löschbelege sind unveränderlich. Korrekturen werden als neue Ereignisse erfasst und lösen für bereits bewertete Zeiträume sofort eine neue Bewertung aus. Der neue Snapshot verweist auf seinen Vorgänger. Jeder Snapshot bindet Fakten, Regelpaket, Paketversion und Manifest-Digest zusammen.

Der Bearbeitungsstatus eines Findings liegt getrennt von seinem Prüfergebnis. Ein Finding beginnt als OPEN und kann als ACKNOWLEDGED oder REVIEWED protokolliert werden. Eine Neubewertung markiert die Findings des ersetzten Snapshots als SUPERSEDED, ändert aber weder den alten Snapshot noch seine Evidenz. Korrekturprüfungen verwenden entsprechend die getrennte Kette PENDING, CONFIRMED oder CHALLENGED.

Beschäftigte können ihre eigene Evidenz für einen Zeitraum exportieren. HR und Compliance benötigen für tenantweite Exporte die gesonderte Berechtigung staff_time_compliance:export. Der Export enthält einen SHA-256-Manifest-Digest, mit dem sich unveränderte Exportinhalte wiedererkennen lassen.

Die beim Erfassen geltende Mindestaufbewahrung wird am Ledger-Eintrag festgeschrieben. Es gilt der spätere Wert aus Paketvorgabe und Tenant-Konfiguration; 0 in der Tenant-Konfiguration bedeutet unbegrenzte Aufbewahrung. Eine spätere Regeländerung verkürzt die festgeschriebene Frist nicht. Fehlt eine anwendbare Paketvorgabe, bleibt der Eintrag geschützt. Der Aufbewahrungsexecutor löscht nur Einträge mit abgelaufener Frist und ohne aktiven Legal Hold; für jede Löschung entsteht ein unveränderlicher Beleg.

Rechtsquellen und Stand

Die Regelpakete orientieren sich an den amtlichen Grundregeln, unter anderem am deutschen Arbeitszeitgesetz, am österreichischen Arbeitszeitgesetz und an den Informationen des schweizerischen SECO.

Eine deutsche Entwurfsfassung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist nicht automatisch geltendes Recht. Neue oder geänderte Vorgaben werden als neue, rechtlich geprüfte Paketversion ausgeliefert und müssen im Workspace ausdrücklich aktiviert werden.