Muster-Verfahrensdokumentation für Accounting
Dokumenttyp: Vorlage.
Diese Vorlage hilft Administratoren, Buchhaltung, Steuerberatung und Prüfern, den Belegeingang bis zur Archivierung in Workspace zu beschreiben. Füllen Sie die Platzhalter mit Ihren organisatorischen Regeln, Zuständigkeiten, Kontrollintervallen und externen Nachweisen aus.
Die Vorlage ersetzt keine Steuerberatung und keine rechtliche Freigabe. Lassen Sie die fertige Verfahrensdokumentation durch Steuerberatung, Prüfer oder die verantwortliche interne Stelle prüfen.
Dokumentkontrolle
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Unternehmen / Tenant | <Name> |
| Gültig ab | <Datum> |
| Verantwortliche Stelle | <Rolle oder Person> |
| Fachliche Freigabe | <Rolle oder Person> |
| Technische Freigabe | <Rolle oder Person> |
| Letzte Prüfung | <Datum> |
| Nächste Prüfung | <Datum> |
Geltungsbereich
Beschreiben Sie, welche Prozesse diese Verfahrensdokumentation abdeckt.
- Eingangsrechnungen und sonstige Eingangsbelege
- Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Stornos
- Bankumsätze, offene Posten und Zahlungsausgleich
- manuelle Buchungen und Korrekturbuchungen
- DATEV-Grundexporte, GoBD-Prüfexporte und Steuerreport-Snapshots
- Belegdateien im Storage-Kontext
accounting_document - Exportdateien im Storage-Kontext
accounting_export
Nicht abgedeckte Prozesse:
<Prozess><System>
Systeme und Datenquellen
| System oder Quelle | Zweck | Verantwortlich | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Workspace Accounting | Hauptbuch, Belege, OPOS, Exporte, Steuerreport-Snapshots | <Rolle> | Accounting verstehen |
| Workspace Storage | Originalbelege und Exportartefakte | <Rolle> | Dokumente und Storage |
| Bank oder Zahlungsanbieter | Kontoauszüge und Bankumsätze | <Rolle> | <Nachweisort> |
| Steuerberatung / DATEV | Prüfung und Weiterverarbeitung | <Rolle> | <Nachweisort> |
Rollen und Berechtigungen
| Rolle | Aufgaben | Workspace-Berechtigungen | Kontrolle |
|---|---|---|---|
| Erfasser | Belege hochladen und prüfen | <Scopes> | Vier-Augen-Prüfung bei Freigabe |
| Buchhalter | Buchungen, OPOS und Perioden prüfen | <Scopes> | Monatsabschluss |
| Freigabeberechtigte Person | Steuerreport und Perioden freigeben | <Scopes> | Freigabeprotokoll |
| Administrator | Nutzer, Rollen, Storage und Betrieb verwalten | <Scopes> | Regelmäßige Rollenprüfung |
Regeln:
- Verwenden Sie personenbezogene Benutzerkonten.
- Vermeiden Sie Sammel-Logins.
- Prüfen Sie Rollen mindestens
<Intervall>. - Entziehen Sie Zugriffe bei Rollenwechsel oder Austritt sofort.
Belegeingang
- Erfassen Sie eingehende Belege über Upload, API, Posteingang oder angebundene Fachprozesse.
- Speichern Sie Originaldateien unverändert im Accounting-Dokumentkontext.
- Prüfen Sie Belegtyp, Datum, Aussteller, Empfänger, Betrag, Währung und Steuerangaben.
- Ergänzen Sie fehlende fachliche Zuordnung, bevor Sie den Beleg buchen.
- Dokumentieren Sie Ablehnungen oder Klärfälle mit Status und Kommentar.
Nachweise:
- Accounting-Belegdatensatz
- AccountingDocumentFile mit SHA-256, MIME-Type, Größe und StorageObject-ID
- Auditlog-Eintrag für Anlage, Änderung, Buchung oder Archivierung
Buchung und Festschreibung
- Buchen Sie Geschäftsvorfälle über die freigegebenen Accounting-Flüsse.
- Prüfen Sie, dass Buchungszeilen in Soll und Haben ausgeglichen sind.
- Prüfen Sie bei Fremdwährungen den festen Basiswährungsbetrag.
- Verwenden Sie bei Korrekturen Storno- oder Korrekturbuchungen.
- Ändern oder löschen Sie gebuchte Journal Entries nicht direkt.
Technische Nachweise:
- Journal Entry mit Status, Nummer, Periode und Belegreferenz
- Journal Lines mit Konto, Betrag, Steuerkennzeichen und Basiswährungsbetrag
- Auditlog-Eintrag für Buchung oder Storno
- Workflow-Status im Accounting-Kontext
Offene Posten und Zahlungen
- Prüfen Sie OPOS aus Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
- Importieren oder erfassen Sie Bankumsätze kontrolliert.
- Matchen Sie Bankumsätze gegen offene Posten.
- Buchen Sie akzeptierte Matches als Zahlungsbuchung.
- Prüfen Sie Teilzahlungen, Differenzen und Klärfälle gesondert.
Nachweise:
- AccountingOpenItem
- AccountingBankTransaction
- AccountingBankMatch
- AccountingSettlement
- zugehörige Zahlungsbuchung
Periodenabschluss
- Prüfen Sie vor Monats- oder Jahresabschluss offene Belege, OPOS, Bankmatches, Steuerreport-Snapshots und Drift-Checks.
- Sperren Sie Perioden nach Freigabe gemäß internem Abschlusskalender.
- Buchen Sie spätere Korrekturen in eine offene Korrekturperiode.
- Dokumentieren Sie jede Wiederöffnung oder Ausnahme mit Begründung.
Kontrollen:
- Trial Balance
- Accounting-Dashboard
- Drift-Check
- Steuerreport-Snapshot
- Exportprotokolle
Exporte und Prüferzugriff
- Erzeugen Sie DATEV-Exporte nur für geprüfte Perioden.
- Erzeugen Sie GoBD-Prüfexporte mit Manifest, Feldbeschreibung, Journal, Konten, Belegen, Belegdateien, Audit-Events und Hash-Lineage.
- Speichern Sie Exportartefakte im Accounting-Export-Storage.
- Prüfen Sie Payload-Hash und StorageObject-ID.
- Dokumentieren Sie externe Testimporte und Prüferabnahmen.
Offene Abnahmen:
- DATEV-Testimport:
<Status / Nachweisort> - GoBD-Prüflesbarkeit:
<Status / Nachweisort> - ERiC-/ELSTER-Übermittlung:
<Status / Nachweisort>
Backup, Restore und Aufbewahrung
Beschreiben Sie den Betreiberprozess für Datenbank, Storage und Logs.
| Kontrolle | Intervall | Verantwortlich | Nachweisort |
|---|---|---|---|
| Backup erfolgreich | <Intervall> | <Rolle> | <Link> |
| Restore-Test erfolgreich | <Intervall> | <Rolle> | <Link> |
| Storage-Retention geprüft | <Intervall> | <Rolle> | <Link> |
| Auditlogs verfügbar | <Intervall> | <Rolle> | <Link> |
Regelmäßige Kontrollen
| Kontrolle | Ziel | Intervall | Ergebnis dokumentieren in |
|---|---|---|---|
| Rollenprüfung | nur berechtigte Personen haben Accounting-Zugriff | <Intervall> | <Nachweisort> |
| Belegvollständigkeit | alle Buchungen haben nachvollziehbaren Belegbezug | <Intervall> | <Nachweisort> |
| OPOS-Prüfung | offene Posten stimmen mit Zahlungen überein | <Intervall> | <Nachweisort> |
| Drift-Check | Storage, Exporte, Journal und OPOS sind konsistent | <Intervall> | <Nachweisort> |
| Exportprüfung | DATEV-/GoBD-Artefakte sind lesbar und hash-stabil | <Intervall> | <Nachweisort> |
Anlagen
- GoBD-/IKS-Prüfkatalog für Accounting
- Accounting-Betrieb und Compliance
- Accounting per API integrieren
<interne Richtlinie><Steuerberaterfreigabe><Backup-/Restore-Protokoll>